In alle samenkomsten zal bij de praeses een scriba gevoegd worden, om naarstiglijk op te schrijven, hetgeen waardig is opgetekend te zijn.
In elke vergadering moet leiding zijn. Er moet een voorzitter of praeses zijn om leiding te geven, en een secretaris of scriba om op te tekenen wat er verhandeld is. Dit college bij een kerkelijke vergadering draagt de naam van het moderamen. Moderamen is een latijns woord, dat stuur of roer betekent, maar ook de betekenis heeft van leiding of bestuur. Men gebruikte het b.v. voor het besturen van een burgerlijke staat. Dit woord is in het kerkelijk spraakgebruik overgenomen. De eerste synoden in ons land hebben bepaald dat er zulk een moderamen moet zijn, en ook wie er in het moderamen zitting hebben en wat de taak is van hen, die in het moderamen zitting hebben. Art. 34 van de D.K.O. zegt dat in het moderamen een praeses en een scriba zitting moeten hebben. Deze twee moeten er in alle kerkelijke samenkomsten zijn, in kerkeraden, classes en synoden.
In de oudste redactie van 1571 werd ook nog gesproken van een
assessor (bijzitter of helper) die de voorzitter moest bijstaan.
Later is deze bepaling vervallen omdat een assessor niet voor
alle vergaderingen nodig is. In een kerkeraadsvergadering met een
vaste praeses is er ook een tweede voorzitter, die de praeses kan
vervangen. Bij meerdere vergaderingen is het wel nodig apart een
assessor te benoemen om de praeses bij te staan in de leiding en
hem te vervangen als dit nodig is. Wel moeten ook in een
kerkeraad de functies van praeses en scriba door afzonderlijke
personen worden verricht.
In onderscheid van de roomse, lutherse en collegialistische
kerkvormen is het bij de gereformeerden steeds de gewoonte
geweest om voor elke volgende meerdere vergadering een nieuw
moderamen te kiezen. Bij kerkeraden met meer dan één predikant en
bij de classes waren zij er zelfs tegen dat dezelfde predikant
tweemaal achtereen praeses was. Dit om het gevaar van hiërarchie
te voorkomen, dat des te groter is naarmate de vergadering meer
samenkomt. Bij de particuliere en generale synoden is dit gevaar
niet zo groot omdat deze kerkelijke vergaderingen minder vaak
samenkomen en er meer bekwame personen zijn afgevaardigd, zodat
het heerschappij voeren van de praeses over de vergadering niet
zo gauw ontstaat dan op een classicale vergadering. Bovendien
eist het leiding geven in een particuliere en generale synode
meer bekwaamheid en deskundigheid dan op een classis. Daarom is
het nodig dat de meest bekwame en geschikte persoon uit een
synode tot voorzitter wordt gekozen.
In een kerkeraad moet de scriba lid van de kerkeraad zijn. Voor de administratie van het financiële gedeelte van de kerkeraadsarbeid en voor het toezicht op de kerkelijke goederen kunnen één of meerdere personen buiten de kerkeraad aangesteld worden als dit noodzakelijk mocht blijken. De scriba moet tot de kerkeraad behoren, daar hij de meest vertrouwelijke besluiten, ook over tuchtgevallen, van de kerkeraad moet formuleren en notuleren. In grote kerkeraden van grote gemeenten waar er veel werk is voor de scriba kan deze desgewenst ontslagen worden van andere ambtelijke bezigheden. Het verkiezen van een nauwgezette en accurate scriba in een kerkeraad is van grote betekenis en van groot belang voor het in orde houden van de kerkelijke administratie. Ook bij kerkvisitatie moet er op gelet worden en onderzoek gedaan worden of de boeken van doop- en volwassen leden, van trouwdiensten en van verhuizingen, enz. goed worden bijgehouden.
In art. 34 wordt de taak van de scriba omschreven als: ‘om naarstig op te schrijven, hetgeen waardig is opgetekend te zijn’. Hij moet er zorg voor dragen dat er een getrouwe schriftelijke vastlegging is van al de besluiten en gedenkwaardige handelingen. Telkens werden op de eerste synoden de classes en kerkeraden ingescherpt, ‘dat er een boek zal zijn, in hetwelk naarstig en getrouw de handelingen opgeschreven zullen worden die ter optekening waardig geacht zijn’. Ook dat de actuarius (de schrijver van de acta) van de synode, die zijn werk niet getrouw deed, 'naar de mate van zijn vergrijp behoort gestraft te worden'. Onder dit ‘vergrijp van de actuarius’ werd ook verstaan het zich aanmatigen iets op te nemen in de acta buiten het algemeen weten van de synode om.
Dit zorgvuldig notuleren is nodig:
1. Om te weten wat besloten is en om de besluiten voor het
nageslacht te bewaren.
2. Om te voorkomen dat later onnodig over dezelfde zaak gehandeld
wordt.
Door de scriba moet dus niet alles genotuleerd worden, maar alleen de dingen die waard zijn opgetekend te worden. In de meeste vergaderingen gebeurt er wel iets, dat niet waardig is om opgetekend te worden en waaraan ook het nageslacht niets heeft. Het was dan ook vroeger niet de gewoonte om de brede discussie op te nemen, maar zich te beperken tot de besluiten met de gronden waarop ze rusten.
Men kan dus onderscheid maken tussen het notuleren van de gang
van de discussie en de daarop volgende besluitvorming en het
notuleren van de besluiten met de gronden waarop zij rusten. Het
komt voor dat bij kerkeraad en classis ook wel opgetekend wordt
wat er in de discussie heeft plaats gevonden. Bij de particuliere
en generale synoden volstaat men met het vermelden van de
besluiten en de gronden waarop deze genomen zijn. Dit laatste is
beslist noodzakelijk, opdat men later altijd weer kan lezen
waarom men dit of dat besluit heeft genomen. Wanneer echter ook
de hoofdmomenten van de discussie opgetekend worden, dient men
zeer voorzichtig te zijn. Dan heeft de scriba wel zeer er naar te
streven om zo objectief mogelijk het verloop van de discussie
weer te geven. Het heeft in de regel weinig nut om mee te delen
wat deze of gene gezegd heeft, en het kan, vooral wanneer er
gehandeld wordt over personen, wel eens veel kwaad doen. Juist
bij het vermelden van persoonlijke kwesties behoort dan ook de
nodige omzichtigheid te worden betracht. De eerste kerkelijke
vergaderingen in ons land na de Reformatie hebben daar op
gewezen. Zo te Haarlem 1594: ‘Is voorgesteld of in de synodale
acten behoren ingesteld te worden de speciale geschillen, die
partijen tegen elkander aanvoeren en drijven. Waarop de synode
besloten heeft, dat al zulke klachten en twisten na verzoening
niet in de synodale acten zullen worden uitgedrukt om ter wille
van de stichting’.
Te Leiden stelde men in 1592: ‘En is door de synode geadviseerd,
dat de dingen, die openbaar zijn, hetzij in leer of leven, hoewel
ze particuliere personen aangaan, in de acten zullen aangetekend
worden, opdat ook de andere kerken en classes verstaan en zien
mogen, dat de synode geen oogluiking met ongeregelde personen en
dienaren begeert te doen; achtende deze vergadering, wanneer al
zulke personen of dienaren zich beteren, dat als hun beterschap
ook in de acta ingevoegd is, zulks tot hun meerdere eer en
stichting van anderen dienen zal. Wel te verstaan dat die dingen,
die niet zo geheel bekend zijn of van welke alleen vermoeden
bestaat zonder klaar bewijs, tot omzichtig gebruik van de synode
pro memorie mogen alleen apart aangetekend worden. En de synode
wil hiermede al zulken en alle anderen vermaand hebben zich alzo
in leer en wandel te gedragen, dat zij in de acten der synode
niet komen ingeschreven te worden’.
Welke namen moeten de besluiten dragen? Er worden drie woorden wel gebruikt: handelingen, notulen en acta. De naam handelingen is van oude datum en het is nogal ruim van inhoud. Het woord zegt niet alleen wat er besloten is, maar ook wat er gedaan is, b.v. met gebed aanvangen en met dankzegging sluiten. De naam notulen is afgeleid van notula, dat een klein teken, ook wel het opgetekende aanduidt. Notulen zijn dan ook de optekening van de besluiten met de voornaamste punten uit de discussie. De acta — het latijnse woord betekent o.a. daden — omvatten echter alleen de eigenlijke besluiten die officieel gezag dragen.
Van een kerkeraads- en een classicale vergadering worden notulen gemaakt, d.w.z. de besluiten met de hoofdpunten der discussie worden opgetekend. Bij een particuliere en generale synode gaat het om het goed notuleren van de besluiten en de gronden waarop zij rusten, waarom dan meestal gesproken wordt ‘van de acta der particuliere of generale synoden’.
Wat de vaststelling van de notulen en de acta betreft, is het regel dat de notulen voor de kerkeraad in de volgende vergadering vóór de werkzaamheden gelezen en goedgekeurd worden. Inzake de notulen van classis maakt men onderscheid tussen het ‘kort verslag’, dat tijdens de vergadering zelf wordt opgetekend, en de volledige notulen die op de volgende vergadering worden goedgekeurd en vastgesteld. De formulering van genomen besluiten moet dus ter vergadering worden vastgesteld, maar de verdere uitwerking en het opstellen van de notulen kan door de scriba na de vergadering worden verricht.
Bij de particuliere en generale synoden behoort aan het einde van elke zitting óf aan het begin van de verdaagde zitting een verslag van het verhandelde voorgelezen en goedgekeurd te worden, terwijl de verdere vaststelling der acta aan het moderamen kan worden opgedragen. Dat bij de particuliere en generale synoden de besluiten nog tijdens haar zitting gearresteerd worden, is nodig omdat elke kerkelijke vergadering het recht en de bevoegdheid heeft haar eigen besluiten te controleren. Bovendien treden de genomen besluiten na afloop van de vergadering terstond in werking, tenzij in het besluit zelf daarvoor een bepaalde datum is aangegeven. Staat er op de agenda van een classis wel vaststelling van de notulen van de vorige vergadering, dit punt kan niet staan op de agenda van een particuliere of generale synode, daar deze acta op de vergadering zelf moeten worden vastgesteld. Wat het vervullen van het scribaat betreft, merken we op dat elke kerkeraad een vaste scriba heeft. Ook tegen een vaste scriba in de classicale vergadering is geen bezwaar. Wat tegen een vaste praeses kan worden ingebracht, geldt niet voor een scriba. De scriba moge door zijn werk een man van invloed en betekenis zijn, hij neemt toch meer een dienende dan een leidende positie in.
Moet aan iedereen, die het vraagt, inzage der acta of notulen, of een uittreksel er uit, gegeven worden? Nee, de lezing der acta komt wel toe aan de leden der vergadering, maar niet aan alle leden van de kerk, omdat er bij zaken van opzicht en tucht telkens zaken van persoonlijke aard in behandeld worden, die geheim moeten blijven. Alleen zij die er rechtstreeks bij betrokken zijn, hebben recht een gewaarmerkt afschrift van de besluiten, die op hun zaak betrekking hebben, te ontvangen. Het behoort dus tot de bevoegdheid der kerkelijke vergaderingen zelf om te beslissen wat zij bekend willen maken aan de leden van de kerk.
In verband met de geheimhouding van zekere zaken uit de kerkelijke vergaderingen, hebben vele classes en synoden bij de aanvang der Reformatie er op gewezen, dat men er ernstig op moet toezien, dat geen indiscrete (onbescheiden, ongepaste) mededelingen uit kerkelijke vergaderingen geschieden. Als voorbeeld vermelden we het besluit van de Synode van Schoonhoven 1630: ‘Alle leden van de synode worden vermaand en belast om geen acten, besluiten of adviezen van kerkelijke colleges uit te brengen tot nadeel van de vergadering, mitsgaders leer en orde der gereformeerde kerken; en zo iemand daaraan schuldig bevonden wordt, zal het college, waaronder hij ressorteert, hem bestraffen; eerstelijk hem geen zitting geven in het kerkelijk college voor een zekere tijd, staande tot discretie van die vergadering; en zo hij volhardt, zal hij met orde voor een tijd geschorst worden, niet alleen van zijn dienst, maar ook van het goed dat hij door de dienst geniet’.
Op de Generale Synode van de Gereformeerde Gemeenten te Utrecht in 1959 werd over de zwijgplicht van ambtsdragers uitgesproken: ‘Dat de zwijgplicht door ambtsdragers in acht dient te worden genomen en dat, als zulks niet geschiedt, daartegen kerkrechtelijk dient te worden opgetreden’.