Artikel 50
Archieven
De kerkeraden en de meerdere vergaderingen behoren goed te zorgen voor de archieven.
Zorg voor archieven
De synode wijst de kerkeraden, classes en particuliere synoden op de noodzaak van het bewaren en verzorgen van de archieven; zij vestigt er met klem de aandacht op, dat geen enkel stuk als onbelangrijk mag worden beschouwd.
(Groningen 1946, art. 212)
Met alle nadruk wordt bij de particuliere synoden aangedrongen op de zorgvuldige bewaring van haar archief en verzocht mede te werken, dat in de classes in haar ressort voor de archieven de vereiste zorg wordt gedragen.
(Rotterdam 1917, blz. 45)
Particulier synodale acta voor generaal archief
Aan de particuliere synoden wordt gevraagd telkens twee exemplaren van haar acta voor het generaal archief in te zenden bij de archief-bewarende instantie.
(Amersfoort 1948, art. 39)
Archief- en documentatiecentrum (ADC)
De synode besluit:
1. over te gaan tot de stichting en inrichting van een
archief- en documentatiecentrum (ADC) van de gereformeerde kerken
in Nederland;
2. opdracht te geven tot het aanstellen van een full-time
functionaris, die onder verantwoordelijkheid en toezicht van het
deputaatschap voor archief en documentatie een drieledige taak
zal hebben:
a. het verzamelen en beheren van archief- en
documentatiemateriaal van instanties en personen dat betrekking
heeft op de geschiedenis van de gereformeerde kerken in
Nederland;
b. het dienen van kerkelijke en semi-kerkelijke instanties
met advies en voorlichting ten aanzien van het beheer van haar
archieven en documentatie;
c. het bevorderen van kennis en onderzoek op het gebied van
de geschiedenis van de gereformeerde kerken in Nederland;
4. de door de arbeid van eerdere deputaatschappen verworven
archieven en documentatie naar het ADC te doen overbrengen;
5. de archieven van de generale synoden en haar
deputaatschappen, thans nog bewaard en beheerd door de
Gereformeerde Kerk te Groningen-West, eveneens naar het ADC te
doen overbrengen;
6. de deputaten voor archief en documentatie te machtigen en
op te dragen alle verdere maatregelen te nemen die voor de
uitvoering van de hierboven onder 1-5 genoemde besluiten nodig
zijn.
(Leeuwarden 1990, art. 145)
Deputaten voor archief en documentatie
De synode draagt aan nieuw te benoemen deputaten op:
1. a. archief- en documentatiemateriaal te verzamelen
en te beheren, dat van belang is voor de geschiedenis van de
Gereformeerde Kerken in Nederland, met name sinds de Vrijmaking
in 1944 en volgende jaren; in het bijzonder wanneer zulk
materiaal anders dreigt verloren te gaan;
b. te zorgen dat de afgesloten gedeelten van de archieven
van generaal-synodale deputaatschappen worden overgebracht naar
het ADC;
2. de kerkeraden, de meerdere vergaderingen en haar
deputaatschappen, alsmede waar nodig en van belang ook personen
en instanties regelmatig te dienen met advies en voorlichting
inzake het beheer van archief- en documentatiemateriaal, en de
kerkelijke vergaderingen speciaal te dienen met richtlijnen en
instructies voor een goed archiefbeheer;
3. te stimuleren dat de in het ADC en in de kerken aanwezige
archieven en documentatie worden benut tot bevordering van kennis
en onderzoek op het gebied van de geschiedenis van de
Gereformeerde Kerken in Nederland;
4. de kerken te vertegenwoordigen in de Commissie tot
registratie van de Protestantse kerkelijke en semi-kerkelijke
Archieven (CPA).
Verdere opdrachten en machtiging:
1. 1. alle maatregelen te nemen die voor de
instandhouding van het Archief- en Documentatie Centrum (ADC)
nodig zijn, alsmede die werkzaamheden uit te voeren, die
voortvloeien uit de aanstelling van de door deputaten benoemde
en/of te benoemen functionaris(sen):
2. toezicht te houden op de werkzaamheden van de
functionaris(sen) waarmee deze geheel en/of gedeeltelijk is
(zijn) belast; deputaten zullen daartoe een nader gepreciseerd
beleidsplan opstellen, voorts taakomschrijvingen, een
geschillenregeling en eventueel andere regelingen vaststellen die
nodig zijn met het oog op de arbeidsrechtelijke verhouding(en),
en deze ter goedkeuring voorleggen aan de volgende generale
synode;
3. het bestuur te blijven vormen van de 'Stichting
Exploitatie Archief- en Documentatiecentrum Broederweg 16' en
zich in die kwaliteit te houden aan de besluiten van de generale
synode van de Gereformeerde Kerken in Nederland door welke zij
zijn benoemd;
4. in overleg met het curatorium van de Theologische
Universiteit te onderzoeken of, en zo ja in hoeverre, het
mogelijk dan wel wenselijk is structureel vorm te geven aan een
personele en organisatorische samenwerking tussen het
ADC en het bibliotheekwezen van de Theologische
Universiteit dan wel de Universiteit zelf;
2. van de kerken per 1 januari 1997 een quotum te vragen van
ten hoogste f 1,75 per lid per jaar en de financiële
administratie van de hierboven genoemde Stichting Exploitatie
evenals van het deputaatschap te laten controleren door een
accountant.
(Berkel en Rodenrijs 1996, art. 38)