(DAO, deputaten F&B)
De bestaande regelingen zijn verspreid over:
- Huishoudelijke Regeling voor generale synoden art. 11, 12
- Bijlage 4 van de Huishoudelijke Regeling voor generale
synoden
- Acta GS Zwolle 2008-2009, art. 143
1. Het is goed de verschillende bepalingen over deputaten in één
document te hebben, dat aan de deputaatschappen bij hun
aanstelling beschikbaar wordt gesteld.
2. In de loop van de tijd zijn kleine wijzigingen en
verduidelijkingen totstand gekomen die nog niet adequaat in de
regeling zijn doorgevoerd.
3. Er werden een paar lacunes geconstateerd.
4. Op een enkel punt vraagt de nieuwe kerkorde om een aanvullende
bepaling.
5. Met name deputaten F&B maakten van de gelegenheid gebruik
kleine en puur redactionele verbeteringen aan te
brengen.
6. Vanuit de praktijk blijft een document als het onderhavige in
ontwikkeling. Ook dat maakt het handig alles in één document
te hebben, dat vervolgens van synode tot synode simpel bijgewerkt
kan worden.
Deputaten zien ervan af hun sub 2 - 5 genoemde bevindingen in dit onderdeel te expliciteren. In ons voorstel voor een nieuwe regeling geven we door onderstreping aan waar de wijzigingen zitten.
Vooraf
1. In de onderstaande regeling wordt in de kop van ieder artikel
verwezen naar de huidige regelgeving.
2. Aanvulingen en/of aanpassingen van deputaten HKO zijn
weergegeven met onderstreping.
3. De regeling kan als bijlage worden toegevoegd aan de
Huishoudelijke Regeling voor generale synoden. De oude bijlage 4
is in geamendeerde vorm in deze regeling opgenomen.
|39|
Regeling generale deputaten
Artikel 1: Instelling en instructie (zie HR, art. 11)
1. de generale synode besluit tot het instellen, continueren of
opheffen van een deputaatschap;
2. het deputaatschap ontvangt een instructie, waarin op
hoofdlijnen de opdracht en de wijze waarop deze zal worden
uitgevoerd, zijn aangegeven;
Artikel 2: Benoeming (zie HR, art. 11)
1. de synode benoemt in een comitézitting (toevoeging HKO)
op advies van het moderamen de leden en eventueel
plaatsvervangende leden van het deputaatschap en wijst een
samenroeper aan; deputaten doen een voorstel voor een rooster van
aftreden;
2. een bestaand deputaatschap kan, nadat het de betrokkene
gepolst heeft, zelf gemotiveerde voorstellen doen voor de
benoeming van nieuwe leden. Eventueel kan het een
wervingsprocedure gebruiken. Het deputaatschap brengt zijn
benoemingsvoorstellen in een vertrouwelijke brief ter kennis van
het moderamen (toevoeging HKO). Het moderamen beslist of hij
deze voorstellen overneemt, of daarvan afwijkt;
3. deputaten zijn belijdend lid in volle rechten van een van
de kerken die het verband van de Gereformeerde Kerken in
Nederland vormen; wie niet langer aan deze benoemingsvoorwaarde
voldoet, dient het deputaatschap daarvan onverwijld in kennis te
stellen; het niet meer voldoen aan deze voorwaarde betekent dat
men ophoudt deputaat te zijn (toevoeging HKO naar Statuut TU art.
12.4);
4. in het algemeen worden deputaten aangezocht op basis van
kennis, ervaring en hun persoonlijke en/of inhoudelijke
competentie op het terrein van het deputaatschap, waarbij er naar
gestreefd wordt dat deputaten elkaar aanvullen;
5. een deputaatschap kan zich met het oog op de realisering van
zijn opdracht tijdelijk versterken. Hiervoor is instemming nodig
van deputaten administratieve ondersteuning en – in geval van
financiële gevolgen – van deputaten financiën en beheer;
6. cumulatie van functies door lidmaatschap van (redactionele
wijziging HKO) verschillende deputaatschappen wordt zoveel
mogelijk vermeden;
7. deputaten worden als regel voor een periode van drie jaar
benoemd, behoudens een eerdere afronding van de opdracht aan het
deputaatschap;
8. deputaten worden in beginsel niet vaker dan twee keer
herbenoemd. Leden van de Raad van Toezicht van de Theologische
Universiteit, het deputaatschap kerkelijke eenheid, het
deputaatschap betrekkingen buitenlandse kerken en het
deputaatschap financiën en beheer kunnen een derde keer
herbenoemd worden indien de wenselijkheid daartoe aannemelijk
wordt gemaakt.
Artikel 3: Werkwijze (zie HR art. 12)
1. Deputaten zijn gebonden aan hun specifieke instructie;
2. deputaten regelen hun werkzaamheden, onder leiding van de
samenroeper, binnen drie maanden na hun benoeming;
3. deputaten wijzen uit hun midden zo nodig een voorzitter,
een secretaris en een penningmeester aan (toevoeging
HKO);
4. indien deputaten administratieve ondersteuning signaleren
dat deputaten duidelijk buiten hun mandaat gaan, hebben zij
het recht die deputaten daarop te wijzen. Die deputaten moeten in
hun rapportage aan de eerstvolgende synode hierover expliciet
rapporteren (toevoeging HKO uit: Huishoudelijke Regeling voor
generale synoden, Bijlage 1 sub1);
|40|
5. deputaten overleggen over het door hen gevoerde financieel
beheer, overeenkomstig de daarvoor nader vast te stellen regels,
met deputaten financiën en beheer, die namens de kerken
optreden als controller en adviseur voor alle
deputaatschappen (toevoeging HKO uit GS 2011-2012, art. 102,
besluit 2.b; zie ook art. 4.6);
6. deputaatschappen overleggen waar nodig met andere
deputaatschappen en zoeken alle mogelijke samenwerking; over deze
samenwerking rapporteren zij gezamenlijk aan de synode in een
aparte rapportage;
7. deputaten kiezen, indien de synode voor speciale doeleinden
de oprichting van een bijzondere kerkelijke organisatie of
instelling nodig of gewenst acht, voor een rechtsvorm binnen de
mogelijkheden die art. 2:2 van het Burgerlijk Wetboek daarvoor
biedt (toevoeging HKO naar art. E68.3).
Artikel 4: Rapportage en communicatie (zie HR art. 12)
1. Deputaten informeren de kerken elk jaar in een jaarbericht
over de voortgang van hun werk, de bereikte resultaten en
belangrijke ontwikkelingen;
2. het jaarbericht wordt uiterlijk drie maanden na het
verslagjaar aan deputaten administratieve ondersteuning
aangeboden, die het op de nader af te spreken wijze zullen
publiceren;
3. deputaatschappen die hun eigen financiën beheren en/of een
eigen uitvoeringsorganisatie hebben, publiceren via DAO
(toevoeging HKO) behalve het jaarbericht een financieel
jaarverslag, dat zal worden opgesteld volgens de daaraan
gebruikelijk te stellen eisen;
4. naar aanleiding van het jaarbericht en/of het jaarverslag,
vindt overleg plaats met deputaten administratieve ondersteuning
en deputaten financiën en beheer;
5. deputaatschappen rapporteren op de nader vastgestelde tijd en
wijze aan de synode over de uitvoering van hun opdracht en doen
voorstellen voor besluitvorming door de synode, waaronder de
formulering van een eventuele nieuwe opdracht. Daarbij
concentreren zij zich op de voor de bespreking door de synode
belangrijkste zaken. De formulering van de voorstellen vindt
plaats in overleg met deputaten administratieve
ondersteuning;
6. in de driejaarlijkse rapportage wordt een nadrukkelijke
onderbouwing opgenomen van nut en noodzaak van de dienstverlening
door het desbetreffende deputaatschap, van de daarmee
samenhangende kosten, en van de reacties uit de achterban op de
verrichte dienstverlening (toevoeging HKO uit GS 2011-2012, art.
101, besluit 2.b);
7. deputaten houden zich bij de rapportages en publicaties
genoemd onder 1, 2, 3, en 5 aan de aanwijzingen van deputaten
administratieve ondersteuning;
8. de tijdige aanbieding van rapporten aan de kerken is
bedoeld om de kerken gelegenheid te bieden tot kennisname,
overweging en eventueel reactie. Dit is van belang in het kader
van het werken aan draagvlak voor en het bewaken en bevorderen
van de kwaliteit van de op voorstel van deputaten door de synode
te nemen besluiten. De aanbieding aan de kerken schept geen
verplichting voor de kerken tot reactie. Voorbereiding door
kerkenraden is ook niet onmisbaar voor de behandeling van de
rapporten door de synode (toevoeging HKO uit GS 2005, art. 176,
gronden 1 en 2);
9. deputaten kunnen de kerken over hun werk informeren, maar
onthouden zich van een publieke discussie over hun ter
behandeling ter beschikking gestelde brieven en rapporten.
Artikel 5: Begrotingen en financieel beleid (zie HR Bijlage 4)
1. Deputaten dienen minimaal zes maanden voor de aanvang van de synode hun begrotingen in bij deputaten financiën en beheer. Naast de begroting voor het jaar, volgende op dat waarin de synode bijeenkomt, wordt ook een begroting opgesteld voor de twee hierop volgende jaren. Deze worden voor wat betreft de financiële
|41|
aspecten beoordeeld door deputaten financiën en beheer.
Zij geven hun bevindingen door aan de synode vóór het rapport
voor de eerste keer op een vergadering van de synode aan de
orde komt. Bij verschil van mening tussen een deputaatschap
en deputaten financiën en beheer vindt er, vóór de
behandeling op de synode, overleg plaats tussen deputaten
financiën en beheer en het desbetreffende deputaatschap;
2. deputaten houden rekening met de richtlijnen zoals die door
deputaten financiën en beheer zijn toegezonden. Zij
streven een begroting na die lager is dan het jaar daarvoor
(wijziging HKO op verzoek DFB en in lijn met hun huidig
beleid);
3. in het geval dat verhoging van het budget plaatsvindt,
geven deputaten aan waarom het noodzakelijk is het budget te
verhogen (wijziging HKO op verzoek van DFB en in lijn met
hun huidig beleid);
4. deputaten gaan regelmatig na of ook anderszins bezuiniging
mogelijk is, om de synode de gelegenheid te geven middelen
vrij te maken voor dekking van de kosten van nieuw beleid van
(schrappen: ‘andere’ op verzoek van DFB) deputaatschappen,
die geen mogelijkheid hebben zelf in de dekking van meerkosten te
voorzien. Dit punt krijgt aandacht in het overleg dat deputaten
financiën en beheer jaarlijks voeren met de deputaatschappen over
hun beleid en financiën;
5. deputaten gaan regelmatig na of dekking van de kosten op een
andere wijze kan plaats vinden dan via het quotum. Afzonderlijke
producten, diensten en faciliteiten dienen zoveel mogelijk tegen
kostprijs aangeboden te worden. Verder kan met name worden
gedacht aan projectmatige financiering. Deputaten financiën en
beheer vervullen een adviserende en coördinerende rol bij de
vraag op welke wijze en in welke periode speciale acties kunnen
worden gevoerd;
6. deputaten financiën en beheer treden namens de kerken op als
controller en adviseur voor alle deputaatschappen;
7. deputaten financiën en beheer zijn bevoegd een
doelmatigheidsonderzoek in te stellen dan wel te laten instellen
over de bedrijfsvoering binnen een organisatie waarvoor door de
generale synode deputaten benoemd zijn. De kosten hiervan komen
voor rekening van het betrokken deputaatschap en moeten betaald
worden uit het budget waarover dit deputaatschap beschikt. Indien
dit onvoldoende mogelijkheid biedt, dient hiervoor een
afzonderlijk budget bij de generale synode te worden
aangevraagd.;
8. deputaten financiën en beheer kunnen zich door zowel interne
als externe deskundigen laten adviseren en waar nodig deze
krachten tijdelijk inhuren;
9. deputaten financiën en beheer zijn bevoegd tussentijds
maatregelen te treffen ten aanzien van die deputaatschappen die
blijk hebben gegeven van een onzorgvuldig of onjuist beheer van
de hun toevertrouwde gelden. De desbetreffende deputaten houden
zich aan de uitspraak van deputaten financiën en beheer. Of er
sprake is van onzorgvuldig of onjuist beheer, is ter beoordeling
van deputaten financiën en beheer onder verantwoording aan de
eerstvolgende generale synode. Deputaten F&B zijn niet
bevoegd om inhoudelijk het beleid van deputaatschappen te
beoordelen;
10. zelf administrerende deputaatschappen zijn bevoegd voor
bijzondere omstandigheden een bestemmingsreserve dan wel
voorziening aan te leggen. Wanneer uit de jaarrekening van het
deputaatschap blijkt dat de reserve/voorziening uitgaat boven het
gestelde maximum, wordt het meerdere overgedragen aan het
deputaatschap financiën en beheer. Deputaten financiën en beheer
kunnen bindende voorschriften geven of uitspraken doen over de
vraag wat onder bestemmingsreserve/voorziening wordt verstaan.
Zij zijn ook bevoegd aan te geven hoe hoog een bestemmingsreserve
/ voorziening mag zijn;
11. deputaten financiën en beheer stellen tevens vast, welke
omvang de centraal aangehouden reserve (CAR) mag hebben. In deze
reserve, die wordt beheerd door deputaten financiën en beheer,
worden ook overschotten aan middelen ten opzichte van hun
jaarbegroting van zelf administrerende deputaatschappen gestort,
voor zover deze niet nodig zijn voor aanvulling van hun reserves
en voorzieningen. Met grote zelf
|42|
administrerende deputaatschappen met een specifieke status
kunnen hierover afwijkende afspraken worden gemaakt, indien hun
specifieke status dat vereist. Deputaatschappen die zelf
geen administratie voeren, betalen hun uitgaven via
de quaestor. Overschotten en tekorten ten opzichte van hun
jaarbegroting komen ten gunste c.q. ten laste van de
algemene middelen van deputaten financiën en beheer. Eens per 3
jaar rapporteren deputaten financiën en beheer aan de synode over
de omvang van de CAR in relatie tot de risico’s en de waarborging
van de continuïteit. Zo nodig worden daarbij voorstellen gedaan
voor aanpassing van de CAR. Deputaten financiën en beheer
voeren bij het opstellen (redactionele wijziging HKO) van
de jaarrekening een beoordeling van de omvang van de CAR uit.
Wanneer er een overschot bij de CAR ontstaat, wordt dit aangewend
voor verlaging van het quotum in volgende jaren;
12. deputaatschappen brengen hun liquiditeiten in verband met
reserves en voorzieningen onder bij de quaestor. Deze draagt zorg
voor risicomijdende belegging op spaar- en depositorekeningen bij
goed bekend staande banken vallend onder het toezicht van De
Nederlandsche Bank en de Autoriteit Financiële Markten. Over bij
de quaestor ondergebrachte liquiditeiten wordt geen rente aan
deputaatschappen vergoed. Deputaten financiën en beheer kunnen
hierover met grote zelf administrerende deputaatschappen met een
specifieke status afwijkende afspraken maken vanwege hun
specifieke status, waarbij de eis van risicomijdende belegging
wordt gehandhaafd;
13. deputaten financiën en beheer zijn bevoegd om het
quotumbedrag per ziel over de jaren heen te egaliseren door
middel van het heffen van een lager dan wel hoger bedrag per ziel
dan noodzakelijk is voor de bekostiging van een of meer
deputaatschappen. In dit kader kunnen deputaten F&B ook
bindende aanwijzingen geven omtrent het verloop van de reserves.
Artikel 6: Administratie en jaarrekening (zie HR, Bijlage 4)
1. Indien deputaten hun transacties niet uitsluitend laten
verlopen via de quaestor, wijzen zij uit hun kring een
penningmeester en een plaatsvervanger, tevens gemachtigde, aan.
De plaatsvervanger, tevens gemachtigde moet te allen tijde elke
functie en bevoegdheid van de penningmeester kunnen waarnemen, in
geval deze niet (meer) kan functioneren;
2. voor het ontvangen van bedragen en het zelf verrichten van
betalingen aan derden maakt de penningmeester of diens vervanger
uitsluitend gebruik van een op naam van het deputaatschap staande
resp. te openen rekening bij een financiële instelling. De
penningmeester regelt (bij het openen van een
bankrekening) ook een machtiging voor zijn
plaatsvervanger;
3. de penningmeester geeft aan de quaestor door: de naam van het
deputaatschap; naam, adres en woonplaats van de penningmeester en
zijn vervanger; het rekeningnummer met de tenaamstelling waarop
betalingen moeten geschieden;
4. de penningmeester van een zelf administrerend deputaatschap
vraagt binnen het kader van de voor het deputaatschap
vastgestelde begroting voor de te maken kosten een voorschot van
de quaestor;
5. de penningmeester stelt uiterlijk op 31 maart de
jaarrekening samen over het afgelopen boekjaar, of laat de
jaarrekening door een deskundige samenstellen. Hierbij wordt
uitgegaan van dezelfde categorieën als in de begroting.
Belangrijke wijzigingen ten opzichte van de begroting worden op
behoorlijke wijze toegelicht. Deputaten financiën en beheer
kunnen nadere richtlijnen geven voor het samenstellen van de
jaarrekening. De penningmeester doet van de jaarrekening zo
spoedig mogelijk een kopie toekomen aan deputaten financiën en
beheer. Indien de jaarrekening wordt gecontroleerd door een
externe accountant, doet de penningmeester van het
controlerapport zo spoedig mogelijk een kopie toekomen aan
deputaten financiën en beheer (wijziging HKO op verzoek van
DFB). Wanneer door de accountant een
|43|
managementletter wordt uitgebracht, wordt hiervan
eveneens een kopie toegezonden aan deputaten financiën en beheer.
De controle van de jaarrekening van de overige deputaatschappen
vindt plaats volgens de hiervoor geldende richtlijnen of
aanwijzingen van deputaten F&B.
Artikel 7: Personeelsbeleid (zie GS 2008-2009, art. 143)
1. De deputaatschappen die voor het in loondienst zijnde
personeel de CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening
toepassen, stemmen onderling de salariëring af van de hoogste
leidinggevenden. Dit vanwege het feit dat de werknemers binnen de
instellingen hiertoe niet bevoegd zijn;
2. vanwege het belang van uniformering van de arbeidsvoorwaarden
richten het Archief- en Documentatiecentrum en de Theologische
Universiteit in de verdere ontwikkeling van het
arbeidsvoorwaardenbeleid zich binnen de financiële kaders zo veel
mogelijk op de CAO van de Vereniging van Universiteiten (VSNU).
Beide instellingen informeren elkaar over voorgenomen
veranderingen op het gebied van de arbeidsvoorwaarden;
3. in de rapportage naar de synode geven de deputaatschappen een
overzicht van de personeelsformatie, waarbij in ieder geval wordt
aangegeven welke functies er zijn en het aantal fte’s per
functie;
4. wanneer een deputaatschap besluit om voor het eerst een
werknemer in loondienst te benoemen, wordt voor de toepassing van
de arbeidsvoorwaarden aangesloten bij de reeds bestaande
regelingen van de andere deputaatschappen;
5. nieuwe of bestaande deputaatschappen die zich als instelling
gaan vestigen in het Gbouw en zelf de loon- en
personeelsadministratie uitvoeren, sluiten zich aan bij hetzelfde
administratieve verwerkingssysteem dat daar wordt gebruikt;
6. in elke instelling waarin geen directeursfunctie aanwezig is
wordt jaarlijks – en tussentijds als zich een wijziging voordoet
- gepubliceerd welke functionaris belast is met het
personeelsbeleid en als zodanig de werkgever
vertegenwoordigt;
7. deputaatschappen zien er op toe dat geen deputaat in een
situatie geraakt waarin hij beslissingen moet nemen die de schijn
oproepen van partijdigheid en/of verstrengeling van belangen;
8. deputaatschappen die afwijken van de door deputaten financiën
en beheer uitgebrachte adviezen, verantwoorden dit in hun rapport
aan de volgende synode.