47
5,275-278
01-05-2008

|275|

 

De commissie van beheer: zakelijk met een geestelijk karakter (2)

Met regelmaat duiken er vragen op over de werkwijze van de kerkenraad en van de commissie van beheer, en ook nog eens over de wijze waarop deze twee organen zich tot elkaar verhouden. Reden genoeg om er in ons blad in drie artikelen aandacht aan te geven.

In het vorige artikel werd de principieel-geestelijke verhouding tussen de kerkenraad en de commissie van beheer aangewezen en uitgewerkt. In dít artikel (het laatste van het drieluik) vraag ik aandacht voor de praktijk van een en ander. Want het principe kan o zo mooi zijn, de praktijk is soms weerbarstig.

 

Praktische hobbels

Verschillende gemeenten hebben te kampen heeft met een zo nu en dan vastlopende wagen, als het gaat om de verhouding tussen kerkenraad en commissie van beheer. Soms lost zich dat vrij soepel op, maar soms is het ook oorzaak van een min of meer ernstige crisis op enig moment. Dat laatste gebeurt vooral wanneer er ingrijpende zaken, met financiële consequenties, aan de orde zijn: men denke aan
- de verkoop en aankoop van een kerkgebouw;
- renovatie van het kerkgebouw;
- groei van de gemeente waardoor er financiële ruimte moet komen voor intensievere pastorale bearbeiding;
- krimp van de gemeente waardoor diezelfde vragen in spiegelbeeld spelen, of waardoor het geestelijke roer moet worden omgegooid op missionair terrein;
- financiële zorgen van de gemeente (vaak inherent aan het vorige aandachtspunt).

Het kan allemaal oorzaak zijn van fricties tussen een kerkenraad en een commissie van beheer. En als er dan ook nog eens sprake is van al haperende verhoudingen nog buiten dat zware punt om, zijn alle voorwaarden voor een ongeluk aanwezig. Ieder probleem is echter gelukkig ook weer een uitdaging (zoals iedereen tegenwoordig weet): je maakt eens goed schoon schip en je licht de ontstane gewoonten en communicatie en hiërarchische lijnen nog weer eens goed door. Dan kan het ongeluk nog best goede gevolgen hebben! Maar... voorkomen is natuurlijk beter dan genezen.

In algemene zin kan overigens worden opgemerkt, dat men moet gaan uitkijken, wanneer een materiële zaak heel veel kerkenraadstijd vraagt. Dat is een signaal dat heel nauw overleg met de commissie nodig is, want anders gaat de raad teveel zelf sturen.

 

Noodzakelijke randvoorwaarden

Wat is om te beginnen nodig? Een goed reglement waarin zorgvuldig omschreven staat wat de bevoegdheden én de grenzen daarvan voor de commissie van beheer zijn. In het bijzonder dragen zij zorg voor
- het beheer van de financiële middelen (waarvoor de penningmeester van de kerk, die om die reden ook lid is van de commissie van beheer in het bijzonder verantwoordelijkheid heeft);

|276|

- het onderhoud en beheer van gebouwen (algemeen: de onroerende goederen van de gemeente);
- indien aanwezig: het werkgeverschap van de koster, waarbij de kerkenraad fungeert als beroepsorgaan bij verschil van mening;
- indien van toepassing: verhuur van gedeelten van de kerkelijke gebouwen; daaronder valt ook de eventuele verhuur van de pastorie, indien er tijdelijk geen predikant in woont;
- het doen van voorstellen voor het collecterooster aan de kerkenraad, meestal in nauw overleg met de diaconie;
- idem voor het traktement van de predikant.
Daarbij is het van groot belang om goed vast te stellen — in algemene zin — wat de speelruimte van zowel de kerkenraad als de commissie van beheer zijn. Welke besluiten met financiële gevolgen mogen beide organen in eigen zelfstandigheid, dus zonder overleg, nemen? Het gaat niet aan, juist ter wille van de goede verhoudingen en juist in het kader van respect voor elkaars verantwoordelijkheden, om zonder goed overleg besluiten te nemen, waar de andere partij dan onverhoeds mee geconfronteerd wordt. Dat komt de open verhoudingen niet ten goede, het legt een hypotheek op volgende besluiten en legt een basis voor een ontploffing, op enig moment; die kan dan bijna niet meer uitblijven.

Het spreekt voor zichzelf dat er bij bovenstaande aandachtspunten zaken zijn die slechts in procedurele zin aandacht vragen, nadat ze eenmaal inhoudelijk zijn vastgesteld. Zo zal het traktement van de predikant elk jaar in veel gemeenten slechts een punt zijn waarbij eenvoudigweg de verhoging is toegepast, zoals door deputaten voor financiële zaken voorgesteld. Als dat één keer goed is vastgelegd (bijv. in de beroepsbrief(, dan hoeft daar verder niet meer inhoudelijk naar gekeken te worden aan het begin van een kalenderjaar. Slechts bij échte wijzigingen van het traktement, die buiten de grenzen van het afgesprokene komen, zal er speciaal aandacht voor worden gevraagd en zal er inhoudelijk gesprek plaatsvinden.

 

Communicatie

Als ik de praktijk van de fricties tussen kerkenraden en commissies van beheer taxeer, dan treft het mij dat veel van die frictie voorkomen had kunnen worden (of in ieder geval minder heftig zou zijn geweest), wanneer er sprake was geweest van een goede communicatie tussen beide organen. De moderne wijze van communiceren, namelijk via de e-mail, is daar vaak mede debet aan: het is een middel dat goede diensten kan bewijzen om snel even wat kleine dingen op een rij te zetten, maar dat als ongewenst moet worden beschouwd wanneer er zaken moeten worden besproken, die ingewikkelder liggen, of waarbij de toon van de woorden van groot belang is. Die hoort men immers via de mail niet? Er kunnen dan misverstanden rijzen, die in een gesprek niet waren gerezen, of in ieder geval sneller hadden kunnen worden ondervangen (en dus niet vervolgens negatief doorgewerkt hadden in toch al tere verhoudingen). Soms komt men het gevoel bij de commissie van beheer tegen dat zij te weinig respect ontvangt voor haar (intensieve!) werk; het leidt onvermijdelijk uiteindelijk tot de vertrouwensvraag... Anderzijds voelt een kerkenraad zich niet serieus genomen, wanneer de door hem genomen besluiten niet worden uitgevoerd, of wanneer hij lang moet wachten op gevraagde antwoorden, waarbij dan de toonzetting beneden de maat was. Er ontstaat — soms onbewust — een ‘machtsstrijd’ met als klacht dat de kerkenraad

|277|

zich neergezet ziet als een orgaan zonder kennis van zaken of dat de commissie zich gekleineerd voelt, terwijl daar toch het ‘verstand van zaken’ zit.

 

Remedie

Als ik probeer in dit oerwoud een beetje, al wegkappend, een weg te wijzen, die wat kan helpen om de lucht op te doen klaren, dan neem ik mijn uitgangspunt nog maar eens in het principe: de commissie van beheer staat hiërarchisch ónder de kerkenraad. Dus als het er echt op aankomt, is de kerkenraad de ‘baas’. Die heeft het laatste woord. Echter: de kerkenraad heeft niet het énige woord. Misschien is dat al een punt waar meer aandacht voor zou moeten zijn. De indruk ontstaat soms dat de commissie van beheer zich monddood gemaakt ziet. Anderzijds bestaat bij de kerkenraad soms de indruk dat de commissie van beheer maar zonder te luisteren verder handelt.

Ik wees al op de noodzaak van een duidelijk reglement voor de commissie, waarin de onderlinge verhoudingen goed geregeld worden. Van speciaal belang is dat, wanneer een kerkenraad op gedachten komt die echt duidelijk overleg vergen, dat hij dat voorstel doet toekomen aan de commissie, compleet met argumenten. Dan kan de commissie daarover binnen het kader van haar verantwoordelijkheden over nadenken. Zij heeft dan ook de mogelijkheid om te wijzen op mogelijke consequenties die de kerkenraad onverhoopt over het hoofd ziet (financiële bijvoorbeeld). Daarbij moet er ook goede aandacht zijn voor de vraag wat er moet gebeuren wanneer de standpunten van kerkenraad en commissie in ingrijpende zaken uit elkaar liggen. Er is dan naar mijn inzicht niet aan te ontkomen om een gesprek daarover te hebben (op moderamenniveau wat de kerkenraad betreft), waarin argumenten duidelijk uitgewisseld kunnen worden. Een gesprék, dus geen schriftelijke wisseling van gedachten. Dat laatste kan als leidraad voor een gesprek dienstig zijn, maar het kan het gesprek nooit vervangen!

Dan blijft bij dit alles staan dat de knoop uiteindelijk door de kerkenraad wordt doorgehakt, maar er zal wel meer ruimte en respect voor dat doorhakken komen. De kerkenraad zal daarbij moeten beseffen dat het van groot belang is dat er consistentie in zijn beleid zit. Men zal elkaar ook moeten herkennen in de principia die ieder orgaan, zowel bestuurlijk als uitvoerend, heeft: het gaat om geld/stenen, maar die staan ten diepste ten dienste van het Rijk van God (zie het begin van dit artikel). Dan is het niet erg als de scopus van de kerkenraad een andere/bredere is dan die van de commissie; er is dan toch in ieder geval wederzijdse herkenning, die op haar beurt kan leiden tot erkenning!

 

De kerkenraad vertegenwoordigd in de commissie?

Ten slotte: is het gewenst dat in de commissie van beheer een lid van de kerkenraad zitting neemt? Vanwege het belang van de scheiding tussen bestuur en uitvoering vind ik dat eigenlijk ongewenst (al weet ik dat het in vele gemeenten zo gebeurt). Zo’n broeder kan lelijk tussen de vuren komen te zitten. Wel kan het gewenst zijn, hetzij tijdelijk om betrekkingen te normaliseren, hetzij permanent, dat de kerkenraad een waarnemer aanwijst om de vergaderingen van de commissie van beheer bij te wonen, desgewenst kleine(!!) dingen namens de kerkenraad toe te lichten. Maar uitdrukkelijk schreef ik: als waarnemer, ter bescherming van hemzelf en van beide colleges. Van zo iemand mag gevraagd worden dat hij goed in staat is om

|278|

datgene dat in de kerkenraad leeft en besloten is (of geadviseerd wordt) onder woorden te brengen in de commissie — en omgekeerd. Dat kan misverstanden voorkomen en zodoende bijdragen aan de goede verhoudingen of het herstel daarvan.