In ord. 11-2-7 wordt een opsomming gegeven van de taken van het college. Daarbij wordt onderscheiden tussen taken met het oog op het scheppen en onderhouden van de materiële voorwaarden voor het leven en werken van de gemeente enerzijds en overige taken anderzijds.
Tot de eerste taken (lid 7 sub a) worden gerekend het meewerken aan beleidsplan, begroting en jaarrekening (zie daarvoor § 12.2.4), het zorg dragen voor de geldwerving en het zorg dragen voor het beschikbaar zijn van ruimten voor de eredienst en andere activiteiten van de gemeente. Deze taken hebben zozeer gevolgen voor het gemeentelijk leven dat deze in overleg met en in verantwoording aan de kerkenraad moeten worden uitgeoefend (zie § 12.2.3).
|267|
De overige beheerstaken (lid 7 sub b t/m h) verricht het college — binnen het vastgestelde beleidsplan en de vastgestelde begroting — met een zekere zelfstandigheid. Binnen de begrotingsruimte voor het onderhoud van het kerkgebouw bijvoorbeeld beslist het college over het schilderwerk, de reparatie van het dak enzovoort.
Het is overigens mogelijk dat de kerkenraad van oordeel is dat bepaalde zaken zo ingrijpen in het leven van de gemeente dat hij ook daarbij nauwer betrokken wil zijn. Het is goed denkbaar dat de kerkenraad bijvoorbeeld bepaalt dat over verhuur van kerkelijke ruimten overlegd dient te worden met de kerkenraad. Dit overleg zal dan niet de verhuurvoorwaarden betreffen (dat is de verantwoordelijkheid van het college), maar wel de vraag aan welke instanties verhuurd mag worden.
Bij deze beheerstaken behoort ook de verzorging van het personeelsbeleid, waaronder de aanstelling van personeel. Hierbij moet de aanstelling (het sluiten van de arbeidsovereenkomst) worden onderscheiden van de benoeming (de keuze van de persoon). Een kerkelijk werker in het pastoraat bijvoorbeeld wordt benoemd door de kerkenraad (ord. 3-12-3) en aangesteld door het college van kerkrentmeesters (ord. 3-28-2).
Het college is ook betrokken bij het beroepen van een predikant: de gemeente beroept de predikant bij monde van de kerkenraad en doet de toezegging van traktement bij monde van de kerkenraad en van het college van kerkrentmeesters (vergelijk ord. 3-5-2 en 3).
Tot de taken van het college behoort vervolgens het bijhouden van de ledenregisters, doop-, belijdenis- en trouwboeken en het beheer van het archief. Het college kan hiervoor een ledenadministrateur en/of een archivaris aanstellen. Uiteraard is deze geheimhouding verplicht ten aanzien van vertrouwelijke zaken die hem of haar ter kennis komen (ord. 4-2).
Het beheren van archieven is meer dan het bijhouden van archieven. Het gaat ook om het zorg dragen voor een goede bewaarplaats. Het is overigens vanzelfsprekend dat lopende archieven worden bijgehouden door betrokkenen (dus door de secretaris, scriba, penningmeester of boekhouder).1
De verzorging van de vermogensrechtelijke aangelegenheden houdt ook in dat het college over de goederen kan beschikken. Het kan (uiteraard binnen de gestelde grenzen) een gebouw van de gemeente verhuren of verkopen en dergelijke.
In ord. 11-2-9 wordt deze bevoegdheid in een aantal gevallen gebonden aan de instemming van de kerkenraad. Het college blijft dan bevoegd, maar kan het besluit alleen nemen als de kerkenraad instemt. Het betreft hier handelingen rond een gebouw of orgel dat voor de eredienst wordt gebruikt of anderszins van belang is voor het leven van de gemeente (zoals een wijkgebouw of pastorie), het aangaan van verplichtingen buiten de begroting om, het oprichten van of
[291] 1. Bij het beheer van de archieven kunnen de Richtlijnen voor het beheer van de kerkelijke en semi-kerkelijke archieven van de commissie tot registratie van de protestantse kerkelijke en semi-kerkelijke archieven (CPA) goede diensten bewijzen. De richtlijnen zijn te raadplegen op de website: www. sowkerken. nl onder ‘archief’.
|268|
deelnemen aan een stichting en het aanvaarden van erfstellingen of schenkingen onder last of voorwaarde (zie voor het aanvaarden van erfenissen onder het voorrecht van boedelbeschrijving § 12.6). Als laatste wordt ook genoemd het voeren van processen voor de overheidsrechter en het aangaan van overeenkomsten om geschillen op een andere wijze op te lossen (mediation, arbitrage). Met deze andere overeenkomsten is uiteraard niet de kerkelijke weg om geschillen tot een oplossing te brengen bedoeld.
Het college is verantwoordelijk voor de verzorging van alle niet-diaconale vermogensrechtelijke aangelegenheden. Dit betekent dat het college verantwoordelijk blijft als er voor gekozen wordt om voor verschillende ‘werksoorten’ aparte kassen te hanteren (bijvoorbeeld voor jeugdwerk of evangelisatiewerk). Het behoort bovendien tot de taak van het college te zorgen dat niet-diaconale giften en collecten, bijvoorbeeld voor de zending, aan de bestemde organen wordt overgemaakt. Giften die een predikant ontvangt voor doelen buiten de gemeente dienen via het college te worden doorgezonden, zodat deze ook in de boeken van de gemeente verantwoord zijn.