|200|
Elke meerdere vergadering benoem ’n korresponderende kerkraad
of deputate vir korrespondensie wat alle stukke en dokumente van
die vergadering ontvang en bewaar en sy handelinge op die
volgende vergadering besorg.
Eweneens benoem elke meerdere vergadering ’n roepende kerkraad om
die volgende vergadering op te roep en te ontvang op die
vasgestelde tyd en plek of anders op die tyd en plek wat die
roepende kerkraad in die geval van die partikuliere sinode,
volgens advies van sy klassis, en in geval van die algemene
sinode, volgens advies van sy partikuliere sinode, bepaal.
Die korresponderende kerkraad moet alle onafgehandelde korrespondensie behartig; sekere korrespondensie-items word tydens die vergadering deur die skribaat afgehandel, maar meeste van die korrespondensie wat voortspruit uit die vergadering moet deur die korresponderende kerkraad afgehandel word.
Verder moet die korresponderende kerkraad alle agendastukke ontvang.
In sy rapport aan die vergadering moet die korresponderende kerkraad melding maak van opdragte wat uitgevoer is en stukke wat ontvang is vir die vergadering. Die rapport van die korresponderende kerkraad vorm normaalweg die agenda van die vergadering, en dien gewoonlik net na die konstituering en die rapport van die roepende kerkraad.
Dit word sterk aanbeveel dat die korresponderende kerkraad die vergadering adviseer oor die behandeling van die agenda aan die hand van ’n werksagenda. Dit is vir die voorsitter van groot waarde en laat die werk van die vergadering van die begin af vlot verloop.
Die korresponderende kerkraad moet ook alle dokumente veilig bewaar en die vergadering van tyd tot tyd adviseer watter dokumente na die sentrale argief gestuur moet word.
|201|
Die taak van die roepende kerkraad is om die volgende vergadering op te roep. Gewoonlik vergader klassisse en partikuliere sinodes op vasgestelde tye.
Die nasionale sinode vergader elke drie jaar.
Die volgende byeenkoms van die algemene sinode is deur die Buitengewone Algemene Sinode van Februarie 1992 onbepaald uitgestel, totdat probleme ten opsigte van die samestelling van die algemene sinode tot bevrediging van elke Nasionale Sinode opgelos is.
’n Buitengewone of vervroegde klassis word opgeroep wanneer minstens twee kerkrade dit noodsaaklik ag; die tyd en plek word bepaal in oorleg met die korresponderende kerkraad.
’n Buitengewone of vervroegde partikuliere sinode word opgeroep wanneer minstens twee klassisse dit noodsaaklik ag (kyk art. 47). Die tyd en plek van so ’n partikuliere sinode word deur die roepende kerkraad bepaal volgens advies van „sy” klassis.
’n Buitengewone of vervroegde nasionale sinode word opgeroep wanneer minstens twee partikuliere sinodes (of betrokke mindere vergaderings waar geen partikuliere sinode is nie) dit noodsaaklik ag (kyk art. 50). Alhoewel dit nie kerkordelik so bepaal word nie, is dit na analogie van die reëling in die geval van ’n buitengewone of vervroegde partikuliere en algemene sinode wenslik dat die roepende kerkraad die tyd en plek van so ’n nasionale sinode bepaal op ten minste die advies van „sy” klassis of partikuliere sinode.
’n Buitengewone of vervroegde algemene sinode word opgeroep wanneer minstens twee nasionale sinodes dit noodsaaklik ag (kyk art. 51). Die tyd en plek van so ’n algemene sinode word deur die roepende kerkraad bepaal volgens advies van „sy” partikuliere sinode.
Die roepende kerkraad ontvang die geloofsbriewe en kontroleer dit in die lig van die Kerkorde en toepaslike Sinodebesluite. Verder reël die roepende kerkraad alles in verband met die sittingstye van die vergadering, voorsiening van verversings en verblyf van afgevaardigdes.
|202|
Die voorsitter van die roepende kerkraad lei ook die konstituering van die vergadering.