Gier, K. de (1989) Art. 45

Artikel 45. De zorg voor de acta

 

De kerk in dewelke de classis en desgelijks de particuliere of generale synode samenkomt, zal zorg dragen, dat zij de acta der voorgaande vergadering op de naastkomende bestelle.

 

Enkele historische gegevens

In art. 34 werd bepaald, dat er in de kerkelijke samenkomsten een scriba moet wezen om het verhandelde op te tekenen. Art. 45 voegt er nu aan toe, dat, om de goede voortgang van het werk te verzekeren, de acta van de vorige vergadering op de volgende aanwezig moeten zijn, en, voor zover het nodig is, voorgelezen moeten worden.

Reeds vanaf het begin van de kerkelijke vergaderingen na de Reformatie werd het belang ingezien van goede notulen en acta. Vele eerste synoden spraken er zich over uit, dat dit een onmiskenbare en belangrijke zaak was voor het kerkelijk leven. Zo b.v. Edam 1586:

‘Dewijl dikwijls zwarigheden voorvallen, overmits de synodale acta niet altijd voorhanden zijn, is het stichtelijk bevonden, dat alle verhandelingen, zo partikuliere, provinciale als nationale, beginnende van de synode binnen Embden gehouden, in een boek op gemene kosten der classes gecopiëerd worden. En zal hetzelve boek altijd van de laatste synodale vergadering op de naastkomende meegebracht worden’.

Art. 45 handelt echter niet over de vaststelling van de acta, dat bij art. 34 behoort, maar legt de gemeente waarin de meerdere vergadering gehouden wordt, de taak op om te zorgen dat de acta van de vorige vergadering aanwezig zijn. In vroeger tijd toen de acta nog niet gedrukt werden, was dit nog zoveel meer nodig dan thans, nu gewoonlijk de afgevaardigden reeds vóór de bijeenkomst van de vergadering, de juiste tekst van de gedrukte acta in hun bezit hebben. Aanvankelijk was de gemeente waarin de kerkelijke vergadering bijeenkwam, ook de archiefbewarende kerk. Onder de kerkelijke archieven verstaan we de verzameling van geschreven en gedrukte stukken, die op het ontstaan en de geschiedenis der gemeenten betrekking hebben. Daar aanvankelijk de archiefbewarende gemeente vaak wisselde, gebeurde het nogal dat er stukken zoek raakten. Daarom ging men er toe over het archief te geven in handen van deputaten. Zo bepaalde de Synode van Den Briel 1593 dat de gedeputeerden van de synode alle voorgaande en tegenwoordige geschriften en stukken, die aan de gemeenten van Zuid-Holland toebehoorden, moesten verzamelen en daarvan een ordelijk register moesten maken. Verder stelde men vast dat de kerkelijke archieven in een koffer gedaan moesten worden en dat deze aan de predikanten van een bepaalde gemeente in bewaring gegeven moest worden. Zo secuur ging de synode te werk dat zij ook bepaalde dat deze koffer twee verschillende sloten moest hebben, waarvan de ene sleutel bewaard moest worden door de twee predikanten en de andere door één van de gedeputeerden buiten de gemeenten. Door deze maatregel wilde men voorkomen, dat één persoon enkele stukken zou kunnen wegnemen zonder de kennis van een ander. Bovendien mocht er nooit enig stuk aan iemand gegeven worden zonder daarvoor een ontvangstbewijs getekend te hebben, ‘opdat alzo de voorzeide schriften niet verstrooid noch vervreemd worden’.

 

De huidige zorg voor de archieven

Alle kerkelijke vergaderingen en ook de kerkeraden dienen dus trouw voor hun archieven te zorgen. Tot de kerkeraadsarchieven behoren alle eigendomsbewijzen en schuldbrieven en alle stukken die op de formatie en reformatie van de plaatselijke gemeente betrekking hebben, alle doop- en lidmatenboeken, alle notulen der kerkeraadsvergaderingen en de acta der synoden. Tot die van de classes behoren de classicale notulen en de acta der synoden, ook eventuele verslagen van kerkvisitatie en correspondentie inzake tuchtgevallen en andere rapporten. De classis moet een archief-bewarende gemeente aanwijzen. Het is ook de taak van de kerkvisitatoren te controleren of het archief in orde is.

Evenzo behoort de partikuliere en generale synode een archiefbewarende gemeente aan te wijzen. Vooral voor een generale synode is het dienstig een archivaris aan te stellen aan wie de zorg voor het archief wordt opgedragen. Ook het benoemen van een klein deputaatschap kan nuttig zijn om adviezen te geven over het bewaren van de archieven.