(bij art. 51 K.O.)
Artikel 1
Het beheer van de stoffelijke bezittingen van de Gereformeerde
Kerk te …… berust bij de kerkeraad met de diakenen (voortaan te
noemen: de kerkeraad), maar wordt in de uitvoering door deze
opgedragen aan de commissie, die de naam draagt van commissie van
administratie (evt.: commissie van beheer).
Deze commissie blijft van de kerkeraad afhankelijk, zodat deze
haar leden niet alleen benoemt, maar ook te allen tijde weer kan
schorsen of ontslaan, zomede de commissie zelf weer kan ontbinden
wanneer hij te eniger tijd het beheer op andere wijze zou willen
regelen, in welke gevallen de administratie van de commissie, of
die van het geschorste of ontslagen lid, in haar gehele omvang en
dus met alles wat er toe behoort, terstond moet worden
overgegeven aan de kerkeraad of aan degene, die hij voor die
overneming aanwijst.
Artikel 2
Het in artikel 1 genoemde beheer omvat de geldelijke
administratie en het toezicht op de verdere stoffelijke
bezittingen, alsmede de zorg dat de kerkelijke gebouwen met hun
toebehoren steeds in goede orde ter beschikking van de kerkeraad
zijn.
Artikel 3
De geldelijke administratie wordt in haar geheel aan de commissie
toevertrouwd, onder deze bepalingen:
a. dat zij aan allen, die uit de kas van de kerk een vaste
bezoldiging hebben, het bedrag zal uitkeren, dat de kerkeraad,
gehoord de commissie, heeft vastgesteld, en zij de bedragen, die
volgens kerkeraadsbesluit voor algemene belangen door de kerk
verschuldigd zijn, alsmede de bureau-kosten, die de kerkeraad
voor zich heeft gemaakt, op last van de kerkeraad zal
betalen;
b. dat zij niet zal overgaan tot aankoop, tot bezwaring of tot
vervreemding van geldswaardige stukken of andere roerende of
onroerende goederen, noch ook tot het beleggen van gelden of tot
het aangaan van geldleningen, zonder hiertoe telkens
uitdrukkelijk door de kerkeraad te zijn gemachtigd;
c. dat zij alle daarvoor in aanmerking komende geldswaarden, alle
effecten en dergelijke waardepapieren zorgvuldig zal bewaren, bij
voorkeur in een kluis, op zulk een wijze, dat verlies en
zoekraken is uitgesloten, en dat zij van alle geldswaardige
stukken, bewijzen van eigendom en op het beheer betrekking
hebbende stukken, boeken en bescheiden, alsmede de kas, op
verlangen van de kerkeraad aanstonds inzage zal geven, hetzij aan
de kerkeraad zelf, of aan de personen, die hij hiertoe
machtigt;
d. dat zij telken jare uiterlijk 1 februari haar rekening over
het vorige boekjaar aan de kerkeraad zal toezenden, opdat deze,
na eigen onderzoek en na de gemeente te hebben gehoord, door
goedkeuring van de rekening de commissie déchargeert;
e. dat zij telken jare uiterlijk 1 november een gespecificeerde
begroting van ontvangsten en uitgaven voor het volgende jaar
(lopende van 1 januari tot en met 31 december) bij de kerkeraad
zal indienen, opdat deze, na eigen onderzoek en na de gemeente te
hebben gehoord, door goedkeuring van de begroting de commissie
machtigt tot de daarop voorkomende ontvangsten en uitgaven; en
dat zij, wanneer in de loop van het jaar voor enige uitgave
overschrijding van één of meer van de begrotingsposten haar nodig
voorkomt, hiertoe niet zal overgaan zonder goedkeuring van de
kerkeraad;
f. mocht door enig genomen kerkeraadsbesluit een begrotingspost
worden overschreden, zonder dat vooraf advies is ingewonnen bij
de commissie, dan geeft de kerkeraad hiervan schriftelijk kennis
aan haar secretaris met vermelding van het bedrag, waarmee de
begroting zal worden overschreden.
Artikel 4
Het onderhoud van de kerkelijke gebouwen met toebehoren wordt in
zijn geheel aan de commissie toevertrouwd, met dien verstande,
dat de kerkeraad drie leden van de commissie aanwijst als
gebouwencommissie, die speciaal is belast met de dagelijkse
verzorging van de gebouwen en aan welke is toevertrouwd het
toezicht op de uitvoering van de werkzaamheden daaraan.
Voor alle werkzaamheden van onderhoud en herstelling of
vernieuwing zal aan de leden van de gemeente zoveel voorkeur
worden gegeven als de commissie met haar eigen
verantwoordelijkheid bestaanbaar acht.
De gebouwencommissie zal telken jare vóór 1 oktober een
gespecificeerde begroting indienen bij de commissie van
administratie voor de in het volgende jaar te verrichten
werkzaamheden.
Geen veranderingen in de kerkelijke gebouwen zullen worden
aangebracht zonder toestemming van de kerkeraad.
Artikel 5
De zorg dat de kerkelijke gebouwen met hun toebehoren steeds in
goede orde ter beschikking van de kerkeraad zijn, zodat deze op
de daarvoor bestemde tijden steeds gereed zijn voor de openbare
erediensten, de catechisaties en de kerkelijke vergaderingen,
wordt in zijn geheel aan de commissie toevertrouwd, met dien
verstande, dat de kerkeraad een lid van de in artikel 4 genoemde
gebouwencommissie speciaal hiermee belast als commissaris.
Aanvragen van derden om de kerkelijke gebouwen en lokalen, op
tijden dat zij vrij zijn, te mogen gebruiken zullen
overeenkomstig hiervoor door de kerkeraad gegeven richtlijnen
worden behandeld, hetzij door de commissie, hetzij door de
commissaris.
Voor de aanstelling, de schorsing en het ontslag van een koster
en/of andere bedienden, alsmede voor hun bezoldiging zal de
commissie voorstellen kunnen indienen bij de kerkeraad.
Artikel 6
De commissie van administratie bestaat uit…..leden, waarvan
tenminste….uit de kerkeraad met de diakenen, terwijl de anderen
zullen zijn meerderjarige, belijdende leden van de gemeente, in
het volle bezit van de rechten van het lidmaatschap van de kerk.
Zij, die leveranties of betaalde werkzaamheden of diensten voor
de kerk verrichten, kunnen behoudens bijzonder besluit van de
kerkeraad geen lid van de commissie zijn.
Artikel 7
Elk jaar treedt een evenredig deel van de leden van de commissie
af, zonder direct hernoembaar te zijn. Onder deze aftredende
leden zal telkens een kerkeraadslid zijn. De aftreding geschiedt
naar toerbeurt volgens een vastgesteld rooster. Treedt iemand af
voordat zijn zittingsperiode is voleindigd, dan neemt de in zijn
plaats benoemde ook in de bedoelde rooster van aftreding diens
plaats in.
Benoeming van nieuwe leden van de commissie geschiedt door de
kerkeraad naar de regel van de brede kerkeraadsvergadering in
januari. In tussentijdse vacatures voorziet de kerkeraad zo
spoedig mogelijk. Ontstaat een tussentijdse vacature na 31
oktober, dan kan de vervanging worden geregeld in januari.
Artikel 8
De leden verdelen onderling de functies van 1ste voorzitter,
2devoorzitter, 1ste secretaris en 2de secretaris. Alle leden en
titularissen blijven als zodanig in functie, tot zij doorhun
opvolgers zijn vervangen, tenzij de omstandigheden anders
vorderen.
Artikel 9
De commissie vergadert tenminste éénmaal in de maand en voorts zo
dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt, of wanneer de
voorzitter daartoe schriftelijk wordt uitgenodigd, door
tenminste…..leden van de commissie. De kerkeraad heeft te allen
tijde het recht de commissie bijeen te roepen.
Artikel 10
De vergaderingen worden met gebed geopend en met dankzegging
gesloten. Geen besluiten kunnen worden genomen indien minder dan
tweederde van de leden aanwezig is. De voorzitter zorgt, dat alle
voorkomende zaken ordelijk worden afgedaan, dat over alle
voorstellen behoorlijk door stemming wordt beslist en dat alle
genomen besluiten worden uitgevoerd. Hij tekent met de secretaris
de goedgekeurde notulen, alsmede van de commissie uitgaande
stukken, voor zover hij van oordeel is, dat de belangrijkheid
dier stukken dit nodig maakt.
Het verkeer tussen kerkeraad en commissie vindt naar de regel
schriftelijk plaats. Naar die regel brengt de commissie haar
adviezen etc. schriftelijk ter kennis van de kerkeraad en wordt
van de door de kerkeraad ter zake genomen besluiten schriftelijk
bericht gezonden aan de secretaris van de commissie.
Artikel 11
De secretaris stelt de notulen van de vergaderingen en de van de
commissie uitgaande stukken; hij doet van bij hem ingekomen
stukken aanstonds mededeling aan de voorzitter en hij zorgt voor
de behoorlijke bewaring van het archief.
Artikel 12
De kerkeraad benoemt een boekhouder (en hulpboekhouder). Deze is
(zijn) te allen tijde verantwoording omtrent zijn (hun)
handelingen schuldig aan de kerkeraad of aan degenen, die door
hem hiertoe zijn aangewezen. De kerkeraad heeft het recht, te
allen tijde deze functionaris(sen) te ontslaan.
De boekhouder zorgt, dat er steeds een nauwkeurig bijgehouden
legger is van alle onder het beheer van de commissie staande
kerkelijke eigendommen, fondsen (onroerend goed, geldswaardige
stukken, enz.). Hij neemt al het aan de kerk toekomende met de
daarbij behorende bescheiden in ontvangst; hij betaalt al het
door de kerk verschuldigde, mits tegen kwitantie; hij houdt van
alle ontvangsten en uitgaven nauwkeurig boek op de wijze, die de
commissie daarvoor heeft bepaald; en hij dient jaarlijks de
rekening van het afgelopen jaar en de begroting van het komende
jaar bij de commissie in, opdat deze, bij goedkeuring en
overneming daarvan, vóór 1 november deze begroting aan de
kerkeraad toezendt.
Het niet door hem benodigde kasgeld moet door de boekhouder bij
een bankinstelling, aangewezen door de kerkeraad, gestort worden.
De (hulp)boekhouder zorgt, dat de vaste vrijwillige bijdragen op
tijd worden geïnkasseerd, (dat deze na inning zo spoedig mogelijk
aan de boekhouder worden afgedragen) en dat de nodige bescheiden
overzichtelijk worden bijgehouden.
Artikel 13
De commissie, zelf haar dienst geheel gratis waarnemende,zal ook
de hulp, die zij bij haar werkzaamheden mocht nodig hebben,
zoveel mogelijk door liefdediensten trachten te verkrijgen.
Artikel 14
Ter verkrijging van de vaste vrijwillige bijdragen zorgt de
commissie, zo nodig met de hulp van de kerkeraadsleden, dat
allen, van wie iets verwacht kan worden, persoonlijk worden
bezocht en met ernst op hun roeping in dezen gewezen, opdat
tenslotte zo mogelijk niemand van hen achterblijft; dat het
bedrag van de maandelijkse-, driemaandelijkse-, halfjaarlijkse-
of jaarlijkse bijdragen, die de leden van de gemeente tot
wederopzegging toe willen afzonderen, wordt opgetekend en dat
hiervan door de (hulp) boekhouder lijsten worden aangelegd en
bijgehouden;
en dat door de (hulp)boekhouder nauwkeurig aantekening wordt
gehouden van de door hem afgewezen kwitanties en van de daarop
ontvangen gelden.
Aan allen die hierbij medewerken wordt ten aanzien van het bedrag
van ieders bijdrage geheimhouding opgelegd, zodat het buiten de
commissie en de kerkeraad aan niemand bekend wordt, dan aan
degenen, die het uit de aard van hun betrekking moeten weten.
Artikel 15
De leden van de commissie zijn gezamenlijk en hoofdelijk
verantwoordelijk voor het aan haar ter uitvoering opgedragen
beheer; de verschillende in de artikelen 4, 6 en 12 van dit
reglement bedoelde functionarissen bovendien voor de aan hen
opgedragen functie, gelijk die in dit reglement is omschreven en
dus altijd met uitzondering van die gevallen, waarin de kerkeraad
zelf door zijn besluiten geheel alleen de verantwoordelijkheid
draagt. De commissie is gemachtigd de kerkeraad als raad van de
gemeente te vertegenwoordigen bij de behartiging en de handhaving
van zijn rechten en belangen tegenover derden, voor zover die met
haar beheer in betrekking staan.
Artikel 16
De kerkeraad behoudt aan zich het recht van wijziging en van
uitlegging van dit reglement en beslist ook in alle
twijfelachtige en onbepaald gelaten gevallen; altijd met dien
verstande, dat ook in zaken van beheer art. 31 K.O. (beroep op
meerdere vergaderingen) voor ieder gemeentelid onverkort blijft
gelden.
(vgl. Dordrecht 1893, art. 114, blz. 135-138)