De zorg van de kerk voor de gemeenten komt onder meer tot uiting in het toezien op het beheer van de vermogensrechtelijke aangelegenheden. Het is de kerk een zorg dat gemeenten niet in problemen komen en dat de goederen van de gemeente zorgvuldig worden beheerd.
Elke regio kent hiervoor een regionaal college voor de behandeling van beheerszaken, een college van leden van de kerk die deskundig zijn op het gebied van vermogensrechtelijke aangelegenheden. Zie verder bij § 12.10.1.
Het toezien betreft allereerst de financiën, in het bijzonder de begrotingen en de jaarrekeningen. Om dit toezien mogelijk te maken, stuurt de kerkenraad de begrotingen en de jaarrekeningen naar het regionale college. Als achtergrondinformatie stuurt de kerkenraad het beleidsplan mee, zodat het college bij de beoordeling van de stukken weet wat het beleid van de kerkenraad is. Het college kan vanuit zijn ervaring met de kerkelijke financiën wijzen op risico’s van bepaalde keuzen dan wel in gesprek gaan om zo mogelijk komende financiële problemen tijdig het hoofd te bieden.
Het is mogelijk dat het regionale college aanleiding ziet om met de kerkenraad in overleg te treden over een wijziging van of aanvulling op een begroting, bijvoorbeeld om dreigende financiële problemen tijdig het hoofd te bieden. Wanneer dit overleg gewenst is, dient het college binnen zes weken na ontvangst van de begroting hierover contact op te nemen. Dat overleg kan er toe leiden dat de vragen bevredigend worden beantwoord, of dat men gezamenlijk tot de overtuiging komt dat een bijstelling van de begroting gewenst is. Een eventuele wijziging van de begroting blijft overigens de verantwoordelijkheid van de kerkenraad
|274|
in samenspel met de colleges en de gemeente (zie verder bij § 12.6.1). Het regionale college kan ook in overleg treden over (wijziging van of aanvulling op) een jaarrekening. Hiervoor wordt geen termijn gesteld.
Het toezien op de financiën betreft niet alleen de begrotingen en jaarrekeningen. Daarom stelt de kerkenraad het regionale college op de hoogte van besluiten met financiële gevolgen die niet bij begroting zijn voorzien. Het college kan zijnerzijds ook om nadere inlichtingen vragen.
Het toezien van het regionale college betreft behalve de financiën een scala van beheersdaden. In ord. 11-22-2 worden deze opgesomd. Genoemd worden bijvoorbeeld de deugdelijkheid van de controle op de financiële administratie, het sluiten van arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd en het beheer van archieven. Maar ook het beheer van bezittingen die van grote historische betekenis zijn of kunstwaarde bezitten. Verder het verstrekken of aangaan van geldleningen, het doen van beleggingen, het aangaan van verplichtingen buiten de vastgestelde begroting om en het voeren van een proces voor de burgerlijke rechter. In al die genoemde gevallen kan het regionale college om nadere inlichtingen vragen en zo nodig aanwijzingen geven, indien naar het oordeel van het regionale college dat in het belang van de gemeente of van de diaconie is.
Het toezien van de kerk wordt in hoge mate gekarakteriseerd door ondersteuning van en hulp aan de plaatselijke gemeenten. De aanwijzingen van het regionale college hebben in de eerste plaats een adviserend karakter.
In een beperkt aantal gevallen is voorafgaande instemming van het regionale college vereist alvorens de plaatselijke colleges bevoegd zijn te beslissen (ord. 11-8-3). Het betreft hier besluiten die het belang van de plaatselijke gemeente op het actuele moment overschrijden (handelingen rond ‘monumentale’ kerkgebouwen en orgels, en voorwerpen die van grote historische betekenis zijn of kunstwaarde bezitten), dan wel om besluiten die vanwege mogelijke belangenverstrengeling toetsing van buiten wenselijk maken. Dat betreft bijvoorbeeld een opdracht tot het schilderen van de kerk aan een schilder die zelf lid is van het college.
Daarnaast is voorafgaande toestemming nodig voor het oprichten van een stichting. Taken mogen immers alleen aan een stichting worden overgedragen indien vaststaat dat de taken alleen door een stichting voldoende kunnen worden behartigd (ord. 11-27, zie § 12.11).
Tenslotte is ook toestemming vereist indien diaconaal geld aan de eigenlijke bestemming wordt onttrokken. Zoals boven is vermeld (§ 12.4.2) is deze toestemming vereist, omdat een dergelijke onttrekking oneigenlijk gebruik van bestemmingsgeld is.
In dit kader kan ook de taak van het regionale college worden genoemd om de financiële situatie van de gemeente te beoordelen voordat wordt overgegaan tot het beroepen van een predikant (ord. 11-22-2). Zonder de verklaring van het
|275|
regionale college dat de gemeente aan haar verplichtingen kan voldoen, kan de kerkenraad niet overgaan tot het beroepen van een predikant (ord. 3-3-2).
Het regionale college speelt ook een rol indien door de kerkenraad, het college van kerkrentmeesters of het college van diakenen een beroep op dit college wordt gedaan (ord. 11-10). Zie hiervoor § 12.6.2.
Na de opsomming van de zaken waarbij voorafgaande toestemming van het regionale college voor de behandeling van beheerszaken nodig is, staat in ord. 11-8-3 vermeld dat erfenissen slechts kunnen worden aanvaard onder het voorrecht van boedelbeschrijving. Hieronder wordt verstaan dat een erfenis eerst definitief wordt aanvaard nadat vastgesteld is wat de baten van de erfenis zijn. Hierdoor wordt voorkomen dat men pas na het aanvaarden van een erfenis zou ontdekken dat de schulden groter zijn dan de baten. De bepaling is in ord. 11-8 een ‘zwerfsteen’; het regionale college is bij de aanvaarding van erfenissen niet in het bijzonder betrokken.