|497|
Artikel 1: Voorbereiding van de synode — 4
Artikel 2: Constituering van de synode — 4
Artikel 3: Moderamen — 4
Artikel 4: Adviseurs — 5
Artikel 5: Commissies — 5
Artikel 6: Niet besluitvormende vergaderingen — 6
Artikel 7: Orde van de vergaderingen — 6
Artikel 8: Behandeling van de onderwerpen — 7
Artikel 9: Orde van de besluitvorming — 7
Artikel 10: Deelnemers aan de besluitvorming — 8
Artikel 11: Deputaten van de generale synode — 9
Artikel 12: Algemene instructie voor deputaten — 9
Artikel 13: Externe communicatie en mediacode — 10
Artikel 14: Acta en Handelingen — 10
Artikel 15: Overige bepalingen — 10
1. Instructie deputaten administratieve ondersteuning — 11
2. Instructie voor de quaestor van de GKN — 11
3. Instructie deputaten financiën en beheer — 12
4. Regeling verhouding deputaatschappen t.o.v. deputaten F&B
— 13
5. Instructie Financiële Commissie — 16
|498|
In deze Huishoudelijke Regeling voor generale synoden (verder: HR) zijn opgenomen de hoofdlijnen van de synodale organisatie, haar vergadering, de manier waarop deze wordt voorbereid en hoe de uitvoering van haar besluiten is geregeld.
1. De Generale Synode van de Gereformeerde Kerken in Nederland
(verder: de synode) wordt, volgens de vastgestelde bepalingen in
de kerkorde van de Gereformeerde Kerken in Nederland,
samengeroepen door de daartoe aangewezen kerk.
2. De plaats waar de vergaderingen van de synode worden gehouden
hoeft niet noodzakelijkerwijs ook die van de samenroepende kerk
te zijn.
3. De samenroepende kerk belegt een bidstond op de avond,
voorafgaande aan de opening van de synode. De preses van de
laatstgehouden synode, of, bij verhindering, een andere predikant
uit het moderamen, zal in deze dienst voorgaan.
4. De voorbereiding en de ondersteuning van de synode zijn
opgedragen aan deputaten administratieve ondersteuning (verder:
deputaten AO); tijdens de synode wordt een griffie gevormd,
waarin de uitvoerende taken zijn ondergebracht.
5. Deputaten AO worden door de synode benoemd. Daarbij streeft de
synode ernaar dat tenminste één deputaat AO lid van haar
moderamen is geweest.
6. Deputaten AO adviseren het moderamen over de agenda. Met
inzenders van brieven die mogelijk onontvankelijk zijn, hebben
zij overleg.
7. Deputaten AO gaan na of inzenders van een revisieverzoek
overleg met het betreffende deputaatschap hebben gehad om tot
overeenstemming te komen.
1. Op de vastgestelde tijd en plaats zal de samenroepende kerk de
constituerende vergadering openen, de geloofsbrieven van de
afgevaardigden onderzoeken en de verkiezing van het moderamen
leiden.
2. De afgevaardigden kiezen in een schriftelijke stemming uit hun
midden achtereenvolgens de preses, de assessor en twee scribae.
Daarbij is het bepaalde in artikel 9 lid 8 van toepassing.
3. Na de verkiezing van het moderamen constitueert de synode zich
en draagt de samenroepende kerk de leiding van de vergadering
over aan de preses.
4. De leden van de synode en haar adviseurs beloven zich in hun
werk voor de synode te onderwerpen aan het Woord van God en zich
te binden aan de belijdenis van de kerk. Zij laten dit zien door
in de eerste vergadering waarin zij aanwezig zijn, op verzoek van
de preses te gaan staan.
1. Aan het moderamen is de leiding van de vergadering
opgedragen.
2. Het moderamen is verantwoordelijk voor de externe
(re)presentatie van de synode.
3. Het moderamen wordt ondersteund door de griffie. De griffie
werkt onder verantwoordelijkheid van het moderamen.
4. De taakverdeling binnen het moderamen is als volgt:
1. de preses leidt de zittingen van de synode. Hij is
verantwoordelijk voor een ordelijke en efficiënte werkwijze
tijdens de plenaire zittingen. Daarom ziet hij ook toe op het
voorbereidende werk voor die zittingen. Hij vertegenwoordigt de
synode naar buiten, samen met de assessor;
2. de assessor assisteert de preses bij de uitoefening van
diens taken en vervangt hem zo nodig. Hij is verantwoordelijk
voor de materiële en financiële belangen van de synode. Hij wordt
hierin ondersteund door deputaten Financiën &Beheer (verder
deputaten F&B);
3. de scriba zorgt voor het vastleggen en archiveren van
wat de synode behandelt, de publicatie van haar besluiten, het
opstellen van de Acta en de Handelingen en de
correspondentie van de synode. Voorts ziet hij toe op het werk
van de griffie. De scribae regelen onderling de taken.
|499|
5. Het moderamen heeft de volgende taken:
1.aan het begin van de zittingsperiode:
a. het moderamen doet een voorstel m.b.t. de afhandeling van de
agenda; bij de planning van de werkzaamheden geeft het voorrang
aan voorstellen tot wijziging van de kerkorde t.b.v. de
raadpleging van de classes als bedoeld in art. 19 Acta Generale
Synode Zuidhorn 2002-2003;
b. het doet, met advies van deputaten AO, een voorstel voor de
sluitingstermijn voor de ingekomen stukken;
c. het doet, op advies van deputaten AO, een voorstel voor de
afhandeling van bij de synode binnengekomen brieven;
d. het doet een voorstel voor de benoeming van een financiële
commissie en voor de formulering van de opdracht aan deze
commissie;
e. het doet een voorstel m.b.t. de zaken die door commissies
moeten worden voorbereid en komt daarbij met een voorstel m.b.t.
de samenstelling van die commissies.
2. in de loop van de zittingsperiode:
a. het moderamen ziet erop toe dat alle relevante stukken
beschikbaar zijn voor synodeleden, deputaatschappen, commissies
en adviseurs;
b. het zorgt voor een goede afstemming met de adviseurs van de
synode en met deputaten m.b.t. de behandeling van de rapporten en
voorstellen;
c. het beoordeelt of rapporten en voorstellen van deputaten of
commissies voor de behandeling voldoende zijn voorbereid;
d. het bewaakt de consistentie van synodebesluiten;
e. het behandelt aan het moderamen gerichte brieven, en doet
daarvan mededeling aan de synode;
f. het heeft de eindverantwoordelijkheid over alle
communicatieactiviteiten. Het kan zich laten adviseren door een
communicatieadviseur en doet een voorstel voor de eventuele
benoeming van een communicatieadviseur;
g. het doet voorstellen voor de benoeming van deputaten.
3. na afloop van de zittingsperiode:
a. het moderamen stelt, nadat de synode is gesloten, de Acta
vast, voor zover de synode dat niet meer kon doen;
b. het regelt met deputaten AO de overige zaken, die na de
sluiting van de synode nog afgehandeld moeten worden.
1. De hoogleraren en (hoofd)docenten van de Theologische
Universiteit zijn adviseur van de synode. De synode nodigt ook de
predikant(en) van de roepende kerk uit om haar adviseur te
zijn.
2. Op voorstel van het moderamen kan de synode zich ook door
andere deskundigen laten adviseren.
3. Adviseurs van de synode brengen als regel hun adviezen –
gevraagd of ongevraagd - uit in de plenaire zitting.
4. Het moderamen kan adviseurs vragen om op andere wijze hun
inbreng te geven, bijvoorbeeld ten dienste van het werk van een
ingestelde commissie of schriftelijk.
1. Het moderamen benoemt bij het begin van de synode een
financiële commissie. Deze beoordeelt het rapport van deputaten
F&B over hun werkzaamheden, ten behoeve van de behandeling
ervan door de synode.
2. Het moderamen benoemt bij het begin van de synode eveneens een
kleine commissie die ingekomen revisieverzoeken inventariseert en
per onderwerp voorstellen doet voor een adequate behandeling en
de samenstelling van de behandelende synodecommissie. De synode
besluit over een revisieverzoek niet dan nadat de indiener ervan
en - waar van toepassing - het deputaatschap dat het
revisieverzoek regardeert, in de gelegenheid zijn gesteld namens
de synode
|500|
te worden gehoord.
3. Het moderamen kan besluiten de behandeling van een zaak te
laten voorbereiden door een commissie uit het midden van de
synode. Dat gebeurt met name voor de behandeling van onderwerpen
die niet door deputaten worden voorbereid.
4. Een commissie wordt samengesteld uit afgevaardigden van
hetzelfde ressort. Daarvan kan afgeweken worden wanneer de
deskundigheid dat vereist.
5. Een commissie:
- krijgt een lid van het moderamen als contactpersoon
toegewezen;
- wijst uit haar midden een voorzitter en een rapporteur aan; de
rapporteur is, samen met de scriba en de griffier,
verantwoordelijk voor de correcte publicatie van de
besluiten;
- regelt haar eigen werkzaamheden;
- maakt zo spoedig mogelijk een tijdpad voor haar werkzaamheden
bekend aan het moderamen;
- overlegt met het desbetreffende deputaatschap indien haar taak
een deputatenrapport betreft of een onderwerp waarover een
deputaatschap rapport heeft uitgebracht;
- geeft aan voor welke hoofdzaken de synode goede aandacht moet
hebben;
- let erop dat alle relevante stukken goed samengevat en verwerkt
worden;
- toetst of deputatenvoorstellen volledig en adequaat zijn;
indien geen overeenstemming wordt bereikt, biedt de commissie een
alternatief naast het deputatenvoorstel;
- adviseert het moderamen over de behandeling in besloten zitting
van vertrouwelijke zaken;
- laat zich, waar nodig en in overleg met het moderamen,
adviseren door de adviseurs die de synode ten dienste staan.
1. De synode kan bijeenkomen in een overlegvergadering, die niet
op besluitvorming is gericht. Het moderamen kan dergelijke
vergaderingen onder andere uitschrijven:
a. wanneer dat wenselijk is voor een goede voorbereiding van de
behandeling van het desbetreffende onderwerp;
b. met het oog op de goede contactoefening met zusterkerken in
binnen- of buitenland.
2. Indien het een overleg betreft met deputaten, commissies en/of
adviseurs, kan worden besloten tot een afvaardiging. Dan zal er
naar gestreefd worden dat uit elk particulier ressort tenminste
één afgevaardigde aanwezig is.
3. Het verslag van een overlegvergadering wordt zo gesteld, dat
het kan dienen ter ondersteuning van de plenaire behandeling van
het onderwerp.
1. Op elke plenaire zitting van de Synode worden de namen van de
aanwezige leden, adviseurs en leden van deputaatschappen
aangetekend op een presentielijst.
2. De plenaire zittingen zijn toegankelijk voor leden van de
Gereformeerde Kerken. Niet leden zijn welkom na toestemming van
het moderamen. Het moderamen kan deze toestemming onthouden als
de aanwezigheid kennelijk niet in het belang is van de
vergadering.
3. De beoordeling van personen zal altijd in besloten zitting
plaatsvinden. Over andere onderwerpen wordt niet in besloten
zitting vergaderd, tenzij daar een dringende noodzaak voor
aanwezig wordt geacht.
4. Elk synodelid kan om een besloten zitting verzoeken. De synode
beslist hierover in besloten zitting.
5. Tot een besloten zitting hebben alleen toegang de leden, de
ambtelijke ondersteuning en die adviseurs die direct bij het
onderwerp zijn betrokken.
6. Het moderamen draagt zorg voor een adequate
informatieverschaffing over de besluiten die in een besloten
zitting zijn genomen.
7. Degenen die bij een besloten zitting aanwezig waren, nemen
geheimhouding over het besprokene in acht.
|501|
1. Voorafgaande aan de plenaire behandeling is er een
informatieve voorbereidingsfase. Daarin hebben de afgevaardigden
gelegenheid om mondeling en/of schriftelijk de deputaten nadere
informatie te vragen over hun rapporten en
conceptvoorstellen.
2. Deputaten AO zijn, samen met het moderamen, verantwoordelijk
voor een goede en efficiënte organisatie van dit overleg, zodat
het tijdsbeslag voor de leden en deputaten tot een minimum
beperkt blijft.
3. Deputaten kunnen hun conceptvoorstellen als gevolg van de
besprekingen in de voorbereidingsfase aanpassen. Het moderamen
beslist over de formulering van het aan de vergadering voor te
leggen definitieve voorstel uit een oogpunt van heldere en
consistente besluitvorming.
4. Aan het begin van de plenaire zittingsperiode behandelt de
synode het financieel kader, gebaseerd op de rapportage van
deputaten F&B over de afgesloten periode en de bij de synode
ingediende voorstellen met financiële gevolgen. Tussentijdse
besluiten over concrete voorstellen worden genomen onder het
voorbehoud dat het financieel effect van alle te nemen besluiten
gezamenlijk binnen het vastgestelde financieel kader blijft. Aan
het eind van de behandeling vindt een financiële slotbeoordeling
plaats, waarna de genomen besluiten, al dan niet na aanpassing,
definitief zijn.
1. De definitieve voorstellen worden in een plenaire zitting
besproken. De voorstellen worden toegelicht en verdedigd door het
deputaatschap of de commissie die ze heeft voorbereid. Zij kunnen
hun voorstellen naar aanleiding van de bespreking wijzigen.
2. De preses geeft als regel niet meer dan twee spreekronden over
dezelfde zaak. Met instemming van de vergadering kan hij daarvan
wijken. Hij zal de spreektijd voor elke afgevaardigden beperken
indien dat nodig is om de behandeling binnen de geplande tijd te
laten plaats hebben.
3. Een spreker mag in de eerste ronde niet ingaan op wat door een
voorgaande spreker is gezegd. In de tweede ronde kan gereageerd
worden op wat in de eerste naar voren is gebracht.
4. Tegenvoorstellen en amendementen worden aan het begin van de
tweede ronde ingediend en toegelicht. Worden deze voldoende
ondersteund dan maken ze verder onderdeel uit van de
beraadslaging;
5. Alleen leden van de synode kunnen tegenvoorstellen en
amendementen indienen. Zij stellen hun voorstel of amendement
schriftelijk aan de scriba ter hand. Hun voorstel of amendement
komt alleen in behandeling indien het door ten minste drie andere
afgevaardigden wordt gesteund. Wie een voorstel of amendement
heeft ingediend, heeft het recht te repliceren voordat de
discussie gesloten wordt.
6. De preses zal de voorstellen en amendementen onderscheiden
in:
a. het oorspronkelijke voorstel;
b. een voorstel dat zich geheel of op een wezenlijk onderdeel
tegen het oorspronkelijke voorstel richt;
c. een amendement dat op een ondergeschikt aspect een wijziging
van het voorstel beoogt;
d. een amendement op een reeds ingediend amendement.
Bij stemming zal eerst gestemd worden over de amendementen van
groep d, vervolgens over groep c en ten slotte over de groepen a
en b. Daarbij krijgt als regel een deputaten- of
commissievoorstel de voorrang, waarbij een commissievoorstel,
voor zover het een amendement is op het voorstel van deputaten,
voorgaat op het voorstel van deputaten; indien het
commissievoorstel beschouwd kan worden als een tegenvoorstel,
komt het deputatenvoorstel eerst in stemming.
Indien een voorstel meerdere onderdelen bevat kan de preses deze
onderdelen afzonderlijk in stemming brengen. Daarna zal de
vergadering over het voorstel in zijn geheel stemmen.
7. Besluiten worden bij voorkeur met algemene stemmen genomen. Is
dit niet mogelijk, dan wordt beslist in overeenstemming met
hetgeen de meeste stemmen hebben goedgevonden.
|502|
Bij staking van stemmen is een voorstel verworpen indien de
vergadering voltallig is. Is de vergadering niet voltallig, dan
wordt in een volgende zitting opnieuw gestemd. Staken de stemmen
dan weer, dan is het voorstel verworpen, ook al is de vergadering
niet voltallig.
8. Over zaken wordt in de regel mondeling gestemd.
Over personen wordt schriftelijk gestemd, tenzij het een
benoeming betreft die met goedvinden van de vergadering op
enkelvoudige voordracht van het moderamen gedaan kan worden.
Om verkozen te zijn, moet iemand de volstrekte meerderheid van de
uitgebrachte stemmen hebben verkregen. Blanco stemmen tellen
daarbij niet mee. Indien na twee vrije stemmingen niemand de
volstrekte meerderheid heeft, wordt een herstemming gehouden
tussen de twee die de meeste stemmen hebben verkregen. Staken
hierbij de stemmen, dan wordt de oudste in leeftijd voor verkozen
verklaard.
9. Wie overwegende bezwaren tegen een genomen besluit houdt,
heeft het recht zijn tegenstem in de Acta te laten aantekenen.
Hij kan verzoeken hierbij de aard van zijn bezwaren te
vermelden.
10. Bij de bespreking van voorstellen, rapporten, adviezen en
concepten van de Acta en de Handelingen ziet de
preses erop toe, dat terminologische of redactionele kritiek, die
vooraf schriftelijk kon worden ingediend, niet in de plenaire
zitting wordt uitgebracht.
11. Een lid van de synode, dat bezwaar heeft tegen een beslissing
van de preses, kan zich op de synode beroepen. In dat geval zal
zijn bezwaar terstond in behandeling komen.
1. Leden van de generale synode die betrokken zijn (geweest) bij
een appelzaak – onder wie in elk geval de afgevaardigden van de
particuliere synode tegen wie het appel is ingesteld —, maken
geen deel uit van de vergadering bij de behandeling van die
appelzaak.
2. Leden van de generale synode en deputaten die bij (de
voorbereiding van) de besluitvorming over een appeluitspraak
waren betrokken behoeven zich niet te onthouden van medewerking
aan (de voorbereiding van) de besluitvorming omtrent het verzoek
om herziening van die uitspraak.
3. Leden van de generale synode behoeven zich niet te onthouden
van de behandeling van een brief van de kerkenraad waarvan ze lid
zijn, mits zij niet spreken namens hun kerkenraad.
4. Leden van de generale synode die het besluit nam waarvan
revisie wordt gevraagd, behoeven zich niet te onthouden van de
besluitvorming omtrent het revisieverzoek.
5. Leden van de generale synode maken geen deel uit van de
vergadering als het rapport wordt behandeld van een deputaatschap
waar ze lid van zijn. Zij nemen als deputaat aan de bespreking
deel. Ze zullen tijdig hun secundusafgevaardigde op de hoogte
stellen, zodat die hun plaats als lid van de synode kan
innemen.
6. Leden van de generale synode maken geen deel uit van de
vergadering bij de behandeling van een zaak waarin ze persoonlijk
belanghebbende zijn. Ze zullen tijdig hun secundusafgevaardigde
op de hoogte stellen, zodat die hun plaats als lid van de synode
kan innemen.
7. Deputaten onthouden zich van deelname aan de bespreking indien
de synode een verzoek om revisie, het deputaatschap betreffende,
behandelt.
|503|
De synode benoemt voor de uitvoering van haar opdrachten
deputaten. Daarbij gelden de volgende regels:
1. de synode besluit tot instellen, continuering of opheffing van
een deputaatschap;
2. het deputaatschap ontvangt een instructie, waarin op
hoofdlijnen de opdracht en de wijze waarop deze zal worden
uitgevoerd, zijn aangegeven;
3. de synode benoemt op advies van het moderamen de leden en
eventueel plaatsvervangende leden van het deputaatschap en wijst
een samenroeper aan; deputaten doen een voorstel voor een rooster
van aftreden;
4. een bestaand deputaatschap kan, nadat het de betrokkene
gepolst heeft, zelf gemotiveerde voorstellen doen voor de
benoeming van nieuwe leden. Eventueel kan het een
wervingsprocedure gebruiken. Het moderamen beslist of hij deze
voorstellen overneemt, of daarvan afwijkt;
5. in het algemeen worden deputaten aangezocht op basis van
kennis, ervaring en hun persoonlijke en/of inhoudelijke
competentie op het terrein van het deputaatschap, waarbij er naar
gestreefd wordt dat deputaten elkaar aanvullen;
6. een deputaatschap kan zich met het oog op de realisering van
zijn opdracht tijdelijk versterken. Hiervoor is instemming nodig
van deputaten AO en – in geval van financiële gevolgen – van
deputaten F&B;
7. cumulatie van functies in verschillende deputaatschappen wordt
zoveel mogelijk vermeden;
8. deputaten worden als regel voor een periode van drie jaar
benoemd, behoudens een eerdere afronding van de opdracht aan het
deputaatschap;
9. deputaten worden in beginsel niet vaker dan twee keer
herbenoemd. Leden van de Raad van Toezicht van de Theologische
Universiteit, het deputaatschap kerkelijke eenheid, het
deputaatschap betrekkingen buitenlandse kerken en het
deputaatschap financiën en beheer kunnen een derde keer
herbenoemd worden indien de wenselijkheid daartoe aannemelijk
wordt gemaakt.
Deputaten zijn, behalve aan hun specifieke instructie, gebonden
aan de volgende algemene bepalingen:
1. deputaten regelen hun werkzaamheden, onder leiding van de
samenroeper, binnen drie maanden na hun benoeming;
2. deputaatschappen overleggen waar nodig met andere
deputaatschappen en zoeken alle mogelijke samenwerking; over deze
samenwerking rapporteren zij gezamenlijk aan de synode in een
aparte rapportage;
3. deputaatschappen informeren de kerken elk jaar in een
jaarbericht over de voortgang van hun werk, de bereikte
resultaten en belangrijke ontwikkelingen;
4. het jaarbericht wordt uiterlijk drie maanden na het
verslagjaar aan deputaten AO aangeboden, die het op de
nader af te spreken wijze zullen publiceren;
5. deputaatschappen die hun eigen financiën beheren en/of een
eigen uitvoeringsorganisatie hebben, publiceren behalve het
jaarbericht een financieel jaarverslag, dat zal worden opgesteld
volgens de daaraan gebruikelijk te stellen eisen;
6. naar aanleiding van het jaarbericht en/of het jaarverslag,
vindt overleg plaats met deputaten AO en deputaten F&B;
7. deputaatschappen rapporteren op de nader vastgestelde tijd en
wijze aan de synode over de uitvoering van hun opdracht en doen
voorstellen voor besluitvorming door de synode, waaronder de
formulering van een eventuele nieuwe opdracht. Daarbij
concentreren zij zich op de voor de bespreking door de synode
belangrijkste zaken. De formulering van de voorstellen vindt
plaats in overleg met deputaten AO;
8. deputaatschappen houden zich bij de rapportages en publicaties
genoemd onder 3, 4, 5 en 7 aan de aanwijzingen van deputaten AO;
|504|
9. deputaten kunnen de kerken over hun werk informeren, maar
onthouden zich van een publieke discussie over hun ter
behandeling ter beschikking gestelde brieven en rapporten;
10. deputaatschappen overleggen over het door hen gevoerde
financieel beheer, overeenkomstig de daarvoor nader vast te
stellen regels, met deputaten F&B.
1. De synode gebruikt voor de externe communicatie de volgende
middelen:
a. de Acta, op te stellen aan de hand van de notulen die door de
griffie zijn opgesteld;
b. de publicatie van de besluiten van de synode – voor zover niet
vertrouwelijk — binnen drie weken op de website van de
synode;
c. andere middelen die het moderamen in overleg met deputaten AO
en de communicatieadviseur kan voorstellen.
2. Media hebben vrij toegang tot openbare zittingen en mogen
hiervan verslag doen, mits zij zich vooraf hebben gecommitteerd
aan de onderstaande gedragsregels:
a. schriftelijke verslaglegging is vrij, binnen de kaders van de
internationale gedragscode voor journalisten;
b. het is niet toegestaan om, zonder uitdrukkelijke voorafgaande
goedkeuring van het moderamen, audio- of video-opnamen van een
vergadering of een gedeelte daarvan te maken en/of te publiceren,
met uitzondering van voor algemene publicatiedoeleinden bestemde
foto’s;
c. over door het moderamen als vertrouwelijk gekwalificeerde
informatie wordt niet gepubliceerd, totdat de vertrouwelijkheid
daarvan door het moderamen is opgeheven.
1. De in openbare zittingen genomen besluiten van de synode
worden zo spoedig mogelijk gepubliceerd op de website van de
Gereformeerde kerken na akkoord van de scriba , de griffier en
het daarvoor aangewezen lid van het deputaatschap of
synodecommissie;
2. Na afloop van de synode worden de in openbare zittingen
genomen besluiten gepubliceerd in de Acta van de synode,
de in besloten zittingen genomen besluiten – voorzover ze niet
voor openbaarmaking in aanmerking komen – in de
Handelingen van de synode.
1. Het beheer over de eigendommen van de synode berust bij
deputaten AO, die dit wat betreft het financieel beheer uitvoeren
in nauw overleg met deputaten F&B. De verantwoording over het
beheer is onderdeel van de rapportage van deputaten AO aan de
synode.
2. Afgevaardigden en adviseurs ontvangen een nader vast te
stellen reis- en onkostenvergoeding. Deputaten AO doen aan het
moderamen een voorstel voor de toe te passen regeling.
|505|
Instructies en uitvoeringsregelingen, behorende bij de Huishoudelijke Regeling voor generale synoden.
1. toe te zien op de voortgang van de uitvoering van de door de
synode genomen besluiten. Zij overleggen daartoe tenminste
jaarlijks met de verschillende deputaatschappen. In dat overleg
komt ook aan de orde de vraag of en hoe deputaten zich voor de
uitvoering van hun taak hebben verstaan met andere
deputaatschappen. Indien DAO signaleren dat andere deputaten
duidelijk buiten hun mandaat gaan, hebben zij het recht die
deputaten daarop te wijzen. Die deputaten moeten in hun
rapportage aan de eerstvolgende synode hierover expliciet
rapporteren;
2. het voorbereiden en ondersteunen van de generale synode;
3. voor de administratieve ondersteuning van de generale synode
een griffie in te richten. Tenminste wordt voorzien in capaciteit
voor de algemene administratie, de verslaglegging, inclusief
notulen en Acta, de verschillende communicatie-uitingen,
inclusief de website. Deputaten zoeken voor de rechtspositie van
aan te stellen medewerkers aansluiting bij de regelingen die
gelden voor de andere medewerkers in dienst van
deputaatschappen;
4. het communicatiebeleid uit te voeren en zo nodig verder te
ontwikkelen volgens de uitgangspunten zoals vastgelegd in het
door de GS Zwolle-Zuid vastgestelde beleidsplan “Aanwijzingen
voor de externe communicatie”; daarbij ook andere
deputaatschappen te ondersteunen met betrekking tot de
communicatie over hun werk;
5. zorg te dragen voor de instandhouding en verdere ontwikkeling
van de website gkv.nl en de organisatie daarachter met
gebruikmaking van de mogelijkheden van de nieuwe media;
6. zorg te dragen voor (alle aspecten van) de noodzakelijke en
wenselijke uitgaven van generaal-synodale publicaties en te waken
voor inbreuk op auteurs- en gebruiksrechten van de kerken.
1. Als uitgangspunt voor het handelen van de quaestor geldt het
rapport ‘Financieel Beleid en Administratie’, opgenomen als
bijlage 51 in de Acta van de Generale Synode Leusden 1999.
2. De quaestor verzorgt de administratie van de niet zelf
administrerende deputaatschappen.
3. De quaestor is primair verantwoordelijk voor de verzorging van
de geautomatiseerde administratie, al dan niet uitbesteed;
daarbij kan zo nodig externe hulp ingeschakeld worden, bij
voorkeur op vrijwillige basis. De kwaliteit van de administratie
dient in alle gevallen gewaarborgd te zijn.
4. Per kwartaal maakt de quaestor een overzicht van de uitgaven
van de afgelopen periode op grootboekrekening niveau met een
begrotingsvergelijking. Aan het begin van een nieuw jaar wordt
een totaal overzicht opgemaakt van de begrote en werkelijke
cijfers van het afgelopen jaar.
5. Het vermogen — voor zover niet bestemd voor de lopende
verplichtingen — dient een goede belegging te krijgen en een
optimaal rendement op te leveren. De beleggingsvorm dient
risicomijdend te zijn en het element van beschikbaarheid van de
gelden mag niet worden verwaarloosd. Richtlijnen hiervoor worden
uitgewerkt in een beleidsnotitie.
6. De quaestor betaalt aan de leden van de deputaatschappen die
financieel onder hem vallen, de gemaakte kosten (reis- en
vergaderkosten etc.) op basis van de daarvoor bestemde
declaratieformulieren, die voorzien zijn van een medeparaaf van
voorzitter of penningmeester van het betreffende deputaatschap.
De quaestor toetst marginaal of de uitgaven gedaan zijn in
overeenstemming met het goedgekeurde beleid en let op deugdelijke
bewijsstukken. Bij geschil beslist het deputaatschap F&B.
7. De quaestor verstrekt ten minste tweemaal per jaar een
financieel overzicht aan die deputaatschappen waarvan hij de
financiële administratie voert. Bij (dreigende)
|506|
overschrijding van het budget zal dit op dat moment aan het
betreffende deputaatschap en aan deputaten F&B gerapporteerd
worden.
8. Aan die deputaatschappen die gerechtigd zijn hun administratie
zelfstandig te voeren, verstrekt de quaestor voorschotten uit de
quota die rechtstreeks van de kerken worden geheven.
9. De quaestor zal ten behoeve van een generale synode slechts
uitgaven doen na goedkeuring van het moderamen van de synode,
welke goedkeuring moet blijken uit een paraaf of handtekening van
degene die daartoe gerechtigd is. Dit zal als regel de assessor
zijn en bij zijn afwezigheid scriba II.
10. De functie van quaestor is geïntegreerd in het deputaatschap
F&B, met dien verstande dat:
a. de quaestor op voordracht van het deputaatschap F&B in
functie wordt (her)benoemd door de generale synode;
b. de quaestor voor een langere periode dan drie jaren (de
tijdspanne tussen twee generale synoden) kan worden benoemd,
zulks in verband met de continuïteit van de werkzaamheden.
11. De quaestor legt voor het gevoerde beleid verantwoording af
aan het deputaatschap F&B.
12. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het
deputaatschap F&B.
Deputaten F&B zijn belast met de volgende taken:
1. het innen bij de kerken van het door de synode, op voorstel
van deputaten F&B vastgestelde, totaal quotum per ziel.
Hierbij zal, na overleg met het deputaatschap ASE vanwege de
piramidale opbouw van hun quotum, vooraf bij het opleggen van de
quota verrekening van plaatselijk te hoog geheven quotabedragen
plaatsvinden, om te voorkomen dat er te hoge quota geheven worden
die achteraf weer terugbetaald of verrekend moeten worden;
2. teneinde te grote schommelingen van het totale quotumbedrag
per ziel te voorkomen zijn deputaten gemachtigd, na overleg met
individuele deputaatschappen, tot een tijdelijk lagere of hogere
heffing te besluiten, dan wel een kortstondige egalisatiereserve
aan te houden;
3. ter financiering van de door de synode aan de onderscheiden
deputaatschappen toegekende (maximaal te besteden) budgetten zijn
deputaten gemachtigd naast de quotaheffing ook aanwezige reserves
aan te wenden, zulks in overleg met het betrokken
deputaatschap;
4. het doen van een voordracht aan de generale synode voor de
(her)benoeming van de quaestor;
5. indien een goede beheersing van de financiën van afzonderlijke
deputaatschappen dit vereist, kunnen Deputaten F&B met het
oog op deze beheersing bindende aanwijzingen geven aan de
betreffende deputaatschappen ten aanzien van:
a. de te voeren administratie;
b. richtlijnen voor de financiële verslaggeving en de externe
accountantscontrole daarop;
c. vereiste functiescheidingen;
d. het afsluiten van overeenkomsten met derden van relatief grote
omvang ten opzichte van het budget van het deputaatschap, in
verband met mogelijke financiële/fiscale risico’s.
Deputaatschappen melden een voornemen tot het afsluiten van
dergelijke overeenkomsten tijdig aan hun contactpersonen van
F&B, zodat F&B kan beoordelen of advisering/ondersteuning
wenselijk wordt geacht en of eventuele bindende aanwijzingen
noodzakelijk zijn. Van deze verplichting zijn, vanwege het reeds
aanwezige toezicht, de twee grote zelf administrerende
deputaatschappen met een specifieke status (TUK en ZHT)
vrijgesteld.
6. klankbord voor de deputaatschappen zijn op financieel en
personeel gebied;
7. na overleg met de deputaatschappen beslissen, welk deel van de
reserves onder centraal beheer van de quaestor gebracht zal
worden;
|507|
8. het voor de deputaatschappen als geheel vastleggen van een
richtlijn voor de gewenste maximale omvang van de totale reserves
en deze verder uitwerken per deputaatschap na overleg met de
desbetreffende deputaatschappen;
9. uitvoering geven aan het vastgelegde en met deputaatschappen
te communiceren beleggingsbeleid ten aanzien van de reserves en
voorzieningen;
10. het toezicht houden op het functioneren van de centrale
administraties al dan niet vallend onder de quaestor;
11. a. werken aan versterking van de administratieve organisatie
(AO) en de interne beheersing (IB) door het opstellen van interne
regels, procesbeschrijvingen, protocollen, functiebeschrijvingen
enz. en e.e.a. vast te leggen in een handboek AO/IB;
b. centraal beleid uitwerken voor alle deputaatschappen voor het
direct doorberekenen en tariferen van diensten aan de kerken uit
te werken en dit beleid aan deputaatschappen ter implementatie op
te leggen;
c. regelen dat vanuit F&B één accountantsopdracht wordt
geformuleerd voor alle deputaatschappen en dat deze wordt gegund
voor max. drie jaar aan bij voorkeur één accountantskantoor dat
wordt geselecteerd op basis van prijs/kwaliteit;
12. het bewaken van kosten en ontwikkelingen;
13. het opstellen van een totale financiële rapportage van alle
deputaatschappen als geheel.
Deze rapportage wordt door deputaten financiën en beheer zo
spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zes maanden na het
kalenderjaar, bij de synode ingediend en ter beoordeling in
handen van de financiële commissie gesteld;
14. de overige taken die voortvloeien uit de regeling voor het
financiële beleid van de generale synode;
15. de taken die voortvloeien uit de opgedragen samenwerking met
de financiële synodecommissie (artikel 12, Huishoudelijke
Regeling voor generale synoden);
16. voor de aanvang van de eerstvolgende generale synode de
begrotingen van de deputaatschappen te beoordelen en advies
daarover aan het begin van de synode aan de financiële
synodecommissie te doen toekomen;
17. van hun werkzaamheden rapport uitbrengen aan de volgende
synode.
4.1 Begrotingen en financieel beleid
1. Om de synode voldoende informatie te geven over de hoogte van
de quota zoals die voor volgende jaren worden verwacht, dienen de
deputaatschappen minimaal zes maanden voor de aanvang van de
synode hun begrotingen in te dienen bij deputaten F&B. Naast
de begroting voor het jaar, volgende op dat waarin de synode
bijeenkomt, wordt ook een begroting opgesteld voor de twee hierop
volgende jaren. Deze worden voor wat betreft de financiële
aspecten beoordeeld door deputaten F&B. Zij geven hun
bevindingen door aan de synode vóór het rapport voor de eerste
keer op een vergadering van de synode aan de orde komt. Bij
verschil van mening tussen een deputaatschap en deputaten F&B
vindt er, vóór de behandeling op de synode, overleg plaats tussen
het deputaatschap F&B en het desbetreffende
deputaatschap.
2. Deputaatschappen dienen rekening te houden met de richtlijnen
zoals die door deputaten F&B zijn toegezonden. Zij dienen na
te gaan of er binnen hun eigen begroting ruimte gevonden kan
worden voor toepassing van de nullijn, d.w.z. een begroting
waarin uitgegaan wordt van hetzelfde quotum als die van het jaar
daarvoor. De inflatie wordt dan op andere wijze gedekt.
3. Wanneer anders dan wegens de trendmatige verhoging uitzetting
van het budget plaatsvindt, gepaard gaande met het voorstel tot
quotumverhoging, dienen de
|508|
deputaatschappen aan te geven, waarom het noodzakelijk is het
budget te verhogen en waarom dit niet uit eigen middelen kan
plaatsvinden (andere prioriteiten stellen, wat het zwaarst is
moet het zwaarst wegen, ook wel genoemd: dor hout inleveren voor
nieuw hout).
4. a. de deputaatschappen dienen regelmatig na te gaan, of ook
anderszins bezuiniging mogelijk is, dus niet om de inflatie op
andere wijze te dekken dan wel om de kosten van nieuw beleid te
dekken, maar om de synode de gelegenheid te geven middelen vrij
te maken voor dekking van de kosten van nieuw beleid van andere
deputaatschappen, die geen mogelijkheid hebben zelf in de dekking
van meerkosten te voorzien;
(Toelichting: Vaak vindt er automatisch verhoging van het quotum
plaats conform de richtlijnen. Wanneer dat jaren achter elkaar
gebeurt, kan het zijn dat er een te ruim budget wordt gegeven,
omdat er geen kritische beoordeling plaats vindt van de vraag of
dit geld volledig nodig is. Wanneer men het beoogde doel kan
bereiken met minder middelen, ontstaat er ruimte om ander nieuw
beleid, zoals dat aan de generale synode wordt voorgesteld, te
dekken zonder quotumverhoging. Hier vindt dus integrale afweging
plaats van het totaalpakket, zoals dat aan de synode is
aangeboden);
b. deputaten F&B voeren jaarlijks overleg met de
deputaatschappen over hun beleid en financiën. Hierbij komt
minimaal aan de orde of het bestaande beleid en of de bestaande
instructie moet worden gecontinueerd c.q. kan worden
bijgesteld.
5. Deputaatschappen dienen regelmatig na te gaan, of dekking van
de kosten op een andere wijze kan plaats vinden dan via het
quotum. Afzonderlijke producten, diensten en faciliteiten dienen
zoveel mogelijk tegen kostprijs aangeboden te worden. Verder kan
met name worden gedacht aan projectmatige financiering, dat wil
zeggen dat voor het betreffende project een actie wordt gevoerd
om de benodigde middelen hiervoor te verkrijgen. Het doel van
deze wijze van financiering is enerzijds om de quotumdruk te
verlagen en anderzijds om de betrokkenheid van kerken en
kerkleden te vergroten. (Als voorbeeld kan gelden de wijze waarop
(destijds) de Vereniging De Verre Naasten de financiering van
haar projecten regelde. Deputaten zending, hulpverlening en
training hebben reeds aangegeven in deze richting te willen
werken.) Deputaten F&B vervullen een adviserende en
coördinerende rol bij de vraag op welke wijze en in welke periode
speciale acties kunnen worden gevoerd.
6. Deputaten F&B treden namens de kerken op als controller en
adviseur voor alle deputaatschappen.
7. Deputaten F&B zijn bevoegd om een doelmatigheidsonderzoek
in te stellen dan wel te laten instellen over de bedrijfsvoering
binnen de organisatie waarvoor door de generale synode deputaten
benoemd zijn. De kosten hiervan komen voor rekening van het
betrokken deputaatschap en moeten betaald worden uit het budget
waarover dit deputaatschap beschikt.
Indien dit onvoldoende mogelijkheid biedt, dient hiervoor een
afzonderlijk budget bij de generale synode te worden
aangevraagd.
8. Deputaten F&B kunnen zich door zowel interne als externe
deskundigen laten adviseren en waar nodig deze krachten tijdelijk
inhuren om hun taak naar behoren te kunnen uitvoeren.
9. Deputaten F&B zijn ook bevoegd tussentijds maatregelen te
treffen ten aanzien van die deputaatschappen die blijk hebben
gegeven van een onzorgvuldig of onjuist beheer van de hen
toevertrouwde gelden. De desbetreffende deputaten zijn gehouden
zich aan de uitspraak van deputaten F&B te houden. Of er
sprake is van onzorgvuldig of onjuist beheer, is ter beoordeling
van deputaten F&B, met dien verstande dat zij hiervan
verantwoording afleggen aan de eerstvolgende generale synode.
Deputaten F&B zijn niet bevoegd om inhoudelijk het beleid van
deputaatschappen te beoordelen; wel kunnen zij adviseren op
terreinen als alternatieve financieringsmogelijkheden of
samenwerking met andere deputaatschappen.
|509|
10. Zelf administrerende deputaatschappen zijn bevoegd voor
bijzondere omstandigheden een bestemmingsreserve dan wel
voorziening aan te leggen. Wanneer uit de jaarrekening van het
deputaatschap blijkt dat de reserve/voorziening uitgaat boven het
gestelde maximum, wordt het meerdere overgedragen aan het
deputaatschap F&B. Deputaten F&B kunnen bindende
voorschriften geven of uitspraken doen over de vraag wat onder
bestemmingsreserve/voorziening moet worden verstaan. Zij zijn ook
bevoegd aan te geven hoe hoog een bestemmingsreserve/voorziening
mag zijn.
11. Het deputaatschap F&B stelt tevens vast, welke omvang de
centraal aangehouden reserve (CAR) mag hebben. In deze reserve,
die wordt beheerd door dit deputaatschap, worden ook overschotten
aan middelen ten opzichte van hun jaarbegroting van zelf
administrerende deputaatschappen gestort, voor zover deze niet
nodig zijn voor aanvulling van hun reserves en voorzieningen.
Deze deputaatschappen beschikken zelf dus niet over een algemene,
vrij te besteden reserve. Met de twee grote zelf administrerende
deputaatschappen met een specifieke status (TUK en ZHT) kunnen
hierover afwijkende afspraken worden gemaakt, indien hun
specifieke status dat vereist.
Deputaatschappen die zelf geen administratie voeren, betalen hun
uitgaven via de quaestor. Overschotten en tekorten ten opzichte
van hun jaarbegroting komen ten gunste c.q. ten laste van de
algemene middelen van het deputaatschap F&B.
Eens per 3 jaar — conform de begrotingscyclus van de synode —
rapporteert F&B aan de synode over de omvang van de CAR in
relatie tot de risico’s en waarborging van de continuïteit. Zo
nodig worden daarbij voorstellen gedaan voor aanpassing van de
CAR. F&B voert jaarlijks bij het opstellen van de
jaarrekening een beoordeling van de omvang van de CAR uit.
Wanneer er een overschot bij de CAR ontstaat, dient dit te worden
aangewend voor verlaging van het quotum in volgende jaren.
12. Deputaatschappen brengen hun liquiditeiten in verband met
reserves en voorzieningen onder bij de quaestor. Deze draagt zorg
voor risicomijdende belegging op spaar- en depositorekeningen bij
goed bekend staande banken vallend onder het toezicht van DNB en
de AFM. Over bij de quaestor ondergebrachte liquiditeiten wordt
geen rente aan deputaatschappen vergoed. Deputaten F&B kunnen
met TUK en ZHT hierover afwijkende afspraken maken vanwege hun
specifieke status, waarbij de eis van risicomijdende belegging
zal worden gehandhaafd.
13. Deputaten F&B worden gemachtigd om het quotumbedrag per
ziel over de jaren heen te egaliseren door middel van het heffen
van een lager dan wel hoger bedrag per ziel dan noodzakelijk is
voor de bekostiging van een of meer deputaatschappen. In dit
kader kunnen deputaten F&B ook bindende aanwijzingen geven
omtrent het verloop van de reserves.
4.2 Administratie en rekening
1. Indien deputaten hun transacties niet uitsluitend laten
verlopen via de quaestor, wijzen zij uit hun kring een
penningmeester en een plaatsvervanger, tevens gemachtigde, aan.
De plaatsvervanger, tevens gemachtigde moet te allen tijde elke
functie en bevoegdheid van de penningmeester kunnen waarnemen, in
geval deze niet (meer) kan functioneren.
2. Voor het ontvangen van bedragen en het zelf verrichten van
betalingen aan derden zal de penningmeester, of diens vervanger,
uitsluitend gebruikmaken van een op naam van het deputaatschap
staande resp. te openen rekening bij een financiële instelling,
tenzij de financiële transacties uitsluitend via de quaestor van
de generale synode lopen. De penningmeester regelt (bij het
openen van een bank- en/of postbankrekening) ook een machtiging
voor zijn plaatsvervanger.
3. De aangewezen penningmeester geeft aan de quaestor door:
• de naam van het deputaatschap;
• naam, adres en woonplaats van de penningmeester en zijn
vervanger;
• het rekeningnummer met de tenaamstelling waarop betalingen
moeten geschieden.
|510|
4. De penningmeester van een zelf administrerend deputaatschap
vraagt binnen het kader van de voor het deputaatschap
vastgestelde begroting voor de te maken kosten een voorschot van
de quaestor.
5. De penningmeester zal eenmaal per jaar, uiterlijk op 31 maart
na afloop van het betrokken kalenderjaar, een financiële
jaarrekening over het kalenderjaar èn een balans per 31 december
van dat jaar maken. Bij het samenstellen van de jaarrekening
dient te worden uitgegaan van dezelfde categorieën als in de
begroting. Belangrijke wijzigingen ten opzichte van de begroting
dienen behoorlijk te worden toegelicht. Deputaten F&B kunnen
nadere richtlijnen geven over het samenstellen van de
jaarrekening en balans. De penningmeester zal van de jaarrekening
en balans zo spoedig mogelijk een kopie doen toekomen aan
deputaten F&B. Indien de rekening wordt gecontroleerd door
een externe accountant, zal de penningmeester van het
controlerapport zo spoedig mogelijk een kopie doen toekomen aan
deputaten F&B. Wanneer door de accountant een
managementletter wordt uitgebracht, dient hiervan eveneens een
kopie te worden toegezonden aan deputaten F&B.
De controle van de jaarrekening van de overige deputaatschappen
vindt plaats volgens de hiervoor geldende richtlijnen of
aanwijzingen van deputaten F&B.
1. De synode benoemt bij aanvang een financiële commissie van
drie personen om haar conclusies en besluitvorming voor te
bereiden en te ondersteunen. Deputaten administratieve
ondersteuning doen daartoe een voordracht.
2. Deze commissie toetst het werk van deputaten financiën en
beheer (F&B) en toetst de concept synodebesluiten zoals
aangedragen door F&B op correctheid en volledigheid.
3. Inhoudelijk beoordeelt de commissie het volgende
retrospectief:
— heeft F&B goed toegezien op adequate financiële
verantwoording door alle deputaatschappen?
— is adequaat uitvoering gegeven aan eerder genomen
synodebesluiten en gestelde randvoorwaarden?
— zijn alle financiële verantwoordingen gecontroleerd, zijn de
controleverslagen beschikbaar en bevatten deze geen materiële
opmerkingen?
— zijn de financiële verantwoordingen in overeenstemming met het
voorgenomen en verantwoorde beleid? Heeft F&B hierop de
deputaatschappen beoordeeld?
— zijn alle financiële verantwoordingen geconsolideerd tot een
totaalverantwoording, uitmondend in een quotum voor de kerken en
ligt dat quotum binnen de daarvoor gestelde norm (door
Zwolle-Zuid)?
— is er (o.a. via de accountantscontrole) voldoende zicht op de
correcte administratieve procedures en op de interne controle,
ter voorkoming van onregelmatigheden?
4. Inhoudelijk beoordeelt de commissie het volgende
prospectief:
— zijn er adequate prognoses over de verwachte ontwikkeling van
inkomsten/uitgaven van het kerkverband c.q. de deputaatschappen,
van de ledenontwikkeling en daaruit resulterend van de
quotaontwikkeling?
— is de daaruit voortvloeiende nieuwe begrenzing voor de
budgettering helder?
— heeft F&B de overeenstemming tussen nieuw voorgenomen
beleid van de deputaatschappen en hun gevraagde budgetten
vastgesteld?
— wordt bij de grotere entiteiten bewaakt dat derden-geldstromen
niet leiden tot activiteiten buiten de gestelde kaders?
— leiden de opgetelde budgetaanvragen tot een quotumontwikkeling
binnen daarvoor gestelde normen en binnen de grenzen van de
redelijkheid en is dit transparant?
5. Gedurende de synode bewaakt de commissie samen met deputaten
F&B de financiële consequenties van synodebesluiten en hun
effect op het quotum. Voor zover mogelijk worden (inschattingen
van de) financiële consequenties van amendering van
deputatenvoorstellen in de synodale besluitvorming zelf
meegewogen.
|511|
6. De financiële ruimte voor de komende jaren volgt uit de voorgestelde quotering. Zodra de synode wijzigt in de voorstellen van deputaten, kan dat daarvoor gevolgen hebben. Mochten deze materieel zijn dan dienen ze onmiddellijk te worden besproken. De in serie genomen synodebesluiten hebben in zoverre een voorlopig karakter dat aan het eind van de synode de integrale toets plaatsvindt op de optelsom van alle besluiten en hun financiële gevolgen voor het quotum. Na advies van de commissie besluit de synode alle eerder genomen besluiten, voor zover deze financiële consequenties hebben, definitief te maken, dan wel daarop alsnog te amenderen uit financiële noodzaak.