87
2,29
14-01-1999

Rubriek: Alles met orde

|29|

Bevoegdheden van een moderamen

 

Vraag: welke bevoegdheden heeft het moderamen van een kerkenraad? In onze gemeente heeft een aantal jongeren gezamenlijk een brief geschreven aan de kerkenraad, maar deze brief blijkt bij de kerkenraadsleden helemaal onbekend te zijn. Het moderamen van de kerkenraad was met de inhoud niet gelukkig en heeft besloten de brief niet te agenderen. Was het moderamen daartoe bevoegd, aldus de vragensteller.

Antwoord: de taken van een moderamen staan beschreven in ord. 1-21-5.
* Als eerste taak wordt genoemd ‘de behandeling van zaken door de vergadering voor te bereiden’. Er wordt een agenda gemaakt, in veel gevallen wordt die vooraf aan de leden toegestuurd. Bij de voorbereiding van de behandeling overweegt het moderamen of bij het bewuste agendapunt vooraf nog advies moet worden gevraagd, of dat wellicht adviseurs moeten worden uitgenodigd. Wanneer een jaarverslag van een kerkenraadscommissie kennelijk niet aan de verwachtingen voldoet (bijvoorbeeld doordat het uit een paar nietszeggende regels bestaat) kan het moderamen om een meer uitgewerkt overzicht van werkzaamheden vragen. Dat alles is er op gericht om de behandeling van de zaken die aan de orde moeten komen, zo goed mogelijk te laten verlopen.
* Vervolgens behoort het tot de taak van het moderamen de besluiten van de vergadering uit te voeren of te laten uitvoeren. Als is afgesproken dat er een bedankbrief zal worden gezonden namens de kerkenraad, draagt het moderamen er zorg voor dat een brief met de bedoelde strekking de deur uitgaat. Als er besloten is dat er een gesprek gevoerd zal worden met de voorzitter van de zendingscommissie, ziet het moderamen er op toe dat het bedoelde onderhoud ook inderdaad plaatsvindt.
* Als derde taak wordt genoemd ‘in naam van en onder verantwoordelijkheid aan de vergadering telkens terugkerende of spoedeisende zaken af te doen’. Er zijn routine­handelingen waarmee de voltallige kerkenraadsvergaderingen niet moet worden opgehouden. Er moet een rooster worden gemaakt van de dienstdoende ambtsdragers: wie is ouderling van dienst op een bepaalde zondag? Zo’n rooster wordt gemaakt door de scriba of wordt in het moderamen vastgesteld. Bij spoedeisende zaken kan men denken aan het zoeken van een vervanger als een gastpredikant plotseling door ziekte verstek moet laten gaan. Maar het kan ook gaan om andere zaken die niet wachten kunnen. Er leeft binnen de wijkkerkenraad ernstig bezwaar tegen plannen van de centrale kerkenraad. Een paar dagen blijkt het besluit toch door de C.K. te zijn genomen. Als men een bezwaar wil indienen kan er niet te lang worden gewacht. Er is geen gelegenheid meer een extra vergadering uit te schrijven. In zo’n geval kan het moderamen ‘in naam van’ de vergadering een bezwaar indienen. Achteraf behoort het moderamen daarvan in de vergadering wel tekst en uitleg te geven.
* Als vierde taak noemt de kerkorde ‘aan het moderamen ter afwikkeling opgedragen zaken ten einde brengen’. Hierbij wordt gedoeld aan speciale opdrachten die door de vergadering aan het moderamen worden verstrekt. Ik noem als voorbeeld het instellen van een catechese-commissie. De vergadering kan tot de slotsom komen dat een dergelijke commissie gewenst is, maar dat er eerst nog vooronderzoek moet worden verricht: er moet een ‘ontwerp instructie’ voor zo’n commissie worden opgevraagd, er moeten mensen worden gepolst, enz. In zo’n geval kan de vergadering aan het moderamen opdragen om voor het opzetten van een catechese-commissie de nodige stappen te ondernemen.
* Als laatste noemt ord. 1-21-5 ‘te verrichten hetgeen in de ordinanties der Kerk aan dit moderamen tot taak is gesteld’. Om ook hier een voorbeeld te noemen: volgens ord. 15-20-1 en ord. 16-12-4 behoort het tot de kerkordelijke taak van het moderamen om ieder jaar eind augustus of begin september overleg te voeren over de begroting. Aan dit overleg nemen deel naast het moderamen van de kerkenraad enkele vertegenwoordigers van het college van diakenen en van het college van kerkvoogden en een lid van de zendingscommissie. Zij overleggen wat er nodig is om de verschillende taken te kunnen vervullen en hoe daarin zou kunnen worden voorzien. Pas daarna beginnen de colleges aan de opstelling van een ontwerp-begroting voor de diakonie en voor de kerkvoogdij.
* In ord. 1-21-12 valt tenslotte te lezen dat de leiding van de vergadering berust bij het moderamen. Daartoe behoort ‘de orde der vergadering, de volgorde van de te behandelen zaken en de wijze waarop dit geschiedt’. De vergadering is op dit punt overigens niet helemaal monddood, want er wordt aan toegevoegd ‘behoudens bezwaar van de vergadering’.

 

Het beleid

Uit bovenstaande opsomming blijkt dat een moderamen een niet onbelangrijke taak vervult! Er worden heel wat zaken aan het moderamen opgedragen of overgelaten.
Maar — en het is van belang dat onderscheid goed in het oog te houden — het zijn allemaal dienende taken. Ze zijn dienstbaar aan een goede voorbereiding van de besluitvorming, een goede wijze van behandeling en een goede uitvoering van de genomen besluiten. In dat kader kan het ook tot de taak van een moderamen behoren om brieven te beantwoorden die betrekking hebben op zaken waarin de kerkenraad duidelijk zijn beleid heeft bepaald. Het behoort echter niet tot de bevoegdheden van een moderamen om het beleid te bepalen of bezwaren tegen het beleid van de kerkenraad aan de vergadering te onthouden!
Om nu uit te komen bij de vraag die mij was voorgelegd: het is denkbaar dat het moderamen van oordeel is dat deze brief zoveel onduidelijkheden bevat, dat het verstandiger lijkt eerst eens met de betreffende jongeren te gaan praten. Wat hebben jullie precies bedoeld? Waar liggen jullie zorgen? Wat willen jullie bereiken? Kun je ons daarover meer helderheid verschaffen. Anders loopt het gesprek in de kerkenraad uit op een complete spraakverwarring. Als we jullie mondelinge of schriftelijke toelichting hebben ontvangen, kan de beraadslaging in de kerkenraad op een zinvoller wijze geschieden. Of het moderamen neemt met de afzenders contact op om met hen te overleggen of zij misschien hun brief in de vergadering willen komen toelichten. In deze gevallen stelt het moderamen de behandeling van het bewuste agendapunt even uit om het gesprek in de volgende vergadering beter te kunnen voeren. Dat hoort naar mijn mening onder de taak ‘de behandeling van zaken door de vergadering voor te bereiden’.
Maar het kan niet zo zijn dat het moderamen zaken bij de kerkenraad weg houdt omdat ze de inhoud van de brief niet welgevallig vindt. Dan gaat het moderamen beleid voeren in plaats van uitvoeren. Dan gaat het moderamen voor de vergadering beslissen wat al dan niet gewenst is. Het moderamen behoort zelfs de schijn daarvan te vermijden.
Dat kan heel eenvoudig door (zoals in de meeste plaatsen gebeurt) bij de agenda van de vergadering een lijst te voegen van alle ingekomen stukken, met in een paar woorden een aanduiding waar de brief over gaat. Er kan zelfs al een advies aan worden toegevoegd wat er naar het oordeel van het moderamen met het stuk zou kunnen worden gedaan. Bijvoorbeeld: ‘voor kennisgeving aannemen’, ‘in een volgende vergadering als apart agendapunt behandelen’, ‘doorgeven aan het college van diakenen’, ‘met verzoek om advies voorleggen aan de jeugdraad’ enz. Het staat de vergadering vrij om dat advies van het moderamen al dan niet op te volgen. Op deze wijze kan er in de vergadering snel gewerkt worden, en heeft toch ieder kerkenraads­lid de mogelijkheid om voor bepaalde zaken die hij van belang acht, aandacht te vragen.
Het is een slechte zaak als gemeenteleden een brief aan de kerkenraad schrijven en vervolgens moeten ontdekken dat de meest leden van de kerkenraad zelfs niet eens van het bestaan van deze brief op de hoogte zijn geraakt. Het is de kerkenraad in zijn geheel die bepaalt of een brief al dan niet geschikt is om uitvoeriger te behandelen. Het kan nooit de bedoeling zijn dat het moderamen de kerkenraad daarin onmondig houdt. Beleidsbeslissingen worden altijd door de kerkenraad als geheel genomen.
Conclusie: het moderamen is buiten zijn boekje gegaan en had de brief ter kennis van de vergadering behoren te brengen.