De registratie zorgt ervoor dat de gemeente kan beschikken over de persoonsgegevens van haar leden en van hen die tot haar gemeenschap gerekend worden. Als doelstelling van de registratie wordt genoemd ‘het functioneren van het kerkelijk leven in de ruimste zin van het woord’ (ord. 2-6-2). Het is van belang bij het gebruikmaken van de geregistreerde gegevens deze doelstelling zorgvuldig in het oog te houden. Van de gegevens mag geen gebruik worden gemaakt voor
|95|
andere doeleinden. De registratie staat allereerst ten dienste van de plaatselijke gemeente en het is de kerkenraad die verantwoordelijk is voor een juist gebruik van de gegevens. In bepaalde nauwkeurig aangegeven gevallen mag de landelijke kerk van de gegevens gebruikmaken. Naast het verstrekken van de persoonsgegevens aan de nieuwe gemeente in geval van verhuizing (de hoofdtaak van de landelijke ledenregistratie) noemt de generale regeling expliciet het gebruik van de gegevens ten behoeve van de kerkelijke statistiek, het verstrekken van de ledentallen van de gemeenten met het oog op het vaststellen van quota en subsidies en het verrichten van (wetenschappelijk) onderzoek betreffende het leven en werken van de kerk. Als de generale synode bij het uitoefenen van andere kerkordelijke taken van de gegevens gebruik zou willen maken, bijvoorbeeld om gemeenteleden rechtstreeks te benaderen, kan dat alleen als de plaatselijke kerkenraad daartegen geen bezwaar heeft gemaakt (G.R. ledenregistratie, art. 2-3).
In ord. 2-6 t/m 9 en met name in de generale regeling ledenregistratie worden voor de registratie gedetailleerde voorschriften gegeven.
In ord. 2-6-1 blijkt dat er in principe drie registers
bestaan.
- Het register van de gemeente, dat uit twee onderdelen
bestaat:
het register van gemeenteleden (doopleden, belijdende leden en
gastleden) en het register van de niet-gedoopte kinderen van
gemeenteleden en van degenen die blijk geven van verbondenheid
met de gemeente. In een gemeente die in wijkgemeenten is
ingedeeld, is er bovendien voor elke wijkgemeente een register
van de leden van de wijkgemeente (ord. 2-7-1) met een bijbehorend
register van de niet-gedoopte kinderen en belangstellenden (G.R.
ledenregistratie, art. 6-4).
- De landelijke ledenregistratie, die de optelsom is van alle
plaatselijke registers (ord. 2-9).
- Het register van de evangelisch-lutherse leden van de kerk
(ord. 2-10).
Men blijft in het register van gemeenteleden ingeschreven staan
zolang men niet is verhuisd of overgeschreven naar een andere
gemeente, is overgegaan naar een andere kerk, of zich helemaal
aan de gemeenschap der kerk heeft onttrokken. Dat laatste kan
alleen door een uitdrukkelijke verklaring aan de kerkenraad (ord.
2-7-2). Als iemand uitdrukkelijk tegenover een ambtsdrager
verklaart niet meer tot de kerk te (willen) behoren maar niet
bereid is om een schriftelijke verklaring af te leggen, kan de
kerkenraad zelf besluiten de registratie te beëindigen (G.R.
ledenregistratie, art. 9-2). Om er zeker van te zijn dat de
uitschrijving inderdaad de wens van betrokkene is, ontvangt deze
daarvan schriftelijk bericht, met de mogelijkheid om de
uitschrijving alsnog ongedaan te maken. De kerk gaat niet
lichtvaardig tot uitschrijving over!
In de generale regeling wordt nauwkeurig aangegeven welke kerkelijke en burgerlijke gegevens geregistreerd (kunnen) worden en wat de rechten van de geregistreerde zijn. Men heeft recht op inzage van de geregistreerde gegevens en recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren (G.R. art. 10).
|96|
Gemeenten die nog niet deelnemen aan de landelijke ledenregistratie moeten daar zo spoedig mogelijk toe overgaan en zijn in elk geval verplicht de mutaties door te geven (ovb. 58).
In het register van evangelisch-lutherse leden staan niet alleen de doopleden en belijdende leden die in een evangelisch-lutherse gemeente zijn ingeschreven, maar ook zij die tot een andere gemeente van de kerk behoren maar op hun verzoek in dit register worden opgenomen. Dat maakt het mogelijk om ook evangelisch-lutherse leden van de kerk die tot een andere dan een evangelisch-lutherse gemeente behoren, in te schakelen bij het verkiezen van de evangelisch-lutherse synode (zie § 15.4.2).