De taak van de colleges voor de visitatie is drieledig (ord.
10-4-1):
- ze moeten zich informeren over het geestelijk leven van de
gemeente,
- ze moeten onderzoek doen naar de wijze waarop de gemeente
gehoor geeft aan haar roeping en waarop de ambten en bedieningen
worden vervuld en
- tenslotte is het hun taak om — als er moeilijkheden zijn — te
bemiddelen.
De colleges hebben bij deze bemiddeling niet de beschikking over ‘machtsmiddelen’: de bemiddeling vindt uitsluitend plaats door het voeren van overleg en het geven van gevraagd en ongevraagd advies. Bemiddeling bij verschil van inzicht over vermogensrechtelijke aangelegenheden tussen de kerkenraad en de betrokken colleges van de gemeente behoort niet tot de taak van de regionale colleges voor de visitatie (dat is de betekenis van de woorden ‘behoudens het bepaalde in ord. 11’); daarvoor zijn de regionale colleges voor de behandeling van beheerszaken aangewezen (zie § 12.6.2).
De visitatie heeft ook betrekking op de predikanten die niet aan een gemeente verbonden zijn, maar op bovenplaatselijk niveau werken; ook deze predikanten in algemene dienst krijgen ‘huisbezoek’ van de kerk (ord. 10-4-2).
Elke gemeente krijgt ten minste eenmaal in de vier jaar visitatie, dat wil zeggen bezoek van twee visitatoren. Dit is de ‘gewone’, periodieke visitatie (ord. 10-5-1). In een gemeente met wijkgemeenten krijgt in ieder geval elke wijkgemeente visitatie; het kan heel zinvol zijn eveneens een visitatiebezoek te brengen aan de algemene kerkenraad.
Daarnaast kan er ook tussentijds een ‘buitengewone’ visitatie worden gehouden, als feiten of omstandigheden het college daartoe aanleiding geven of als de kerkenraad of het breed moderamen van een meerdere ambtelijke vergadering daartoe een verzoek doet. Een dergelijke buitengewone visitatie kan dus worden gehouden op verzoek van het breed moderamen van de classicale vergadering. Een kerkenraad kan ook in een dergelijke situatie de visitatie niet weigeren.
|229|
Voor zo’n extra tussentijds bezoek van de visitatoren kunnen verschillende redenen zijn. Soms is in de kerkordelijke bepalingen voorgeschreven dat het regionale college voor de visitatie gehoord moet worden voordat een bepaald besluit genomen kan worden. Daarbij kan het gaan om zaken die de gemeenten betreffen, zoals samenvoeging van gemeenten (ord. 2-14-2) of de vorming van een combinatie (ord. 2-15-4). Ook bij sommige zaken die de predikanten betreffen, is een dergelijk voorschrift te vinden, zoals bij het verlenen van vrijstelling van werkzaamheden (ord. 3-19-1) of ontheffing van werkzaamheden (ord. 3-20-1). Een andere reden voor het houden van buitengewone visitatie is dat er in een gemeente moeilijkheden zijn of dreigen te ontstaan.
De visitatoren kunnen zich bij een buitengewone visitatie niet alleen door het brengen van een bezoek op de hoogte stellen van de situatie ter plaatse; ze hebben ook de bevoegdheid om mondeling of schriftelijk in contact te treden met de kerkenraad én met (individuele) ambtsdragers en gemeenteleden (ord. 10-5-2). Bij een visitatiebezoek aan een evangelisch-lutherse gemeente — ongeacht of dat een gewone of een buitengewone visitatie is — worden altijd ook visitatoren die zijn benoemd door de evangelisch-lutherse synode, betrokken (ord. 10-3-4). Op deze wijze is gewaarborgd dat aan de visitatie in deze gemeenten ook wordt deelgenomen door visitatoren die de lutherse traditie van binnenuit kennen. Ook voor de Waalse gemeenten is een specifieke regeling getroffen (ord. 4-21-4).
Het generale college voor de visitatie, dat als samenbindend orgaan voor de visitatie belast is met de algemene leiding, gaat alleen in overleg met het desbetreffende regionale college voor de visitatie in een gemeente op visitatiebezoek (ord. 10-5-3).
In ord. 10-5 wordt beschreven hoe een visitatie in de gemeente
verloopt.
- Er wordt een vergadering van de kerkenraad belegd, die
plaatsvindt onder leiding van een van de visitatoren; alle leden
van de kerkenraad — en anderen die worden opgeroepen — zijn
verplicht aanwezig te zijn (ord. 10-5-4 en 5). Het bezoek aan de
predikant voorafgaand aan deze kerkenraadsvergadering, dat in de
visitatiepraktijk wordt aanbevolen, is in de kerkorde niet
voorgeschreven.
- Ook de leden van de gemeente kunnen een gesprek hebben met de
visitatoren. Deze gelegenheid is er altijd bij de periodieke
visitatie, maar ook bij een buitengewone visitatie kan daartoe
gelegenheid geboden worden. Tenslotte kunnen visitatoren de
gemeenteleden ook horen door een gemeenteavond te beleggen (ord.
10-5-6 en 7).
Dat de visitatie niet vrijblijvend is, blijkt onder meer uit ord. 10-5-9: alle ambtsdragers en organen van de kerk zijn verplicht de visitatoren de informatie te geven die deze voor hun werk nodig hebben.
Visitatoren hebben de mogelijkheid — als zij dat nodig achten — ook een beroep te doen op deskundigen. Ord. 10-5-8 vult dat niet verder in, maar hierbij kan
|230|
bijvoorbeeld gedacht worden aan mensen met een specifieke deskundigheid op het terrein van conflictbemiddeling.
De visitatoren doen schriftelijk verslag van een visitatie aan het regionale college. Een afschrift van dit verslag wordt ook toegezonden aan het breed moderamen van de betrokken classicale vergadering en aan de kerkenraad (ord. 10-5-10).
De colleges geven jaarlijks ook een overzicht van het kerkelijk leven in de door hen gevisiteerde gemeenten. Om de vier jaar wordt ten behoeve van de classicale vergadering een overzicht gegeven van het kerkelijk leven van alle gemeenten in het ressort van de classis. Een vergelijkbaar vierjaarlijks overzicht wordt door het generale college voor de visitatie opgesteld ten behoeve van de generale synode (ord. 10-5-12).
Deze overzichten dragen eraan bij dat de betrokken brede moderamina geïnformeerd blijven over het reilen en zeilen in de kerk en maken het mogelijk dat daarmee rekening gehouden wordt in het door de desbetreffende ambtelijke vergaderingen te voeren beleid.