(bij art. 46 K.O.)
Inleiding
De financiële administratie van een generale synode strekt zich
uit over het kalenderjaar van samenkomen en de twee daarop
volgende kalenderjaren. De financiële administratie wordt gevoerd
door de quaestor, welke mèt diens plaatsvervanger, op voordracht
van de samenroepende kerk door de synode wordt benoemd.
De administratie moet voldoen aan de regels van het zogenaamde
omzetstelsel, hetgeen inhoudt dat de openingsbalans niet alleen
de middelen vermeldt welke van de vorige synode werden ontvangen,
maar tevens de vorderingen weergeeft op deputaatschappen en
eventueel op quaestors van particuliere ressorten; uiteraard ook
melding maakt van nog verschuldigde bedragen en vooruitontvangen
omslagen.
Ditzelfde geldt voor de afsluiting van de driejaarlijkse periode.
Ook dan zullen de saldi bij de deputaatschappen en de stand van
zaken met betrekking tot de omslag duidelijk moeten worden
aangegeven teneinde een zuivere weergave te verkrijgen van wat er
werkelijk in de verslagperiode heeft plaatsgehad en voorts ook om
een goede grensafbakening te kunnen aangeven tussen de oude en de
nieuwe synode.
Ook voor de verslagen van de penningmeesters van de verschillende
deputaatschappen zullen de normen van dit omzetstelsel moeten
worden toegepast.
De administratie dient inzicht te verschaffen in de kosten van:
a de generale synode met betrekking tot
1. reis- en vergaderkosten van de synode-leden;
2. logieskosten en maaltijden van de synode-leden;
3. de sekretariaats- en bureauwerkzaamheden;
b het drukken van de acta;
c de deputaatschappen en hiervan nader:
1. de reis- en vergaderkosten;
2. de drukkosten van de rapporten;
d de archiefbewarende kerk.
1. Quaestor
1.1. Aan de quaestor is opgedragen het zorgvuldig beheer van de
onder zijn berusting gekomen gelden;.
Hij zal daarvan nauwkeurig administratie voeren overeenkomstig
het bepaalde in de inleiding van deze instructie.
1.2. Hij beheert het hem ter beschikking gestelde vermogen
krachtens machtiging van het moderamen van de generale synode die
hem in deze functie benoemde.
1.3. De quaestor zal slechts uitgaven doen na goedkeuring van het
moderamen der synode, welke goedkeuring moet blijken uit een
paraaf of handtekening van degene die daarvoor door het moderamen
is aangewezen. Dit zal als regel de assessor zijn en bij diens
ontstentenis degene die als scriba II fungeert.
1.3.1 Deze regel van fiattering door of namens het moderamen
geldt ook voor de periode dat de generale synode zal zijn
gesloten en er nog geen nieuwe generale synode is
samengekomen.
1.3.2 Voor betalingen aan de deputaatschappen, welke duidelijk
vallen binnen het kader van de daarvoor vastgestelde begroting,
is geen paraaf of mede-ondertekening vereist; wel zal nodig zijn
dat de betreffende penningmeester een verzoek aan de quaestor
schriftelijk uitbrengt.
1.4. De quaestor zal zich in het algemeen en bij voorkeur
bedienen van girale betalingen, zulks ter vermijding van onnodige
risico’s en ter bevordering van administratieve
duidelijkheid.
1.5. De quaestor zal bevoegd zijn een omslag te heffen tot
dekking van de totale kosten welke door de generale synode bij
begroting (zie onder 3.) zijn vastgesteld. Hij brengt deze omslag
- gelijkelijk verdeeld over de drie jaren van de synode en
berekend naar de ledentallen zoals het jaarlijkse Handboek die
vermeldt - aan de quaestores van de particuliere ressorten in
rekening en bij ontstentenis van dezen aan de desbetreffende
classicale quaestores.
1.6. De quaestor ziet er op toe dat het vermogen - voorzover niet
bestemd voor de lopende verplichtingen - een goede belegging
krijgt en een optimaal rendement oplevert. De beleggingsvorm
dient risico-mijdend te zijn en het element van de
beschikbaarheid mag niet worden verwaarloosd.
1.7. De quaestor dient zowel over het eerste als over het tweede
jaar een financieel overzicht samen te stellen ten behoeve van de
controle-commissie. De bestedingen dienen naar de in de inleiding
genoemde kostengroepen a t/m d te zijn gespecificeerd en de
ontvangsten terzake van de omslagheffing moeten overeenstemmen
met de ledentallen van de handboeken.
1.8. Zodra de drie jaren van de betreffende generale synode zijn
verstreken dient een totaalverslag te worden opgemaakt.
In dit verslag moet een vergelijking worden gemaakt met tenminste
twee voorgaande generale synoden en moeten de cijfers worden
vergeleken met die van de begroting. Verklaring van de
verschillen tussen begroting en werkelijkheid zal onderdeel van
het verslag hebben te zijn.
1.9. De quaestor legt het in 1.8 bedoelde verslag voor aan de
controle-commissie (zie onder 2.) en brengt het — nadat de
controle heeft plaatsgehad en de juistheid ervan is vastgesteld —
uit aan de eerstvolgende generale synode. De controle-commissie
geeft blijk van haar akkoordbevinding door mede-ondertekening van
het verslag.
1.10. Zodra door een nieuwe generale synode een nieuwe quaestor
en een nieuwe controle-commissie zijn benoemd komen deze met
quaestor en controle-commissie van de voorbije synode bijeen voor
de overdracht van geld en bescheiden overeenkomstig de stand van
zaken zoals die uit het verslag blijkt.
2. De financiële controle-commissie
2.1. De door de generale synode benoemde controle-commissie is
aanwezig bij de overdracht van geld en bescheiden als bedoeld in
1.10 en stelt met de nieuwe quaestor vast dat de overgedragen
zaken overeenkomen met de gegevens van het aan de synode
uitgebrachte verslag van de afgelopen periode.
2.2. De controle-commissie blijft in functie tot-en-met de
overdracht van gelden en bescheiden aan de quaestor van de
volgende synode.
2.2.1 Zij controleert jaarlijks vóór 31 maart de administratie
van het voorafgaande kalenderjaar en gaat na of de gelden op een
verantwoorde wijze worden beheerd;
2.2.2 zij geeft desgevraagd hulp aan de quaestor;
2.2.3 over de resultaten van haar controle van het eerste en van
het tweede jaar rapporteert zij aan de deputaten ter
voorbereiding van de eerstvolgende generale synode; met
betrekking tot het rapport over de controle van het derde jaar,
geldt het bepaalde in 2.3.
2.3. Met betrekking tot het eindverslag van de drie-jarige
periode ziet de controle-commissie erop toe dat de
penningmeesters van de verschillende deputaatschappen hun
financiële verantwoording op tijd (zie onder 4.) bij de quaestor
inleveren.
2.3.1 Tezamen met de quaestor controleert zij de desbetreffende
verslagen:
a. of de bestedingen vallen binnen het kader van het
deputaatschap;
b. of voor de bestedingen deugdelijke bewijsstukken aanwezig
zijn;
c. of voor eventuele investeringen, bijdragen aan derden of
bezoeken aan derden-landen door één of meer deputaten,
rechtsgeldige besluiten nemen.
2.3.2 zij gaat ook na of de deputatenverantwoording op de juiste
wijze in het eindverslag van de quaestor is verwerkt.
2.4. De controle-commissie zal het eindverslag van de quaestor
toetsen aan de cijfers van de door de quaestor gevoerde
administratie, inclusief de onder 2.3.2 genoemde verwerking van
de financiën van de deputaatschappen.
Bij gebleken juistheid wordt het verslag van de quaestor door
haar voor akkoord mede-ondertekend.
3. De begrotingscommissie
3.1. De generale synode stelt aan het begin van haar zittingen de
begroting vast van de te maken kosten voor het jaar van
samenkomen en de twee daarop volgende kalenderjaren.
3.2. In een bijeenkomst van het moderamen der synode met
3.2.1 quaestor en controle-commissie van de afgelopen generale
synode,
3.2.2 quaestor en controle-commissie van de nieuwe en alsdan
zittende generale synode wordt het materiaal verwerkt dat moet
leiden tot de opstelling van de begroting.
3.3. Het materiaal voor de vaststelling van de begroting bestaat
uit:
3.3.1 het rapport van de quaestor over de afgelopen drie jaar,
met vergelijkende cijfers van voorgaande synoden;
3.3.2 de verwachtingen met betrekking tot de duur en de omvang
van de nieuwe synode;
3.3.3 de door de onderscheiden deputaatschappen ingediende
begrotingen voor de jaren van de nieuwe synode;
3.3.4 de mogelijk uit de agenda af te leiden of anderszins
bekende andere zaken met extra kosten.
3.4. Wanneer een drie-jaarlijkse periode kan worden afgesloten
met een batig saldo, dan mag dit de omslagheffing van een
volgende generale synode ten goede komen; omgekeerd als er over
een verslagperiode een tekort is, zal een volgende generale
synode door een ruime(re) begroting middelen moeten verwerven,
welke het gewenste vermogen weer op peil brengen.
3.4.1 Als gewenst peil geldt bij de samenstelling van deze
instructie een bedrag van ƒ 150.000,—.
3.4.2 Bij gewijzigde omstandigheden kan elke generale synode dit
bedrag bijstellen.
3.5. Het vastgestelde begrotingsbedrag wordt door de quaestor -
uitgedrukt in een jaarlijkse omslag per lid (belijdende- en
doopleden tezamen) - binnen één maand na de vaststelling ter
kennis van de quaestores van de particuliere ressorten gebracht,
opdat dezen op hun beurt via de classicale vergaderingen, de
kerken informeren en voorzieningen voor de betaling van deze
omslagen kunnen worden getroffen.
3.6. De eenmaal vastgestelde omslag wordt voor de drie-jaarlijkse
periode waarvoor zij is vastgesteld, niet dan om dringende
redenen gewijzigd, zulks ter verkrijging van een rustig en
evenwichtig verloop van de verplichtingen in het kerkverband.
4. De deputaatschappen
4.1. Deputaten wijzen uit hun kring een penningmeester aan.
4.2. Deputaten declareren hun desbetreffende onkosten bij de
eigen penningmeester, onder overlegging van de daarop betrekking
hebbende nota’s of kwitanties.
Bij het declareren van reiskosten gedragen deputaten zich naar
het besluit van de generale synode van Hoogeveen 1969/1970 acta
art. 421 (reiskostenvergoeding op basis 1e klas
Ned.Spoorwegen).
4.3. De penningmeester vraagt binnen het kader van de voor het
deputaatschap vastgestelde begroting voor de te maken kosten een
voorschot van de generaal-synodale quaestor.
4.4. De penningmeesters van de verschillende deputaatschapen
zullen de quaestor een sluitende afrekening met bijlagen als
bedoeld in 2.3 1b doen toekomen uiterlijk 31 januari van het jaar
waarin een nieuwe generale synode samenkomt.
4.5. Van die deputaatschappen welke worden gecontinueerd, zal
tegelijk met de afrekening over de voorbije periode een begroting
voor de komende drie-jaarlijkse periode moeten worden
overlegd.
Hierbij moet worden uitgegaan van de volgende criteria:
4.5.1 de kosten per vergadering (reis- en vergaderkosten)
4.5.2 het aantal vergaderingen;
4.5.3 bijzondere zaken (vergoeding voor werkzaamheden door
derden, aanschaffing van noodzakelijke apparatuur enz.);
4.5.4 de omvang van de rapporten welke aan het eind van de
drie-jaarlijkse periode of eventueel tussentijds moeten worden
uitgebracht.
Deze omvang dient in het aantal pagina’s tot uitdrukking te
worden gebracht.
(Heemse 1984/5, art. 128; bijlage B 2)