Het college van kerkrentmeesters en het college van diakenen zijn in hun beleid en handelen gebonden aan het beleidsplan, de begroting en de jaarrekening die door de kerkenraad zijn vastgesteld (ord. 11-1-3, ord. 11-2-8, ord. 11-3-5). De kerkorde legt er daarom grote nadruk op dat deze stukken in goed onderling overleg worden opgesteld.
Bij het opstellen van het beleidsplan ligt het initiatief bij de kerkenraad en werken de colleges mee. Dit meewerken wordt nadrukkelijk als taak van de colleges genoemd (ord. 11-2-7 sub a en ord. 11-3-4 sub a). Dit meewerken geschiedt ‘in overleg met en in verantwoording aan’ de kerkenraad (zie de vorige paragraaf). Nadrukkelijk wordt zo vastgelegd dat gestreefd moet worden naar overeenstemming. In het beleidsplan wordt immers steeds voor vier jaar vastgelegd welke keuzen de kerkenraad maakt en welke prioriteiten hij stelt en daaraan zit ook een financiële kant. De kerkenraad kan de inbreng van de colleges niet zomaar naast zich neerleggen en de colleges moeten bij hun inbreng ernstig rekening houden met de wensen van de kerkenraad.
De vaststelling van het beleidsplan blijft overigens de bevoegdheid van de kerkenraad. Na het overleg met de colleges (en andere daarvoor in aanmerking komende commissies) stelt de kerkenraad het beleidsplan voorlopig vast (ord. 4-8-5).
Bij de begroting wordt het voorbereidende werk gedaan door de colleges, die daartoe met de kerkenraad en alle daarvoor in aanmerking komende organen van de gemeente (commissies en dergelijke) overleggen. Ze stellen hun begroting op in samenhang met het beleidsplan zoals dat door de kerkenraad is vastgesteld. Voor 1 november van elk jaar worden de ontwerpbegrotingen bij de kerkenraad ingediend. Daarbij is een door de colleges gezamenlijk opgesteld collecterooster (ord. 11-6-1 en 2).
Als de kerkenraad met het ontwerp akkoord gaat, kan de begroting (voorlopig) worden vastgesteld. Als men veranderingen zou willen aanbrengen, is er overleg met het betreffende college nodig.
De situatie is denkbaar dat er geen overeenstemming kan worden bereikt over de wijziging die de kerkenraad wenst. Daarbij moet worden opgemerkt, dat het
|264|
meningsverschil geen betrekking kan hebben op het beleid dat door de kerkenraad is vastgesteld: daaraan zijn beide colleges gebonden. Het verschil van inzicht kan wel de financiering (financierbaarheid) van het beleid betreffen.
Vanwege de bijzondere verantwoordelijkheid van de colleges voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden acht de kerkorde het gewenst dat alles in het werk wordt gesteld om tot overeenstemming te komen. Daarom moet, als kerkenraad en college het niet eens worden, door de kerkenraad bemiddeling worden gevraagd bij het regionale college voor de behandeling van beheerszaken (zie voor dit college § 12.10.1). Door de verplichte bemiddeling wil de kerk voorkomen dat de kerkenraad lichtvaardig aan de argumenten van het college van kerkrentmeesters of van het college van diakenen voorbijgaat.
Na deze bemiddeling stelt de kerkenraad de begroting en het collecterooster voorlopig vast, ook als de bemiddeling niet tot overeenstemming heeft geleid. Als het college van oordeel is dat het uiteindelijke besluit van de kerkenraad niet in het belang van de gemeente is en als het college meent daarin niet te kunnen berusten, heeft het de mogelijkheid alsnog bij het regionale college voor de behandeling van beheerszaken bezwaar aan te tekenen tegen het besluit (ord. 11-10-1, zie § 12.6.2). Bij een eventuele tussentijdse wijziging van de begroting geldt een zelfde procedure.
De jaarrekeningen worden eveneens opgesteld door de colleges en elk jaar voor 1 mei aan de kerkenraad voorgelegd (ord. 11-7-1). Bij de jaarrekening is niet een uitgebreid overleg tussen colleges en kerkenraad voorzien. De vaststelling van de jaarrekening is immers (tenzij een voorbehoud wordt gemaakt) tevens decharge van het door de colleges gevoerde beheer (ord. 11-7-3). Voor de vaststelling van de jaarrekening wordt daarom de financiële administratie gecontroleerd door een certificerend accountant of door twee andere onafhankelijke deskundigen. In de regel zullen dit ter zake kundige gemeenteleden zijn die niet bij het werken van de colleges betrokken zijn.
Vanwege het belang van beleidsplan, begroting en jaarrekening worden deze niet vastgesteld dan nadat de leden van de gemeente de gelegenheid hebben gekregen hun oordeel kenbaar te maken. Hiertoe worden het beleidsplan (ord. 4-8-5), een samenvatting van de begrotingen (ord. 11-6-4) en een samenvatting van de jaarrekeningen (ord. 11-7-2) gepubliceerd. Tevens worden de begrotingen en jaarrekeningen in hun geheel een week ter inzage gelegd. Het is uiteraard niet verboden de begroting en jaarrekening in hun geheel te publiceren. In dat geval is niet nodig ze ter inzage te leggen.
Hoe de leden hun mening kenbaar kunnen maken (in een gemeentevergadering, in een kerkenraadsvergadering, mondeling, schriftelijk), legt de kerkorde niet vast. Voor de begroting en jaarrekening moet dit in de plaatselijke regeling worden vastgelegd. Voor het beleidsplan is dat niet voorgeschreven.
|265|
Nadat de kerkenraad kennis heeft genomen van de reacties vanuit de gemeente stelt hij het betreffende stuk definitief vast. Wanneer de reacties leiden tot bijstelling van de begroting geldt uiteraard de procedure voor wijziging van de begroting.
De begrotingen en jaarrekeningen worden vervolgens toegestuurd aan het regionale college voor de behandeling van beheerszaken, dat ook dient toe te zien op de deugdelijkheid van de controle van de financiële administratie. Zie hiervoor § 12.6.
Niet alleen de colleges zijn gebonden aan de vastgestelde begroting; dat geldt ook voor de kerkenraad. Hij is dan ook niet gerechtigd tot het nemen van besluiten die financiële gevolgen hebben die in de begroting niet zijn voorzien. De normale procedure is dat dan eerst de begroting wordt gewijzigd, maar soms kan dat een te zwaar middel zijn. De kerkorde sluit daarom niet uit dat de kerkenraad een besluit neemt dat financiële gevolgen heeft die in de begroting niet zijn voorzien, maar dat kan dan alleen in overleg met (dus met instemming van) het betreffende college (ord. 11-2-10, ord. 11-3-7).
Ook in deze gevallen wordt het regionale college voor de behandeling van beheerszaken op de hoogte gesteld (ord. 11-8-5).