Voor de procedure bij de colleges voor de behandeling van bezwaren en geschillen zijn regels gegeven in ord. 12-7 en hoofdstuk V van de generale regeling kerkelijke rechtspraak.
Een college neemt een ingediend bezwaarschrift in behandeling, tenzij al meteen duidelijk is dat het bezwaarschrift niet ontvankelijk is. Dat is bijvoorbeeld het geval als het bezwaarschrift niet voldoet aan de vereisten die aan een bezwaarschrift zijn gesteld in ord. 12-5 en 12-8 (in G.R. kerkelijke rechtspraak, art. 18, wordt ten onrechte verwezen naar ord. 12-9). Degene die het bezwaar heeft ingediend krijgt overigens nog wel de gelegenheid om het bezwaarschrift aan te vullen; blijft deze aanvulling achterwege, dan kan het bezwaar niet-ontvankelijk worden verklaard en wordt het dus niet in behandeling genomen. Als een bezwaarschrift bij een college is ingediend, wordt dit toegezonden aan
|251|
het kerkelijk lichaam dat het bestreden besluit heeft genomen of waarmee het geschil bestaat. Deze wederpartij krijgt de gelegenheid om binnen een bepaalde termijn op het bezwaarschrift te reageren (G.R. kerkelijke rechtspraak, art. 20-1 en 2). Beide partijen kunnen op hun verzoek inzage of een afschrift van de stukken die bij de behandeling ter tafel liggen krijgen.
Het college is bevoegd om — voordat een bezwaarschrift in behandeling wordt genomen — te bepalen dat een bepaald bedrag moet worden betaald ter voorziening in de kosten van de behandeling van de zaak. Een college heeft ook de bevoegdheid om bij kerkelijke lichamen inlichtingen en gegevens op te vragen (G.R. kerkelijke rechtspraak, art. 20-4 en 5).
Ook hier geldt dat zaken die met elkaar samenhangen gezamenlijk behandeld kunnen worden en dat bezwaren die in één bezwaarschrift zijn ingediend, maar op meer dan één aangelegenheid betrekking hebben apart kunnen worden behandeld (G.R. kerkelijke rechtspraak, art. 19).
Na deze voorbereiding volgt de behandeling zelf. Betrokkenen krijgen de gelegenheid om tijdens een zitting van het college mondeling toelichting te geven, als zij daartoe een verzoek indienen of als het college daartoe aanleiding ziet (ord. 12-7-2). Deze formulering betekent dat het college — als er geen verzoek is gedaan en het college zelf geen reden ziet om partijen op te roepen — ook de mogelijkheid heeft een zaak op de stukken af te doen.
Betrokkenen mogen zich laten bijstaan door een raadsman of -vrouw. Ook in deze procedures wordt ervanuit gegaan dat partijen in eikaars aanwezigheid worden gehoord, al is het college ook bevoegd om betrokkenen om bijzondere redenen afzonderlijk te horen. In dat geval worden partijen — over en weer — schriftelijk geïnformeerd over de verklaringen die tijdens hun afwezigheid zijn afgelegd (G.R. kerkelijke rechtspraak, art. 21).
De behandeling van een bezwaar of geschil is niet openbaar. De Commissie voor civielrechtelijke vraagstukken, die in februari 2000 advies heeft uitgebracht over de ontwerp-ordinanties, wijst er in haar rapport op dat ‘het in overeenstemming is met het karakter van de kerkelijke procedure dat deze niet openbaar is. Het gaat immers steeds om een intern-kerkelijke aangelegenheid, die zich niet afspeelt op het publieke erf’. Overigens is in de regeling ook opgenomen dat een college uit eigen beweging of op verzoek van partijen kan besluiten tot een openbare behandeling van een zaak (ord. 12-7-3).