|156|
Art. XXXIV. In alle samenkomsten zal bij den praeses een scriba gevoegd worden, om naarstiglijk op te schrijven ’t gene waardig is opgeteekend te zijn.
Van den beginne aan was er natuurlijk bij de kerkelijke vergaderingen een moderamen noodig. Maar deze bepaling dateert eerst van de synode van Middelburg, 1581, waar ze reeds woordelijk zoo luidt. Zij handelt over twee zaken, nl. over de noodzakelijkheid van een moderamen en over de taak van den scriba.
1. De noodzakelijkheid van een moderamen: In alle samenkomsten zal bij den praeses een scriba gevoegd worden.
Wie behooren tot een moderamen? Het artikel noemt alleen een praeses en een scriba. Die twee moeten in alle samenkomsten wezen, nl. in kerkeraden, classen en synoden. In de oudste redactie van 1571 en 1578, was er ook nog van een assessor of bijzitter sprake, maar de redactie van 1581 liet hem weg, omdat hij niet voor alle vergaderingen noodig is. Een kerkeraadsvergadering die slechts enkele uren duurt en een vasten praeses heeft, kan wel zonder assessor vergaderen. Zijn er zaken te behandelen, waarbij de praeses niet tegenwoordig mag zijn, dan kan de oudste of bekwaamste ouderling, of, waar twee of meer predikanten zijn, de vorige praeses zoolang als assessor optreden. Maar bij meerdere vergaderingen, die één of meer dagen duren is een assessor noodig, om den praeses bij te staan in de leiding, te herinneren als hij iets zou vergeten en te vervangen als hij aan de discussie zou deelnemen. Deze drie: praeses, scriba en, voor de meerdere vergaderingen nog een assessor, vormen samen het moderamen, (een Latijnsch woord dat besturing, leiding beteekent) d.i. het bestuur, bij hetwelk de leiding der vergadering berust.
Is het moderamen een permanent bestuur? Neen, want de functies van praeses, scriba en assessor duren slechts zoolang de vergadering zit. Bij de Roomsche, Luthersche en Collegialistische systemen is het moderamen wel een blijvend bestuur. Maar bij de Gereformeerden was het gewoonte elke volgende vergadering een nieuw moderamen te kiezen. Bij kerkeraden met meer dan één predikant, en bij classen waren zij er zelfs tegen,
|157|
dat dezelfde dienaar tweemaal achtereen praeses was, om het gevaar van hiërarchie te voorkomen, dat des te grooter was naarmate deze vaker samenkwamen. Bij de particuliere en generale synoden, die minder dikwijls samenkwamen en waarheen de classen of synoden doorgaans hare bekwaamste dienaren afvaardigden, lieten zij het wel vrij, maar was toch ook in de practijk afwisseling regel. Gebeurde het al eens, dat men op de volgende synode den vorigen praeses herkoos, zooals op de synode van Dordrecht, 1574, die Casper van der Heijden, den praeses van de vorige synode te Embden, 1571, weer tot voorzitter verkoos, dan was het niet de bedoeling om daarvan regel te maken, maar achtten de afgevaardigden het voor de goede constitutie der kerken van belang.
Mag een emeritus-dienaar, die lid eener kerkelijke vergadering is en keurstem heeft, in haar moderamen verkozen worden? Ja, een emeritus-dienaar is wel ontslagen van de verplichting tot zijn dienstwerk, maar blijft al zijn vroegere bevoegdheden behouden. Hij mag door den kerkeraad naar de classe, door de classe naar de particuliere synode en door deze naar de generale synode afgevaardigd, en door al deze samenkomsten in het moderamen (praeses, scriba of assessor) gekozen worden.
2. De taak van den scriba. Doorgaans wordt de scriba door de vergadering uit een harer leden gekozen. Dit ligt in den aard der zaak, al is het op zich zelf genomen mogelijk dat een kerkeraad een vasten secretaris aanstelt, om de notulen te maken en de correspondentie te voeren, buiten eigen kring; evenals een secretaris van het curatorium zelf geen curator behoeft te zijn (Heraut, 1921 no. 2257).
Zijn taak is dan: om naarstiglijk op te teekenen, ’t gene waardig is opgeteekend te zijn. De opteekening is noodzakelijk om twee redenen: 1e om te voorkomen, dat er later over dezelfde dingen nog weer gehandeld wordt, en 2e om de besluiten voor het nageslacht te bewaren.
Wat moet de scriba opteekenen? Er staat: ’t gene waardig is opgeteekend te zijn, (Latijn: notatu digna = dingen, die waard zijn opgeteekend te worden). Er gebeurt in de meeste vergaderingen wel eens iets dat niet waardig is opgeteekend te worden en waaraan het nageslacht niets heeft. Het was dan ook vroeger de gewoonte niet de breede discussie, maar alleen de besluiten met de gronden waarop ze rusten in de acta op te nemen. Trouwens als de geheele discussie er bij opgenomen
|158|
werd, zouden de acta al te breedsprakig worden. Maar in deze eeuw van onderzoek en nieuwsgierigheid is men daarmee niet meer tevreden. De acta moeten zóó nauwkeurig en uitvoerig wezen, dat de lezers als het ware de vergadering zelf bijwonen. Het komt alleen op de besluiten aan en de gronden waarop ze rusten.
Welken titel moeten de besluiten dragen? Het artikel zegt er niets var. Er komen drie woorden voor in aanmerking, nl. handelingen, notulen en acta. De naam handelingen is al van ouden datum. De besluiten van de synoden te Embden, 1571, en te Dordrecht 1578, werden reeds: „Acta ofte handelinghen” genoemd. De Christelijk Gereformeerde kerk noemde de acta harer synoden ook: „Handelingen”. Maar dit woord is toch te ruim. De „handelingen” van een kerkeraad duiden niet alleen aan wat de kerkeraad besloten, maar ook wat hij gedaan heeft. Dit blijkt duidelijk uit art. 32: „De handelingen”, d.i. niet alleen wat de synode opteekent, maar ook wat ze doet en verhandelt, „zullen met gebed aanvangen en met dankzegging besloten worden”. De officieele acta omvatten echter alleen de eigenlijke besluiten, die officieel gezag dragen. Het woord notulen kan alleen voor kerkeraads- en classicale-vergaderingen gebruikt worden, niet voor de particuliere en generale synoden. Notulen is afgeleid van notula (een verkleinwoord van nota = teeken), dat een klein teeken, ook wel het opgeteekende aanduidt. Notulen zijn dan ook de opteekening van de besluiten met de voornaamste punten uit de discussie. Het woord acta is echter het juiste woord voor de besluiten der synoden. Van een kerkeraads- en classicale vergadering, die maar enkele uren vergaderen, kan men notulen maken, d.w.z. de besluiten met de hoofdpunten der discussie opteekenen. Maar van een particuliere en generale synode, die vaak enkele dagen zitting houden, maakt men „acta”, d.w.z. teekent men alleen de „besluiten” op, en niet wat zij doen of verhandelen. Zoo spreken wij van de „Acta der provinciale, particuliere, generale synoden”.
Moeten de notulen en acta door dezelfde vergadering vastgesteld worden? De notulen van den kerkeraad kunnen door de volgende vergadering vastgesteld worden. Inzake de notulen der classe maakt men onderscheid tusschen het „kort verslag” dat door de vergadering zelf wordt opgeteekend en in een of ander kerkelijk blad wordt geplaatst, en de „notulen”, die op de volgend vergadering worden gelezen en goedgekeurd. Bij
|159|
classen kan dit nog, als de formuleering der besluiten ten minste niet aan den scriba zelf wordt overgelaten, doch door de vergadering zelf geschiedt. Maar de particuliere en generale synoden doen het beste aan het einde van elke zitting een verslag van het verhandelde voor te lezen en goed te keuren en de vaststelling der acta aan het moderamen op te dragen. De besluiten zelf treden terstond in werking wanneer zij genomen zijn, tenzij in het besluit zelf daarvoor een bepaalden datum is aangegeven.
Moet aan iedereen, die het vraagt, inzage der acta of notulen, of een uittreksel (extract) uit dezelve, gegeven worden? Neen, de lezing der acta komt wel aan de leden der vergadering toe, maar niet aan alle leden der kerk, omdat er bij opzicht en tucht telkens zaken van persoonlijken aard behandeld worden, die geheim moeten blijven; en alleen zij, die er rechtstreeks bij betrokken zijn, hebben recht een gewaarmerkt afschrift van de besluiten, die op hun zaak betrekking hebben te ontvangen.