In alle samenkomsten zal bij den praeses een scriba gevoegd worden, om naarstig op te schrijven ’t gene waardig is opgetekend te zijn.
De kerkelijke vergaderingen hebben zorg te dragen voor een getrouwe schriftelijke vastlegging van al hun besluiten en gedenkwaardige handelingen.
“In elke kerkeraad zal een boek wezen, waarin naarstig en getrouw opgetekend zal worden wat tot de regering der kerk dient, ’twelk alles geschreven zijnde ’t eiken male zal herlezen worden, of daar iets af of toe te doen ware. En men zal in de naastvolgende vergadering lezen, wat in de laatste besloten is” (Dordrecht 1574).
“In alle kerken zal een boek zijn, in hetwelk naarstig en getrouw de handelingen die in de kerkeraad besloten en met gemene bewilliging der optekening waardig geacht zijn, opgeschreven zullen worden, dewelke men ter naaste vergadering telken reize oplezen zal, opdat men niets vergete in het werk te stellen” (Dordrecht 1578).
|138|
“Heeft ook de christelijke synode goedgevonden alle respectieve classen aan te manen, zorg te willen dragen, dat haar acten voor ’t scheiden der classis mogen worden gewaarmerkt, om alzo alle ontijdige aanklachten en misnoegens te breidelen, dat ze tot een kostbaar rekken van de handelingen der hogere vergadering niet uitbersten” (Gorinchem 1652; telkens weer ingescherpt).
“Of niet de actuarii (d.i. schrijvers van de acta) der
synode strikt zijn gehouden om alleen te registreren en in acta
te brengen synodale besluiten, die na het gewoonlijke omvragen
vastgesteld en na bescheiden samenvatting goedgevonden zijn,
zonder hetzij wat de inhoud of de vorm betreft buiten algemeen
weten zich iets aan te matigen. Vervolgens hoe men met zulke
actuarii, die zich in dezen hebben vergrepen of in de toekomst
zouden mogen vergrijpen, zal hebben te handelen.
De synode verstaat, dat een actuarius der synode behoort getrouw
te zijn, en anders doende, naar de mate van zijn vergrijp behoort
bestraft te worden. En (er) is ook tot voorkoming van alle
dergelijke ongelegenheden besloten, dat op alle synodale
vergaderingen het samenhangend geheel van de acten die aldaar
zijn voorgevallen, voor het scheiden der vergadering — naar
vroegere doch nagelaten gewoonte — zal voorgelezen worden” (Delft
1638).
Ook aan de duidelijkheid van het beschrevene moet behoorlijke zorg besteed worden.
“Alzo in de acten der synoden veel uitheemse en vreemde woorden worden gelezen, hebben die van X. gevraagd, of men zich niet behoorde te benaarstigen om duidelijke, klare en Nederlandse woorden te gebruiken. Er is geantwoord: ja, zoveel als mogelijk is” (Hoorn 1602).
“De christelijke synode heeft geoordeeld, dat het uitschrijven van de synodale acten zal geschieden zonder enige afkorting” (Dordrecht 1676).
Bij het vermelden van persoonlijke kwesties behoort de nodige omzichtigheid te worden betracht.
“Is voorgesteld, of in de synodale acten behoren ingesteld te worden de speciale geschillen, die partijen tegen elkander aanvoeren en drijven. Waarop de synode besloten heeft, dat alzulke klachten en twisten na verzoening niet in de synodale acten zullen worden uitgedrukt, om der wille van de stichting” (Haarlem 1594).
|139|
“De kwestie is ter sprake gebracht, of ’tgene ter synode particuliere personen of dienaren aangaat en verhandeld wordt, in de gemene acten der synode, die aan de classen gezonden worden, zal ingevoegd worden, alzo gelijk sommigen meenden, ’tzelve tot nadeel van alzulke personen in hun naam en faam diende. En is door de synode geadviseerd, dat die dingen die openbaar zijn, hetzij in leer of leven, hoewel ze particuliere personen aangaan, in de acten zullen aangetekend worden, opdat ook de andere kerken en classen verstaan en zien mogen, dat de synode geen oogluiking met ongeregelde personen en dienaren begeert te doen; achtende deze vergadering, wanneer alzulke personen of dienaren zich beteren, dat als hun beterschap ook in de acta ingevoegd is, zulks tot hun meerdere ere en stichting van anderen dienen zal. Wel te verstaan dat die dingen, die niet zo geheel bekend zijn of van welke alleen vermoeden bestaat zonder klaar bewijs, tot omzichtig gebruik van de synode pro memorie mogen alleen apart aangetekend worden. En de synode wil hiermede alzulken en alle anderen vermaand hebben zich alzo in leer en wandel te gedragen, dat zij in de acten der synode niet komen ingeschreven te worden” (Leiden 1592).
Men zal er ernstig op toezien, dat geen indiscrete mededelingen uit kerkelijke vergaderingen geschieden.
“Er is besloten, dat zo er iemand bevonden wordt die enige zaken die hier verhandeld zouden mogen worden, buiten het vertrek waar de dienaren gemeenschappelijk in de naam des Heeren vergaderd zijn, overbrieven of achterklappen, (deze) beboet zullen worden en hun oordeel ontvangen van de classis waaronder zij behoren, en dat naar de gelegenheid der zaken, zo ook de classe bevinden zal” (Hoorn 1576).
“Door de synode is besloten dat zo wie in ’t vervolg bevonden wordt iets gerapporteerd te hebben uit de vergadering der synode aan degenen die tot dezelve niet behoren, verklaard zal worden ongeschikt en onwaardig om in zulke vergaderingen te verschijnen” (’s-Gravenhage 1599).
“(Er) is goedgevonden daarbij te voegen, tot breder verklaring, dat men onderscheid zal maken, aan wie, wat en uit welke mentaliteit zulk rapport zal gedaan zijn, om naar het oordeel der synode ongeschikt verklaard, of zoals de synode na(ar) discretie zal goedvinden te behoren, gestraft te worden” (Leiden 1600).
|140|
“Er is eendrachtig besloten, dat van al degenen die wat op synoden en classen aangediend en besloten is, uitdragen en uitstrooien, de dienaars met opschorting van hun dienst en salaris gedurende een vierendeel jaars, de ouderlingen met de kerkelijke tucht scherp bestraft en tot openbare schuldbelijdenis zullen gedreven worden” (Sneek 1587).
“Is besloten, dat niemand zich zal vermeten enige dingen over te vertellen, die zowel op synoden als classen met betrekking tot de censura morum en wat verder niet behoort oververteld te worden, verhandeld worden, en dat op straffe van opschorting in de dienst” (Groningen 1602).
“De gezamenlijke aanwezige broeders zijn ernstig vermaand, dat zij het vervolg voorzichtiger handelen en toch de zaken die op de synode voorvallen buiten haar niet willen verbreiden, opdat geen jalousie verwekt en ergernissen mogen aangericht worden” (Appingedam 1620).
“Alle leden van de synode worden vermaand en belast om geen acten, besluiten of adviezen van kerkelijke colleges uit te brengen tot nadeel van de vergadering, mitsgaders leer en orde der gereformeerde kerken; en zo iemand daaraan schuldig bevonden wordt, zal het college, waaronder hij ressorteert, hem bestraffen; eerstelijk hem geen zitting geven in het kerkelijk college voor een zekere tijd, staande tot discretie van die vergadering; en zo hij verder volhardt, zal hij met orde voor een tijd geschorst worden, niet alleen van zijn dienst, maar ook van het goed dat hij door de dienst geniet” (Schoonhoven 1630).
In verband daarmede kan ook het toelaten van toehoorders niet onbeperkt geschieden, al behoort een meerdere vergadering althans voor ambtsdragers haar zittingen niet dan bij hoge noodzaak van geheimhouding te sluiten.
“Alzo de kerk van X. haar dienaar met credentie en opdracht tot deze synode gezonden had, begerende dat hij tot het aanzien en aanhoren mocht toegelaten worden, is hem hetzelve gegund” (Nijebroek — Gld. — 1592).
“Of dienaren die niet afgevaardigd zijn, met hun
tegenwoordigheid de synodale vergaderingen in alle en allerlei
actie mogen bijwonen.
Is besloten, dat zij bij de algemene zaken en die omtrent
|141|
de leer mogen aanwezig zijn, maar bij persoonlijke zaken naar discretie der synoden” (Leeuwarden 1619).
“Op het gravamen, sprekende van het toelaten der predikanten, onder deze synode behorende, tot het aanhoren van de synodale handelingen, is verstaan dat zij mogen toegelaten worden in algemene zaken, doch met verlof van den praeses of iemand van het moderamen, en dat onder belofte van stilzwijgen; en dat het in particuliere zaken zal staan in het believen van de vergadering” (Gorinchem 1632).
“Heeft de synode het recht om, wanneer zij het in
bijzondere gevallen nodig oordeelt, de toegang tot haar
vergadering ook voor leraars en ouderlingen der kerk te
sluiten?
De vergadering neemt onder dankbetuiging kennis van het
gemotiveerd advies van de docenten der Theologische School:
… Wie in de gereformeerde kerk een meerdere vergadering, hetzij
classe, provinciale vergadering of synode aanschouwt, vestigt het
oog op een vereniging van opzieners, die wel met hun medebroeders
gelijke rang hebben als dienaren van den Koning der koningen,
maar die hun medebroeders vertegenwoordigen, het vertrouwen
hunner zenders genieten, zich dienstbaar gesteld hebben om te
verrichten wat hun opgedragen is, en derhalve dienaren zijn van
hun mededienaren. Zullen zij uit hun vergaderingen hen
verwijderen, die tot hun zenders behoren? Zo men bij de gewone
zaken hieraan dacht, zou men geheel in strijd staan met de
beginselen en voorschriften der gereformeerde kerk. Zal men dan
in bijzondere gevallen de toegang voor leraars en ouderlingen tot
meerdere vergaderingen, en dus ook tot de synode, niet mogen
sluiten? Zo deze gevallen geen betrekking hebben op de besluiten
der mindere vergaderingen, of enige zaak betreffen waarvan de
bekendmaking nadelig kan zijn, dan moet tegen een ontijdige,
nodeloze en schadelijke openbaarmaking gewaakt worden. Aan de
wijsheid ener vergadering, wier leden het vertrouwen hunner
zenders genieten, moet worden overgelaten te handelen, gelijk zij
bij bijzondere zaken nuttig of doelmatig oordeelt. Zij heeft
derhalve de bevoegdheid haar vergadering in de bedoelde gevallen
te sluiten. Altoos evenwel moeten haar leden bedenken, dat zij
verantwoording schuldig zijn aan hen, van wie zij hun zending tot
de meerdere vergadering hebben ontvangen; terwijl wederkerig zij,
die hun medebroeders hebben afgevaardigd, in de gelegenheid
gesteld worden, zodra hun verslag van het verrichte gegeven
wordt, van het verhandelde kennis te nemen, om alsdan naar bevind
van
|142|
zaken zich te gedragen” (Amsterdam 1866; Middelburg 1869).
“De vergadering is van oordeel, dat zij het recht heeft om
in comité te vergaderen. Evenwel oordeelt zij, dat er zo weinig
mogelijk gebruik van gemaakt moet worden.
Het op de synode in comité behandelde mag op een provinciale
vergadering medegedeeld worden mits deze bij de mededeling ook
zelve in comité overga” (Rotterdam 1885).
“Zaken die de leer aangaan, dienen, indien enigszins mogelijk, door de meerdere vergaderingen in het openbaar te worden behandeld; elke synode heeft echter zelf te beoordelen, of er omstandigheden aanwezig zijn, die tot een behandeling in comité nopen” (Utrecht 1946).