De kerk, in dewelke de classe, en desgelijks de particuliere of generale synode samenkomt, zal zorg dragen, dat zij de acten der voorgaande vergadering op de naastkomende bestelle.
Om de goede voortgang van het werk te verzekeren, behoren de acta van de vorige vergadering op de volgende aanwezig te zijn en zoveel nodig te worden herlezen.
“Dewijl dikwijls zwarigheden voorvallen, overmits de synodale acten niet altijd voorhanden zijn, is het stichtelijk bevonden, dat alle verhandelingen, zo particuliere, provinciale als nationale, beginnende van de synode binnen Emden gehouden, in een boek op gemene kosten der classen gecopieerd worden. En zal hetzelve boek altijd van de laatste synodale vergadering op de naastkomende meegebracht worden” (Edam 1586).
“Is goedgevonden, dat jaarlijks uit het boek zelf de acta van de laatstgehouden synode zullen worden opgelezen” (Gouda 1620).
|172|
“Er is nog ter synode besloten, dat men na dezen in ’t begin van alle synodale bijeenkomsten zal doorlezen de acten van de voorgaande of laatste synode, en daaruit vernemen, welke acten daarin niet zijn voldaan, om die voortaan te voldoen, en die het nagelaten of verzuimd heeft, dadelijk naar gelegenheid der zaken te bestraffen” (Dokkum 1597).
De kerk, waar de laatste vergadering gehouden is, heeft voor de
aanwezigheid der acten van die vergadering zorg te dragen.
Aanvankelijk was dit tevens de — wisselende — archiefbewarende
kerk.
“Het synodale boek zal berusten ter plaatse waar de synode gehouden wordt, en alzo vervolgens overgebracht worden” (Zwolle 1609).
“Het (nl. het synodale boek) zal berusten bij hen, waar de synode het laatst gehouden is, en dat zij datzelve overbrengen naar de plaats, alwaar wederom een synode zal gehouden worden” (Deventer 1594).
“Men zal een koffer zien te bekomen, waarin men alle synodale schriften en papieren bewaren zal. En die koffer zal bewaard worden bij de kerk, waar de synode het laatst is geweest, die ook dezelve op de naaste synode zal beschikken” (Tholen 1602).
Daar het op die manier nogal eens gebeurde dat er stukken zoek raakten, ging men ertoe over, een vaste archiefbewarende kerk aan te wijzen, en de controle over het archief te geven in handen van deputaten.
“Alzo het hoognodig is niet alleen voor de tegenwoordige tijd maar ook voor onze nakomelingen, dat memorie gehouden wordt van ’tgene door de synoden en haar gedeputeerden gedaan wordt, mitsgaders van ... andere stukken de gemene kerken aangaande, zo zullen de gedeputeerden der synode alle voorgaande en tegenwoordige schriften en stukken, aan de gemene kerken van Zuidholland toebehorende, bijeenverzamelen, en daarvan een behoorlijk en ordelijk register gemaakt hebbende, dezelve in een koffer sluiten, welke in bewaring van de predikanten te X. gesteld zal worden, en zal hebben twee verschillende sloten, waarvan de ene sleutel bewaard zal worden door de voorszeide predikanten en de andere door een van de gedeputeerden buiten X. residerende. En daaruit zullen aan niemand enige stukken
|173|
uitgereikt worden dan mits gevende ontvangstbewijs van zijn hand, opdat alzo de voorszeide schriften niet verstrooid noch vervreemd worden” (Brielle 1593).
“De ene sleutel zal berusten in handen van de kerk van X. en de andere in handen van de gedeputeerden der synode” (Gouda 1620).
“De Gereformeerde Kerken in Nederland hebben een archief,
gevestigd te X. en ter bewaring en verzorging toevertrouwd aan de
kerkeraad van de Gereformeerde Kerk aldaar.
In dit archief worden gedeponeerd alle geschreven acta van de
generale synoden der Gereformeerde kerken; alle stukken,
uitgegaan van of toegezonden aan deze synoden, benevens alle acta
en schrifturen van deputaten, vanwege de synoden der
Gereformeerde kerken benoemd; uitgezonderd de stukken, die
betrekking hebben op de zending, voor welke een eigen archief
wordt aangelegd.
Aan de kerkeraad, die met de bewaring van dit archief is belast,
wordt opgedragen er voor te zorgen, dat dit archief toegankelijk
zij voor allen, die daarvan gebruik wensen te maken, mits onder
de voorwaarden, welke bij het gebruikmaken van boeken uit
bibliotheken of van archiefstukken algemeen geldende zijn.
De Gereformeerde kerken behouden te allen tijde het volle
eigendomsrecht en de vrije beschikking over dit haar archief”
(Middelburg 1896).
“De synode besluit
1. een archiefbewarende kerk aan te wijzen, maar dan een kerk,
die beschikt over een vochtvrije, brandvrije, ruime
bewaarplaats;
2. een archivaris te benoemen, die tevens zal optreden als
adviseur voor de archieven, en hem op te dragen:
a. de verzorging van het archief;
b. de wetenschappelijke inventarisatie van het archief;
c. een onderzoek in te stellen naar de staat der archieven;
d. de kerken in de zaak der archieven van advies te dienen;
e. op de volgende synode rapport van zijn arbeid uit te
brengen;
3. drie deputaten te benoemen voor toezicht op het archief en hun
op te dragen, enkele regelen op te stellen voor de arbeid van den
archivaris, en
4. de kerken op te wekken, bijzondere zorg te besteden aan haar
archieven en daarbij het advies in te winnen van den te benoemen
archivaris” (Arnhem 1930).
“De archivaris is gemachtigd stukken uit het archief
|174|
die niet behoren tot de geheime dossiers, uit te lenen tegen voldoende bewijs van ontvangst; de stukken uit het geheime archief kunnen alleen uitgeleend worden met toestemming van de deputaten voor het toezicht op het archief” (Sneek 1939).
Hoe dan ook: alle kerkelijke vergaderingen, ook de kerkeraden, dienen trouw voor hun archieven te zorgen.
“De synode draagt aan haar moderamen op, aan de particuliere synodes een schrijven te richten, waarin met alle nadruk wordt aangedrongen op de zorgvuldige bewaring van haar archief, en haar verzocht wordt, mede te werken, dat in de classes in haar ressort voor de archieven de vereiste zorg worde gedragen” (Rotterdam 1917).
“De synode besluit de kerkeraden, classes en particuliere synodes te wijzen op de noodzaak van het bewaren en verzorgen der archieven, ja, met klem hun aandacht erop te vestigen, dat geen enkel stuk als onbelangrijk mag worden beschouwd” (Groningen 1946). *