Bevoegdheden van een moderamen
Genre: Literatuur, Bladartikel
|29|
Vraag: welke bevoegdheden heeft het moderamen van een kerkenraad? In onze gemeente heeft een aantal jongeren gezamenlijk een brief geschreven aan de kerkenraad, maar deze brief blijkt bij de kerkenraadsleden helemaal onbekend te zijn. Het moderamen van de kerkenraad was met de inhoud niet gelukkig en heeft besloten de brief niet te agenderen. Was het moderamen daartoe bevoegd, aldus de vragensteller.
Antwoord: de taken van een moderamen staan beschreven in
ord. 1-21-5.
* Als eerste taak wordt genoemd ‘de behandeling van zaken door de
vergadering voor te bereiden’. Er wordt een agenda gemaakt, in
veel gevallen wordt die vooraf aan de leden toegestuurd. Bij de
voorbereiding van de behandeling overweegt het moderamen of bij
het bewuste agendapunt vooraf nog advies moet worden gevraagd, of
dat wellicht adviseurs moeten worden uitgenodigd. Wanneer een
jaarverslag van een kerkenraadscommissie kennelijk niet aan de
verwachtingen voldoet (bijvoorbeeld doordat het uit een paar
nietszeggende regels bestaat) kan het moderamen om een meer
uitgewerkt overzicht van werkzaamheden vragen. Dat alles is er op
gericht om de behandeling van de zaken die aan de orde moeten
komen, zo goed mogelijk te laten verlopen.
* Vervolgens behoort het tot de taak van het moderamen de
besluiten van de vergadering uit te voeren of te laten uitvoeren.
Als is afgesproken dat er een bedankbrief zal worden gezonden
namens de kerkenraad, draagt het moderamen er zorg voor dat een
brief met de bedoelde strekking de deur uitgaat. Als er besloten
is dat er een gesprek gevoerd zal worden met de voorzitter van de
zendingscommissie, ziet het moderamen er op toe dat het bedoelde
onderhoud ook inderdaad plaatsvindt.
* Als derde taak wordt genoemd ‘in naam van en onder
verantwoordelijkheid aan de vergadering telkens terugkerende of
spoedeisende zaken af te doen’. Er zijn routinehandelingen
waarmee de voltallige kerkenraadsvergaderingen niet moet worden
opgehouden. Er moet een rooster worden gemaakt van de
dienstdoende ambtsdragers: wie is ouderling van dienst op een
bepaalde zondag? Zo’n rooster wordt gemaakt door de scriba of
wordt in het moderamen vastgesteld. Bij spoedeisende zaken kan
men denken aan het zoeken van een vervanger als een gastpredikant
plotseling door ziekte verstek moet laten gaan. Maar het kan ook
gaan om andere zaken die niet wachten kunnen. Er leeft binnen de
wijkkerkenraad ernstig bezwaar tegen plannen van de centrale
kerkenraad. Een paar dagen blijkt het besluit toch door de C.K.
te zijn genomen. Als men een bezwaar wil indienen kan er niet te
lang worden gewacht. Er is geen gelegenheid meer een extra
vergadering uit te schrijven. In zo’n geval kan het moderamen ‘in
naam van’ de vergadering een bezwaar indienen. Achteraf behoort
het moderamen daarvan in de vergadering wel tekst en uitleg te
geven.
* Als vierde taak noemt de kerkorde ‘aan het moderamen ter
afwikkeling opgedragen zaken ten einde brengen’. Hierbij wordt
gedoeld aan speciale opdrachten die door de vergadering aan het
moderamen worden verstrekt. Ik noem als voorbeeld het instellen
van een catechese-commissie. De vergadering kan tot de slotsom
komen dat een dergelijke commissie gewenst is, maar dat er eerst
nog vooronderzoek moet worden verricht: er moet een ‘ontwerp
instructie’ voor zo’n commissie worden opgevraagd, er moeten
mensen worden gepolst, enz. In zo’n geval kan de vergadering aan
het moderamen opdragen om voor het opzetten van een
catechese-commissie de nodige stappen te ondernemen.
* Als laatste noemt ord. 1-21-5 ‘te verrichten hetgeen in de
ordinanties der Kerk aan dit moderamen tot taak is gesteld’. Om
ook hier een voorbeeld te noemen: volgens ord. 15-20-1 en ord.
16-12-4 behoort het tot de kerkordelijke taak van het moderamen
om ieder jaar eind augustus of begin september overleg te voeren
over de begroting. Aan dit overleg nemen deel naast het moderamen
van de kerkenraad enkele vertegenwoordigers van het college van
diakenen en van het college van kerkvoogden en een lid van de
zendingscommissie. Zij overleggen wat er nodig is om de
verschillende taken te kunnen vervullen en hoe daarin zou kunnen
worden voorzien. Pas daarna beginnen de colleges aan de
opstelling van een ontwerp-begroting voor de diakonie en voor de
kerkvoogdij.
* In ord. 1-21-12 valt tenslotte te lezen dat de leiding van de
vergadering berust bij het moderamen. Daartoe behoort ‘de orde
der vergadering, de volgorde van de te behandelen zaken en de
wijze waarop dit geschiedt’. De vergadering is op dit punt
overigens niet helemaal monddood, want er wordt aan toegevoegd
‘behoudens bezwaar van de vergadering’.
Uit bovenstaande opsomming blijkt dat een moderamen een niet
onbelangrijke taak vervult! Er worden heel wat zaken aan het
moderamen opgedragen of overgelaten.
Maar — en het is van belang dat onderscheid goed in het oog te
houden — het zijn allemaal dienende taken. Ze zijn
dienstbaar aan een goede voorbereiding van de besluitvorming, een
goede wijze van behandeling en een goede uitvoering van de
genomen besluiten. In dat kader kan het ook tot de taak van een
moderamen behoren om brieven te beantwoorden die betrekking
hebben op zaken waarin de kerkenraad duidelijk zijn beleid heeft
bepaald. Het behoort echter niet tot de bevoegdheden van een
moderamen om het beleid te bepalen of bezwaren tegen het beleid
van de kerkenraad aan de vergadering te onthouden!
Om nu uit te komen bij de vraag die mij was voorgelegd: het is
denkbaar dat het moderamen van oordeel is dat deze brief zoveel
onduidelijkheden bevat, dat het verstandiger lijkt eerst eens met
de betreffende jongeren te gaan praten. Wat hebben jullie precies
bedoeld? Waar liggen jullie zorgen? Wat willen jullie bereiken?
Kun je ons daarover meer helderheid verschaffen. Anders loopt het
gesprek in de kerkenraad uit op een complete spraakverwarring.
Als we jullie mondelinge of schriftelijke toelichting hebben
ontvangen, kan de beraadslaging in de kerkenraad op een zinvoller
wijze geschieden. Of het moderamen neemt met de afzenders contact
op om met hen te overleggen of zij misschien hun brief in de
vergadering willen komen toelichten. In deze gevallen stelt het
moderamen de behandeling van het bewuste agendapunt even uit om
het gesprek in de volgende vergadering beter te kunnen voeren.
Dat hoort naar mijn mening onder de taak ‘de behandeling van
zaken door de vergadering voor te bereiden’.
Maar het kan niet zo zijn dat het moderamen zaken bij de
kerkenraad weg houdt omdat ze de inhoud van de brief niet
welgevallig vindt. Dan gaat het moderamen beleid voeren in plaats
van uitvoeren. Dan gaat het moderamen voor de vergadering
beslissen wat al dan niet gewenst is. Het moderamen behoort zelfs
de schijn daarvan te vermijden.
Dat kan heel eenvoudig door (zoals in de meeste plaatsen gebeurt)
bij de agenda van de vergadering een lijst te voegen van alle
ingekomen stukken, met in een paar woorden een aanduiding waar de
brief over gaat. Er kan zelfs al een advies aan worden toegevoegd
wat er naar het oordeel van het moderamen met het stuk zou kunnen
worden gedaan. Bijvoorbeeld: ‘voor kennisgeving aannemen’, ‘in
een volgende vergadering als apart agendapunt behandelen’,
‘doorgeven aan het college van diakenen’, ‘met verzoek om advies
voorleggen aan de jeugdraad’ enz. Het staat de vergadering vrij
om dat advies van het moderamen al dan niet op te volgen. Op deze
wijze kan er in de vergadering snel gewerkt worden, en heeft toch
ieder kerkenraadslid de mogelijkheid om voor bepaalde zaken die
hij van belang acht, aandacht te vragen.
Het is een slechte zaak als gemeenteleden een brief aan de
kerkenraad schrijven en vervolgens moeten ontdekken dat de meest
leden van de kerkenraad zelfs niet eens van het bestaan van deze
brief op de hoogte zijn geraakt. Het is de kerkenraad in zijn
geheel die bepaalt of een brief al dan niet geschikt is om
uitvoeriger te behandelen. Het kan nooit de bedoeling zijn dat
het moderamen de kerkenraad daarin onmondig houdt.
Beleidsbeslissingen worden altijd door de kerkenraad als geheel
genomen.
Conclusie: het moderamen is buiten zijn boekje gegaan en
had de brief ter kennis van de vergadering behoren te brengen.