Art. XLV. De Kerk, in dewelke de Classe, en desgelijks de Particuliere of Generale Synode, samenkomt, zal zorg dragen, dat zij de Acten der voorgaande vergadering op de naastkomende bestelle.
In art. 34 werd bepaald, dat er in de kerkelijke samenkomsten een scriba moet wezen om het verhandelde op te teekenen. Dit artikel voegt er nu aan toe, dat de kerk ter plaatse waar de classen en synoden samenkomen, er zorg voor moet dragen, dat de acta der vorige vergadering op de volgende aanwezig zijn. Wij spreken over twee hoofdzaken nl.
1. Over de zorg voor de Acta. Deze bepaling dateert van de synode te Dordrecht, 1578, maar gold toen nog alleen voor de synoden. De volgende synode, te Middelburg, 1581, nam er echter de classen in op, zoodat de bepaling van toen af gold voor alle meerdere vergaderingen. De boven afgedrukte redactie, door haar opgesteld, bleef tot nu toe onveranderd gelden.
Dit artikel handelt niet over de vaststelling der acta, wat bij art. 34 behoort, maar legt alleen aan de kerk, in welke de meerdere vergadering gehouden wordt, de taak op, om te zorgen, dat de acta van de vorige vergadering aanwezig zijn. In vroeger tijd, toen deze nog niet gedrukt werden, was dit nog zoo veel meer noodig dan thans, nu gewoonlijk al de afgevaardigden, reeds vóór de bijeenkomst der vergadering, den juisten tekst van de gedrukte acta in hun bezit hebben.
2. Over de zorg voor de Archieven. Onder de kerkelijke archieven verstaan wij de verzameling van geschreven en gedrukte stukken, die op het ontstaan en de geschiedenis der kerken betrekking hebben. Het is in vele kerken zóó treurig
|203|
met die Archieven gesteld, dat de particuliere synode van Zeeland aan de synode van Rotterdam, 1917, voorstelde, „maatregelen te nemen in het belang der Plaatselijke, Classicale en Particuliere Synodale archieven onzer kerken”. De synode besloot dan ook, door haar moderamen aan de particuliere synodes een schrijven te richten, waarin met allen nadruk wordt aangedrongen op de zorgvuldige bewaring van haar archief, en haar verzocht wordt, mede te werken, dat in de Classes in haar ressort voor de Archieven de vereischte zorg wordt gedragen.
Er zijn vierderlei archieven te onderscheiden: nl. de kerkeraadsarchieven; de classicale archieven; de archieven der particuliere en der generale synoden; en het zendingsarchief. Tot de kerkeraadsarchieven behooren alle eigendomsbewijzen en schuldbrieven, alle stukken, die op de formatie en reformatie der plaatselijke kerken betrekking hebben, alle doop- en lidmatenboeken, alle notulen der kerkeraadsvergaderingen en acta der synoden, enz. Het beste is, dat de zorg voor het archief aan een archivaris wordt opgedragen. Tot die van de classen behooren de classicale notulen en acta der synoden, de verslagen der kerkvisitatie, de correspondenties inzake tuchtgevallen, klachten, gravamina, allerlei rapporten, enz. De classe wijze een archief-bewarende kerk aan, en de kerkvisitatoren controleeren of het archief in orde is en brengen van hun onderzoek rapport uit. Evenzoo zorgen de particuliere en generale synoden voor haar archieven door een archief-bewarende kerk aan te wijzen, gelijk het archief der Generale synode bij besluit der synode van Middelburg, 1896, en het zendingsarchief bij besluit der synode van Arnhem, 1902, aan de zorg van de Gereformeerde kerk te Amsterdam zijn toevertrouwd.