Een kerkenraad vergadert minstens zes maal per jaar. Een kerkenraad is niet alleen een bestuursorgaan, ook al is hem opgedragen leiding te geven aan het leven en werken van de gemeente (art. VI-4). Hij is ook een werkgemeenschap waar de gemeenschappelijke vreugden en zorgen worden besproken, waar de lijnen worden uitgezet en de taken verdeeld, waar we als ambtsdragers bemoedigd en toegerust worden.
De dagelijkse leiding berust bij het moderamen van de kerkenraad. Het moderamen wordt jaarlijks gekozen en telt tenminste drie leden: een preses (voorzitter), een scriba (secretaris) en een assessor (toegevoegd lid). Bij een grotere kerkenraad (van 12 leden of meer) een predikant, een diaken, een ouderling én een ouderling-kerkrentmeester. Bij een kleine kerkenraad zitten in het moderamen in elk geval: een predikant, een diaken en een ouderling óf een ouderling-kerkrentmeester (ord. 4-8-2).
Het is belangrijk duidelijk zicht te hebben op de bevoegdheden van een moderamen. In principe neemt een moderamen geen beleidsbeslissingen, die komen aan
|167|
de kerkenraad als ambtelijke vergadering zelf toe. Het moderamen
heeft tot taak:
- het voorbereiden en leiden van de vergaderingen van de
kerkenraad; daarbij valt te denken aan het opstellen van een
agenda, het zorgen dat de agendapunten zo zijn voorbereid dat de
vergadering daarover op een verantwoorde wijze een beslissing kan
nemen, het doen van voorstellen en het doen van
aanbevelingen;
- het uitvoeren van kerkenraadsbesluiten (voorzover die taak niet
aan anderen is opgedragen);
- het afdoen van zaken van formele en administratieve aard; als
een kerkenraad op een bepaald gebied een duidelijke beleidslijn
heeft uitgezet, kan het moderamen een niet-omstreden
aangelegenheid afhandelen conform het vastgestelde beleid van de
kerkenraad;
- tenslotte noemt ord. 4-8-3 het afdoen van zaken die geen
uitstel gedogen. Wanneer een bezwaar moet worden ingediend binnen
een bepaalde termijn en de kerkenraad voor die tijd niet
vergadert, is het moderamen bevoegd om namens de vergadering te
handelen.
Bij de taken die bij de twee laatste gedachtestreepjes worden genoemd voegt de bepaling uitdrukkelijk toe: ‘onder verantwoording aan de kerkenraad’. Met andere woorden: in deze gevallen moet het moderamen zich achteraf wel verantwoorden ten opzichte van de kerkenraad, door verslaglegging en eventueel door aan te geven waarom een door het moderamen genomen beslissing niet kon worden uitgesteld.
De kerkenraad kan zich voor de taken die moeten worden verricht, laten bijstaan door commissies voor verschillende arbeidsterreinen (ord. 4-8-4). De kerkenraad stelt de commissies in en benoemt de leden. Op deze manier worden de gemeenteleden ingeschakeld om de taken waarvoor de gemeente staat te vervullen. De verantwoordelijkheid voor de arbeid blijft echter geheel bij de kerkenraad berusten. De commissies werken namelijk in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de kerkenraad; ze zijn ook verplicht aan de kerkenraad verantwoording af te leggen (bijvoorbeeld door een periodiek verslag van de werkzaamheden).
In ord. 4-10 wordt een bijzondere vorm van participatie van gemeenteleden mogelijk gemaakt, waarbij de kerkenraad zijn verantwoordelijkheid ten dele overdraagt aan door hem ingestelde werkgroepen (zie in § 6.2.4).
Het beleidsplan komt aan de orde in ord. 4-8-5. Het wordt vastgesteld voor een periode van vier jaar, maar ieder jaar wordt bekeken of het beleidsplan bijgesteld moet worden. Na vier jaar wordt een nieuw beleidsplan voorbereid. Bij het opstellen van het beleidsplan zijn niet alleen het college van kerkrentmeesters en het college van diakenen betrokken. Er wordt ook overleg gepleegd ‘met alle daarvoor in aanmerking komende organen van de gemeente’. De
|168|
kerkenraad moet dus zelf bepalen welke instanties hij erbij wil betrekken. Dat zullen in de regel in elk geval de organen van bijstand (kerkenraadscommissies) zijn die bij de uitvoering van het beleid betrokken zijn, zoals een evangelisatiecommissie, een jeugdraad, een catechesecommissie, een werkgroep pastoraat en dergelijke. Het is goed als zij hun inbreng hebben bij de bezinning over de vraag op welke terreinen de gemeente de komende jaren haar prioriteiten legt.
In het beleidsplan moet in elk geval het in de gemeente gewenste beleid ten aanzien van de kerkmuziek worden vastgesteld (G.R. kerkmusici, art. 2-2).
Als het beleidsplan aan de gemeente is voorgelegd (via een publicatie) en de eventuele reacties vanuit de gemeente zijn overwogen en verwerkt, kan de kerkenraad het plan vaststellen. Als het beleidsplan tussentijds wordt gewijzigd, wordt dezelfde procedure gevolgd.
De kerkenraad heeft een eigen regeling voor zijn wijze van werken
(ord. 4-8-6). Een aantal zaken moet daarin in elk geval worden
opgenomen.
- Het convoceren en agenderen van de kerkenraadsvergaderingen.
Daarin kan worden vastgelegd hoeveel dagen tevoren de leden voor
de vergadering moeten worden uitgenodigd en wie de agenda
vaststelt. Men kan er ook in vastleggen in welke vergadering de
jaarlijkse verkiezing van het moderamen wordt gehouden.
- De wijze waarop de gemeente wordt gekend en gehoord wanneer dat
volgens de kerkorde is voorgeschreven. Het ligt voor de hand in
de regeling vast te leggen dat in dergelijke gevallen een
gemeenteavond moet worden gehouden: op deze wijze zijn de
gemeenteleden in de gelegenheid over de voorstellen die aan de
orde zijn met de kerkenraad en met elkaar van gedachten te
wisselen. De kerkorde sluit echter niet uit te bepalen dat het
kennen en horen plaatsvindt door middel van een publicatie in het
kerkblad met de mogelijkheid van schriftelijk reageren. Een
schriftelijke raadpleging van de gemeente is overigens niet
toegestaan als de kerkorde met zoveel woorden een beraad in de
gemeente voorschrijft (zoals bijvoorbeeld in ord. 7-2-2 en ord.
5-4-1). Dan moet de gemeente direct in het bezinningsproces
betrokken worden (ord. 4-8-7 slotzin).
- De wijze waarop de gemeenteleden hun mening over de begrotingen
en jaarrekeningen kunnen kenbaar maken (ord. 11-6-4 en ord.
11-7-2). Zie daarover § 12.2.4.
- Tenslotte moet in elk geval in de regeling worden vastgelegd of
de vergaderingen van de kerkenraad al dan niet openbaar zijn.
Uiteraard blijft het altijd mogelijk als de regeling bepaalt dat
de vergadering in principe openbaar is, bepaalde agendapunten
achter gesloten deuren te behandelen (zie ook § 6.1.2).
In de regeling van een algemene kerkenraad moet in elk geval ook worden opgenomen een rooster voor de wijkkerkenraden voor het aanwijzen van de leden van de algemene kerkenraad (ord. 4-9-2, zie § 6.2.3). Daarbij dient tevens te worden
|169|
bepaald voor welke periode de leden worden aangewezen. Ook de regeling waarin de vorming en inrichting van de gemeente wordt neergelegd, vindt een plaats in de regeling van de algemene kerkenraad (ord. 2-16-10).
In deze regeling kan ook een nadere verdeling van taken en bevoegdheden tussen de algemene kerkenraad en de wijkkerkenraden worden opgenomen (ord. 4-9-4, zie § 6.2.3). Uit ord. 11-4-2 en ord. 11-4-4 kan worden afgeleid dat de algemene kerkenraad het aantal leden van het college van kerkrentmeesters en van liet college van diakenen bepaalt (zie § 12.3.3). Het is aan te bevelen deze aantallen vast te leggen in de regeling van de algemene kerkenraad.
Dat de kerkenraad de gemeente voluit serieus heeft te nemen, blijkt nog eens uit ord. 4-8-7. Bij een groot aantal ingrijpende beslissingen is de kerkenraad verplicht de gemeente daarin te kennen en daarover te horen. Die zaken gaan zozeer de gemeente als geheel aan, dat de kerkenraad daar niet over kan beslissen zonder dat de gemeente in de gelegenheid is geweest haar mening kenbaar te maken. Het blijft altijd de kerkenraad als de ambtelijke vergadering van de gemeente die beslist. Aan de gemeentevergadering wordt hier geen doorslaggevende bevoegdheid verleend. Maar de opvattingen die in de gemeente leven, wegen wel mee als de kerkenraad zijn beslissing neemt.
Concreet worden als beslismomenten waarbij de gemeente moet
worden betrokken, genoemd:
- het beantwoorden van de doopvragen door doopleden (zie daarover
§ 8.2);
- het toelaten van doopleden tot het avondmaal (zie § 8.6);
- het verlenen van actief en passief kiesrecht aan doopleden (zie
§ 5.1.1);
- de wijze van verkiezing van ambtsdragers (zie eveneens §
5.1.1);
- het zegenen van andere levensverbintenissen (zie § 7.4);
- het veranderen van de aanduiding en de naam van de gemeente
(bijvoorbeeld als een hervormde gemeente of een gereformeerde
kerk een verzoek wil indienen om als protestantse gemeente te
worden aangemerkt, zie ord. 2-12-6 en § 4.3.2);
- het voortbestaan van de gemeente, als de gemeente zich wil
verenigen (ord. 2-12-1), samengevoegd wil worden (ord. 2-14) of
samengebracht in een streek-gemeente (ord. 2-17);
- het aangaan van een samenwerkingsverband, zoals een federatie
(ord. 2-11-6 en ord. 14-4-5) of een combinatie (ord. 2-15);
- als het kerkgebouw van de gemeente in het geding is.
Dat bij deze opsomming het aanvaarden van de ‘kinderzegening’ niet wordt genoemd, is omdat deze mogelijkheid in de kerkorde niet expliciet ter sprake komt (zie verder §7.1). Wanneer een kerkenraad daartoe zou willen overgaan, als daarvoor in het Dienstboek een orde wordt aangereikt, ligt het echter voor de hand daarbij de procedure van ord. 4-8-7 te volgen.
Op welke wijze de gemeente in bepaalde beslissingen ‘gekend en gehoord’ wordt,
|170|
is in de plaatselijke regeling vastgelegd (zie eerder in deze paragraaf). In bepaalde gevallen is uitdrukkelijk een ‘beraad in de gemeente’ voorgeschreven. Dat is het geval in ord. 7-2-2 (over de deelname aan het avondmaal) en in ord. 5-4 (zegening van andere levensverbintenissen).
Overigens is de kerkenraad alleen verplicht de gemeente op deze punten te raadplegen als hij van plan is om in de bestaande gang van zaken wijziging te brengen. Wanneer men vasthoudt aan de wijze van doen zoals die in de gemeente gebruikelijk is, hoeft de kerkenraad deze zaken niet in een gemeenteberaad ter sprake te brengen. Gemeenteleden kunnen zich niet beroepen op deze bepaling om de kerkenraad te dwingen mogelijke veranderingen in de gemeente aan de orde te stellen.